The posting
De centrale magazijnafdeling ondersteunt de dagelijkse werking door goederenontvangst, opslag, verzending en materiaalbeheer. De administratie verloopt grotendeels via SAP.
Om een technische renovatie en de verdere optimalisatie van het magazijn in goede banen te leiden, wordt een tijdelijk projectteam opgericht. Dit team bestaat uit een deeltijdse Senior Project Manager, een voltijdse Project Management Officer (PMO) en aanvullende operationele ondersteuning waar nodig.
De PMO werkt nauw samen met de Senior Project Manager en is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie, planning, opvolging, rapportering en documentatie van het project. Het gaat om een praktische coördinatiefunctie in een technische en operationele omgeving.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Projectplanning en opvolging
- Opstellen en beheren van een geïntegreerd projectplan met duidelijke doelstellingen, deadlines, verantwoordelijkheden en middelen.
- Opvolgen van werkzaamheden, actiepunten, risico’s, beslissingen en afhankelijkheden.
- Afstemmen van technische werken, veiligheidsmaatregelen en operationele activiteiten.
- Organiseren en voorbereiden van projectvergaderingen, inclusief agenda’s, verslagen en actiepunten.
- Tijdig signaleren en escaleren van problemen en vertragingen.
Budget en rapportering
- Opvolgen van projectbudgetten, kosten, prognoses en externe opdrachten.
- Opstellen van rapporteringen over voortgang, deadlines, budgetten, risico’s en knelpunten.
- Controleren van de kwaliteit en volledigheid van projectdocumentatie.
Communicatie en samenwerking
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor projectinformatie.
- Afstemmen met interne afdelingen, technische partners, aannemers en andere betrokkenen.
- Voorbereiden van rapportages en beslissingsdocumenten voor de Senior Project Manager en de stuurgroep.
- Bewaken van een duidelijke communicatie met alle stakeholders.
Operationele coördinatie
- De impact van projectactiviteiten op de dagelijkse magazijnwerking opvolgen.
- Coördineren van tijdelijke materiaalverplaatsingen, aangepaste materiaalstromen en toegangsvereisten.
- Afstemmen van operationele ondersteuning en praktische maatregelen.
- Conflicten tussen projectuitvoering en de dagelijkse werking tijdig signaleren.
- Een certificering in projectmanagement, zoals PMP, PRINCE2 of IPMA, is een pluspunt.
- Kennis van Lean of Six Sigma is een pluspunt.



