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Job Description
Import Export Manager (M1)
Führung und Teammanagement
- Führung, Coaching und Weiterentwicklung des Import- & Export-Teams einschliesslich Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeitendenentwicklung.
- Festlegung klarer Ziele, Prioritäten und einer ausgewogenen Aufgabenverteilung zur optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
- Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalausstattung, eines zeitgerechten Onboardings sowie der kontinuierlichen Kompetenzentwicklung
- Förderung einer kollaborativen, leistungsorientierten und compliance bewussten Teamkultur.
Verantwortlichkeiten
- Verantwortung für die gesamtheitliche Steuerung der Import- und Exportprozesse für nationale und internationale Sendungen.
- Sicherstellung der termingerechten und GMP-/GDP-konformen Organisation temperaturgeführter Transporte per Luft- und Landfracht.
- Sicherstellung der Erstellung und Prüfung von Versanddokumentationen unter Berücksichtigung der globalen Anforderungen der Trade Compliance.
- Überwachung von Zollabwicklungsprozessen, Anweisungen an Zollbroker sowie der Verwaltung von Vollmachten (Power of Attorney).
- Überwachung von Sendungsströmen, Engpässen und operativen Leistungskennzahlen zur Gewährleistung einer zuverlässigen Abwicklung.
Prozessharmonisierung und kontinuierliche Verbesserung
- Förderung der Harmonisierung von Import- und Exportprozessen innerhalb des Teams sowie mit relevanten Stakeholdern.
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Beseitigung von Hindernissen für das Team.
- Unterstützung von Veränderungsinitiativen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozesseffizienz, Durchlaufzeiten und Servicequalität.
Kommunikation und Eskalationsmanagement
- Sicherstellung einer zeitnahen Kommunikation und Eskalation von Problemen, Verzögerungen und kritischen Situationen an Management und relevante Stakeholder.
- Leitung von Teammeetings zur Besprechung von Eskalationen, Arbeitsauslastung, Prioritäten und relevanten allgemeinen Informationen.
- Gewährleistung eines effektiven Informationsflusses zwischen Management und operativem Team.
Compliance, Reporting und Leistungsüberwachung
- Sicherstellung der Einhaltung von GMP-, GDP-, Global Trade Compliance- sowie weiterer regulatorischer Anforderungen.
- Unterstützung interner und externer Audits sowie der daraus resultierenden CAPA-Massnahmen.
- Erstellung relevanter Statistiken und Berichte zur Dokumentation der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Fachbereichs.
- Überwachung von Leistungskennzahlen, einschliesslich termingerechter Lieferungen, Compliance-Kennzahlen und prognosebezogener Metriken.
- Unterzeichnung von Dokumenten sowie Durchführung autorisierter Korrekturen im Namen direkter Mitarbeitender entsprechend der erteilten Befugnisse.
Voraussetzungen/Kompetenzen:
- Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung in Supply Chain Management, Logistik, Außenhandel, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet, auf Stufe Bachelor, MAS, HF oder vergleichbarer Weiterbildung.
- Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Import-/Export-, Zoll-, Trade-Compliance-, Logistik- oder Supply-Chain-Umfeld, idealerweise in einem internationalen und regulierten Industrie- oder Pharmaumfeld.
- Nachweisbare Führungs-, Projektleitungs- oder Koordinationserfahrung mit der Fähigkeit, operative Teams zu steuern, Prioritäten zu setzen und bereichsübergreifende Themen eigenverantwortlich voranzutreiben.
- Fundierte Kenntnisse in Import- und Exportprozessen, Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Trade Compliance, Incoterms, Ursprungs- und Präferenzthemen, Exportkontrolle sowie Versand- und Zolldokumentation.
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Kooperationsbereitschaft sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende und Schnittstellenpartner konstruktiv einzubinden und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern.
- Gutes Verständnis von GMP-/GDP-Anforderungen, Qualitätssystemen, Abweichungs-, CAPA- und Change-Control-Prozessen sowie regulatorischen Erwartungen in einem compliance-orientierten Umfeld von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Datenanalyse, KPI-Reporting und Prozessmonitoring von Vorteil.
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz, auch unter Zeitdruck und bei operativen Eskalationen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveau C1.
Additional location(s) Compensation Information:
Required Skills:
Business Metrics, Clinical Supply Chain Management, Distribution Management, Driving Continuous Improvement, Efficiency Improvements, Import-Export, International Trade Compliance, Leadership, Operations Management, Process Improvements
Preferred Skills:
Dangerous Goods Transportation, Shipping
Current Employees apply HERE
Current Contingent Workers apply HERE
Secondary* *Language(s) Job Description:
Leadership and Team Management
- Leadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development.
- Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources.
- Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency development
- Promoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture.
Responsibilities
- Responsibility for the overall management of import and export processes for national and international shipments.
- Ensuring the timely and GMP-/GDP-compliant organization of temperature-controlled transports by air and road freight.
- Ensuring the preparation and review of shipping documentation, taking into account global trade compliance requirements.
- Monitoring customs clearance processes, instructions to customs brokers, and the management of powers of attorney.
- Monitoring shipment flows, bottlenecks, and operational performance indicators to ensure reliable execution.
Process Harmonization and Continuous Improvement
- Promoting the harmonization of import and export processes within the team and with relevant stakeholders.
- Identifying opportunities for innovation, simplification of workflows, and removal of obstacles for the team.
- Supporting change initiatives and continuously improving process efficiency, lead times, and service quality.
Communication and Escalation Management
- Ensuring timely communication and escalation of issues, delays, and critical situations to management and relevant stakeholders.
- Leading team meetings to discuss escalations, workload, priorities, and relevant general information.
- Ensuring an effective flow of information between management and the operational team.
Compliance, Reporting, and Performance Monitoring
- Ensuring compliance with GMP, GDP, Global Trade Compliance, and other regulatory requirements.
- Supporting internal and external audits as well as resulting CAPA measures.
- Preparing relevant statistics and reports to document the performance and efficiency of the function.
- Monitoring performance indicators, including on-time deliveries, compliance metrics, and forecast-related metrics.
- Signing documents and performing authorized corrections on behalf of direct reports in accordance with granted authorities.
Requirements/Competencies:
- Completed degree or equivalent education in Supply Chain Management, Logistics, Foreign Trade, Business Administration, Industrial Engineering, or a comparable field, at Bachelor, MAS, HF level or with comparable further education.
- At least 5 years of relevant professional experience in import/export, customs, trade compliance, logistics, or supply chain, ideally in an international and regulated industrial or pharmaceutical environment.
- Proven leadership, project management, or coordination experience with the ability to manage operational teams, set priorities, and independently drive cross-functional topics.
- Sound knowledge of import and export processes, customs and foreign trade law, trade compliance, Incoterms, origin and preference topics, export control, and shipping and customs documentation.
- Strong team orientation, social competence, and willingness to cooperate, with the ability to constructively involve employees and interface partners and promote trustful collaboration.
- Good understanding of GMP/GDP requirements, quality systems, deviation, CAPA, and change control processes as well as regulatory expectations in a compliance-oriented environment is an advantage.
- Confident use of MS Office; experience with data analysis, KPI reporting, and process monitoring is an advantage.
- Strong analytical skills, structured way of working, and high problem-solving and decision-making competence, also under time pressure and during operational escalations.
- Strong German and English language skills, both written and spoken, preferably at C1 level or above.
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