The posting
Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken – binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.
Voor onze campus in Aalst zijn we op zoek naar een gedreven collega die de living campus mee uitbouwt, als rechterhand van de campusbeheerder en als medewerker events ter ondersteuning van de facilitaire dienst.
Functieomschrijving
Als medewerker campusbeheer:
Je ondersteunt de campusbeheerder in de dagelijkse werking van de campus, staat in voor communicatie en verzorgt mee de organisatie van campusevents.
- Je bent een aanspreekpunt voor collega’s, docenten, studenten en externen en zorgt voor een vlotte interne communicatie.
- Je beheert agenda’s, plant overlegmomenten, bereidt vergaderingen voor (campusraden, teamoverleg, …), notuleert en volgt acties op.
- Je houdt vinger aan de pols wat betreft ontwikkelingen die relevant zijn voor de campus en kent je weg in de organisatie om de juiste bronnen/personen te vinden.
- Je ondersteunt de campusbeheerder en denkt proactief mee over vernieuwingen op de campus.
- Je volgt actief de raamcontracten en procedures voor aankoop van benodigde diensten en goederen, je plaatst en volgt bestellingen op.
- Je ondersteunt bij de implementatie van het intern noodplan en de werking van het crisisteam van de campus.
Je rapporteert voor deze opdracht aan de campusbeheerder.
Als medewerker events:
Je zorgt ervoor dat evenementen op de campus organisatorisch en praktisch op wieltjes lopen.
- Je bent de eerste contactpersoon en aanspreekpunt van interne en externe organisatoren, van aanvraag tot evaluatie. Je adviseert hen in functie van de organisatie van een geslaagd event.
- Je ontvangt de aanvrager indien gewenst on campus, leidt rond en geeft de nodige info.
- Je stemt intern af met betrokken diensten (planning, facilitair-technische dienst en campusbeheer) m.b.t. de haalbaarheid van het event.
- Je maakt offertes, draaiboeken en grondplannen op en volgt administratie en facturatie op.
- Je legt lokalen vast in overleg met de dienst planning.
- Je coördineert de bestaffing en taakverdeling in overleg met betrokken diensten/opleidingen, volgt afspraken op, controleert uitvoering en stuurt bij indien nodig voor en tijdens het event.
- Je staat in voor nazorg en evaluatie van het event in samenspraak met de organisator. Je maakt, indien gewenst, analyses met als doel een event te optimaliseren in de toekomst.
- Je beheert de overkoepelende campus eventkalender.
- Je coördineert grote campusevents (infodagen, proclamaties, nieuwjaarsreceptie, afstudeerevent, ...) i.s.m. campusbeheerder en/of teamleider facilitair beheer.
- Je coördineert of faciliteert interne overkoepelende en opleidingsevents i.s.m. de initiatiefnemer.
- Je biedt diverse administratieve ondersteuning voor de dienst facilitair beheer.
Je rapporteert voor deze opdracht aan de teamleider facilitair beheer.
- Je beschikt over een bachelordiploma of over minimaal 5 jaar relevante ervaring.
- Je bent hands-on, gedreven en je gaat proactief te werk. Je houdt van een stevige drive.
- Je krijgt energie van samenwerken en afstemmen – met collega’s van de diensten en opleidingen en met externen.
- Je bent klantgericht, oplossingsgericht en flexibel inzetbaar.
- Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en planmatig.
- Je bent digitaal vaardig, kan vlot overweg met Office 365 en diverse software.
- Je werkplek is campus Aalst.
- Je bent flexibel en bent bereid om occasioneel ’s avonds en tijdens het weekend te werken.
