The posting
Functieomschrijving:
Ben jij administratief sterk, werk je nauwkeurig en haal je voldoening uit het organiseren, beheren en opvolgen van dossiers? Hou je ervan om structuur te brengen, afspraken te coördineren en ervoor te zorgen dat administratieve processen vlot verlopen?
Bij de Orde van Architecten ondersteun je de provinciale raad van Antwerpen bij de administratieve opvolging van de stages van toekomstige architecten. Je draagt bij aan een vlotte organisatie van de stagewerking en zorgt ervoor dat dossiers, afspraken en procedures correct worden opgevolgd.
Jouw rol:
Als Administratief Medewerker Stagewerking ben je verantwoordelijk voor de administratieve verwerking en opvolging van stagedossiers binnen de provinciale raad van Antwerpen.
Je zorgt ervoor dat dossiers correct worden aangemaakt, bijgewerkt en opgevolgd. Daarnaast sta je in voor de planning en voorbereiding van gesprekken, stagebezoeken en vergaderingen en verzorg je de bijhorende administratie en communicatie.
Je werkt nauw samen met je directe collega's, de betrokken mandatarissen en de stagiairs en stagemeesters.
De functie combineert zelfstandig dossierbeheer met planning, administratieve ondersteuning en een nauwgezette opvolging van procedures.
Jouw verantwoordelijkheden:
1. Administratief dossierbeheer
- Je beheert de inkomende correspondentie en e-mails met betrekking tot de stagewerking.
- Je maakt stagedossiers aan en zorgt voor een correcte registratie en actualisering van gegevens in de administratieve systemen.
- Je controleert en verwerkt stagefiches, periodeverslagen, stageplannen en andere relevante documenten en zorgt voor een correcte registratie in de stagedossiers.
- Je volgt wijzigingen in lopende stages administratief op, zoals wijzigingen van stageplaats, onderbrekingen en hervattingen.
- Je zorgt ervoor dat stagedossiers volledig, correct en overzichtelijk worden bijgehouden.
2. Planning en administratieve ondersteuning
- Je plant gesprekken met stagiairs en stagemeesters en zorgt voor de administratieve voorbereiding en opvolging.
- Je staat in voor de planning en administratieve voorbereiding van stagebezoeken door de betrokken mandatarissen.
- Je controleert de ontvangen verslagen op volledigheid en zorgt voor de verdere administratieve verwerking.
- Je bereidt stagedossiers administratief voor ter bespreking en besluitvorming door de bevoegde mandatarissen.
- Je ondersteunt bij de praktische voorbereiding en administratieve opvolging van vergaderingen en stagecontroles.
3. Opvolging van stagedossiers en beslissingen
- Je bereidt dossiers administratief voor met betrekking tot de inschrijving van stagiairs en stagemeesters, wijzigingen van stageplaats, mutaties, onderbrekingen, hervattingen en beëindigingen van stages.
- Je zorgt voor de administratieve verwerking en opvolging van beslissingen van de provinciale raad.
- Je stelt de nodige briefwisseling en uittreksels van beslissingen op aan de hand van bestaande procedures en modeldocumenten.
- Je registreert beslissingen en wijzigingen in de administratieve systemen en zorgt voor een correcte archivering.
- Je bent een administratief aanspreekpunt voor stagiairs en stagemeesters, beantwoordt hun praktische vragen en zorgt waar nodig voor een correcte doorverwijzing.
- Je beschikt over een administratieve opleiding of hebt relevante ervaring in administratief dossierbeheer.
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
- Je bent organisatorisch sterk en haalt voldoening uit het beheren en opvolgen van dossiers.
- Je communiceert helder en professioneel en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en draagt bij aan een collegiale samenwerking.
- Je beheerst het Nederlands uitstekend (gesproken en geschreven) en hebt een goede kennis van het Engels.
- Je bent vertrouwd met Microsoft 365 en maakt je nieuwe digitale toepassingen vlot eigen.
