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ContexteDans le cadre de la gestion des services aux occupants sur le site de notre client, le Floor Manager assure une présence opérationnelle quotidien/ienne permettant de garantir la qualité de l'accueil, la bonne coordination des différents intervenants ainsi que le respect des règles de fonctionnement, de sécurité et de confidentialité du site.Véritable point de contact opérationnel sur le terrain, il/elle contribue au bon déroulement des activités quotidien/iennes et veille à offrir aux collaborateurs et visiteurs un environnement de travail organisé, sécurisé et conforme aux attentes du client.Le dispositif repose sur deux Floor Managers permettant d'assurer une continuité de service sur l'ensemble de la journée.Le poste du matin est organisé en alternance entre les deux collaborateurs, chacun assurant cette fonction une semaine sur deux.Afin de garantir la continuité et la qualité du service, les collaborateurs affectés à la fonction de Floor Manager sont renouvelés annuellement. En cas d'absence, la société met en place les dispositions nécessaires afin d'assurer la continuité du service. Périmètre de responsabilitéLe/La Floor Manager est responsable de la bonne organisation opérationnelle du site sur son périmètre d'intervention.À ce titre, il/elle assure notamment :- L'accueil et l'accompagnement des collaborateurs et intervenants - Le suivi des différents services et prestations présents sur le site - La coordination des interventions des prestataires - Le suivi des équipements, consommables et espaces communs - Le respect des procédures de sécurité, de confidentialité et de fonctionnement du site - Le suivi et l'encadrement opérationnel des équipes du soir - La transmission des informations et événements importants via les outils de suivi définis par le clientIl/Elle constitue un interlocuteur opérationnel privilégié pour les collaborateurs, les prestataires et les différents intervenants présents sur le site. Missions et objectifs Gestion opérationnelle du site- Assurer l'ouverture et la fermeture opérationnelle du site selon les procédures définies - Accueillir les premiers arrivants et assurer une présence opérationnelle auprès des collaborateurs - Gérer la remise de badges en cas d'oubli, après vérification de l'identité et des éléments de réservation - Assurer la réception des livraisons et notamment des prestations Food - Vérifier le bon fonctionnement et le niveau des distributeurs de boissons ainsi que des fontaines à eau et procéder à leur réapprovisionnement si nécessaire - Contrôler les interventions des différents prestataires présents sur le site - Assurer la remise du courrier aux collaborateurs selon les procédures définies - Vérifier la disponibilité du papier et des toners des imprimant/antes et procéder à leur remplacement si nécessaire - Contrôler l'utilisation des postes de travail en fonction des réservations prévues sur site, de manier/ière discrète et aléatoire lorsque cela est nécessaire - Assurer le comptage des personnes présentes sur site - Organiser l'accès des différents intervenants et prestataires - Informer les collaborateurs de l'arrivée des Lunch Packs et assurer la bonne coordination de leur distribution - Assurer le relevé quotidien des compteurs de gaz et d'eau selon les modalités définies - Préparer le renvoi du courrier selon les procédures établies - Assurer la récupération des badges déposés dans la boîte aux lettres et compléter les documents de suivi associés - Veiller à la bonne tenue générale des espaces relevant de son périmètre Gestion des espaces et confidentialité- Vérifier régulier/ièrement les casiers afin de s'assurer qu'aucun document ou effet nécessitant un traitement particulier n'y soit laissé - Contrôler les espaces en fin de journée afin de s'assurer qu'aucun collaborateur ne soit encore présent lorsque le site doit être fermé - Veiller au respect de la Clean Desk Policy - Identifier et sécuriser tout document confidentiel laissé dans les espaces ou les casiers - Mettre sous clé tout document confidentiel retrouvé et assurer son traitement conformément aux procédures définies - Contrôler les imprimant/antes dédiées « BCP » et retirer tout document imprimé et oublié - Déposer les documents concernés dans les bacs prévus pour la destruction des documents confidentiels - Assurer la remontée d'information auprès des interlocuteurs concernés concernant les documents retrouvés sur les équipements d'impression Coordination et suivi des équipes- Assurer le suivi et l'encadrement opérationnel des équipes présentes en soirée - Veiller au respect des consignes et procédures applicables sur le site - Identifier les éventuelles difficultés opérationnelles et mettre en œuvre les...
