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Assistant.e Qualité et Administratif - Projet Antibiogo F/H

msf5 open roles

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Your applicationOpen nowAssistant.e Qualité et Administratif - Projet Antibiogo F/Hmsf · PARIS

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on msf's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

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13.4% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market. msf postings stay open a median of 15 days.

Share of postings closed within
  1. 2.2%1 day
  2. 4.6%3 days
  3. 13.4%7 days
  4. 21.6%14 days
  5. 36.2%30 days
  6. 59.0%60 days
This job: posted yesterday

msf median: 15 days open

The posting

Médecins Sans Frontières, international medical humanitarian association founded in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflict, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from healthcare. The French section is present in around thirty countries.

Sous la supervision de l’équipe de Coordination du projet et en collaboration étroite avec l’équipe QARA, elle/il est chargé du suivi administratif des ressources du projet (RH, comptable, budgétaire), de la partie approvisionnement du projet et participera activement à la mise en œuvre de la procédure de gestion documentaire selon la norme ISO 13485 auprès de l’ensemble des équipes (Clinique, Développement/Produit, QARA et Coordination).

Principales responsabilités :

1. Suivi Administratif des Ressources du projet

a. Gestion des Ressources humaines

  • Collecter et enregistrer les données des collaborateurs pour la constitution et le suivi des dossiers RH.
  • Collaborer avec le département RH de MSF Asso pour la rédaction et la saisie des contrats conformément au droit du travail français et du Système d’Information RH de MSF.
  • Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateurs : matériel, badges, briefings, intégration administrative et opérationnelle.
  • Maintenir à jour les tableaux de suivi des contrats du personnel (employés et consultants).
  • Planifier les entretiens annuels.
  • Diffuser le planning des déplacements/ absences/ occupation des bureaux et animer son utilisation par les équipes
  • Mettre en forme et diffuser les annonces de recrutement selon la stratégie définie
  • En conformité avec la procédure RH du QMS, maintenir à jour la documentation et le reporting RH (organigramme, tableau de bord des formations, descriptifs de postes, et autres enregistrements RH) nécessaire au suivi des indicateurs de performance.

b. Gestion comptable et budgétaire du projet

  • Participer à la construction du budget et au suivi de son exécution avec le responsable du projet.
  • Contribuer à la préparation des reportings financiers et narratifs à destination des bailleurs.
  • Assurer le suivi des dépenses et de la refacturation en lien avec la comptabilité et le contrôle de gestion de MSF Asso et de la Fondation MSF
  • Vérifier et transmettre les notes de frais des employés à la comptabilité.

2. Approvisionnement

  • Coordonner les commandes et livraisons en fonction des besoins du projet.
  • Réaliser les demandes d’achat dans le Système d’Information Finance/Achat de MSF et suivre les réceptions des prestations conformément à la Procédure Achat/Fournisseurs
  • En conformité avec la procédure Achat/Fournisseur du QMS, maintenir à jour la documentation et le reporting Supply (tableau de suivi des fournisseurs, audits et évaluations des fournisseurs, et autres enregistrements supply) nécessaire au suivi des indicateurs de performance.
  • Participer à la sélection des fournisseurs.

3. Gestion documentaire du projet (ISO 13485)

  • Participer au pilotage opérationnel (organisation et mise en œuvre) de la procédure de gestion documentaire, en garantissant le maintien, la mise à jour, l’accessibilité et l’archivage de la documentation du projet (procédures, ‘template’, enregistrements) conformément aux exigences de la norme et de la procédure.
  • Assurer un soutien méthodologique aux équipes pour le formatage des documents.
  • Veiller à la bonne mise en forme et à la standardisation des documents.
  • Suivre la réalisation des actions, la résolution des problèmes liés à la procédure de gestion documentaire.
  • Participer au prochain déploiement d’un outil de GED (gestion électronique des documents) : organisation de la migration des documents, formation des utilisateurs et support à la prise en main.

4. Appui à la coordination de projet

  • Assurer le suivi et l’animation des dossiers ou projets spécifiques qui lui sont confiés (support à la gestion de l’information et aux activités de plaidoyer).
  • Apporter son soutien à l'organisation des réunions et veiller au suivi des plans d'action correspondants
  • Rédiger les comptes rendus des comités de pilotage, réunions d’équipe.
  • Soutenir le bon fonctionnement des activités transverses du projet selon les besoins.

Profil recherché :

Formation

  • Formation Bac+2 minimum en gestion, administration ou qualité essentielle

Expérience professionnelle

  • Expérience dans un poste administratif MSF (terrain ou siège) obligatoire
  • Expérience exigée en suivi administratif et financier de projets au sein d'une ONG internationale ou financés par des bailleurs institutionnels, avec une pratique du reporting financier et narratif appréciée.
  • Expérience dans une entreprise/un projet avec un système de management de la qualité selon norme ISO 13485 requise, incluant idéalement la pratique préalable d'outils de GED (Gestion Electronique Documentaire)
  • Expérience dans des projets de plaidoyers dans le domaine de la santé publique est un plus

Langues : Anglais courant (C1 minimum) et Français courant (C1 minimum) obligatoire

Compétences

  • Maîtrise du Pack Office
  • Bonne compréhension des exigences de reporting de bailleurs institutionnels et des activités de plaidoyer
  • Connaissance de la norme ISO 13485 ou d’un système qualité équivalent souhaitable.
  • Aisance avec les outils informatiques : Système d’information, ERP, logiciels qualité.

Aptitudes :

  • Rigueur, organisation et vigilance
  • Esprit d’analyse
  • Capacité d’adaptation, flexibilité
  • Sens de l’observation
  • Bon relationnel et appétence pour le travail en équipe
  • Autonomie

Conditions d'emploi :

Statut : CDI à temps plein. Poste assimilé cadre, basé à Paris avec déplacements sur les terrains MSF à prévoir.

Rémunération et avantages : 41,1 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.). Mutuelle prise en charge à 100%. Titres-restaurant de 12€ (prise en charge à 60% par MSF). Prise en charge à 50% de l'abonnement de transport en commun (hebdomadaire, mensuel ou annuel) ou indemnité kilométrique vélo (0,25€ par km, limité à 450€ par an).

Poste à pourvoir : 16/11/2026

At MSF, we value diversity and strive for an inclusive and accessible working environment. We encourage all suitably qualified people to apply, regardless of their ethnic, national or cultural origin, age, gender, sexual orientation, beliefs, disability or any other aspect of their identity.

MSF pays very close attention to the protection of the personal data of its members, staff and people wanting to join the association. The data collected in the course of your application will be processed in a fair and high quality manner, only by the staff in charge of recruitment, wherever in the world they may be working for an MSF entity. For more information on the processing of your personal data and your rights, please see our privacy policy.

Only selected candidates will be contacted.

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against msf's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on msf's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    msf's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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What if my background isn't good enough?

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Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

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