The posting
Poszukujemy osoby do pracy w obszarze mobilności międzynarodowej, odpowiedzialnej za administracyjną i organizacyjną obsługę wyjazdów i przyjazdów studentów oraz pracowników, realizowanych w ramach programu Erasmus+ i innych inicjatyw wspierających współpracę międzynarodową Politechniki Gdańskiej. Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie uczestniczyć w organizacji i koordynacji procesów mobilnościowych, przygotowywaniu dokumentacji, udzielaniu wsparcia uczestnikom programów oraz realizacji działań informacyjnych i promocyjnych związanych z ofertą mobilności międzynarodowej w szczególności: - obsługa administracyjna programu Erasmus+, oraz innych inicjatyw krajowych i międzynarodowych - organizacja i bieżąca obsługa mobilności - przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji związanej z mobilnością, w tym umów, porozumień o programie studiów lub praktyk, potwierdzeń pobytu, dokumentów finansowych oraz innych wymaganych formularzy - udzielanie informacji dotyczących zasad udziału w programach mobilnościowych, procedur rekrutacyjnych, wymaganych dokumentów oraz organizacji wyjazdów i przyjazdów - współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczelni, w szczególności z wydziałami, dziekanatami, Welcome Office oraz jednostkami odpowiedzialnymi za finanse i obsługę administracyjną - bieżąca współpraca z uczelniami i instytucjami partnerskimi w kraju i za granicą w sprawach dotyczących organizacji i realizacji mobilności - wspieranie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących możliwości wyjazdów zagranicznych, w tym przygotowywanie materiałów informacyjnych, aktualizowanie treści na stronach internetowych oraz udział w spotkaniach, prezentacjach i wydarzeniach promocyjnych - przygotowywanie zestawień, sprawozdań i danych statystycznych dotyczących realizowanych mobilności na potrzeby uczelni, partnerów i instytucji finansujących - wspieranie działań związanych z monitorowaniem jakości obsługi uczestników mobilności oraz doskonaleniem procedur administracyjnych - wykonywanie innych zadań związanych z działalnością Hubu Współpracy Międzynarodowej w obszarze mobilności akademickiej.
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pozostali specjaliści do spraw reklamy i marketingu WYMAGANIA PODSTAWOWE - wykształcenie wyższe - min. 3 lata doświadczenia zawodowego - znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2, umożliwiająca swobodną komunikację ustną i pisemną w środowisku międzynarodowym - bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o prawidłowość prowadzonej dokumentacji - umiejętność planowania i realizacji zadań z uwzględnieniem terminów oraz obowiązujących procedur - umiejętność redagowania korespondencji służbowej i przygotowywania dokumentów administracyjnych - dobre umiejętności komunikacyjne oraz gotowość do współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk kulturowych - umiejętność obsługi pakietu MS Office lub Microsoft 365, w szczególności programów Word, Excel i Outlook - samodzielność, odpowiedzialność, rzetelność oraz umiejętność rozwiązywania bieżących problemów organizacyjnych - gotowość do pracy w środowisku międzynarodowym oraz realizacji kilku zadań równolegle MILE WIDZIANE - doświadczenie zawodowe w obsłudze administracyjnej programów mobilnościowych, w szczególności Erasmus+, lub w obszarze współpracy międzynarodowej - znajomość zasad realizacji programu Erasmus+, w tym mobilności studentów i pracowników, procedur rekrutacyjnych oraz zasad przygotowywania i rozliczania mobilności - doświadczenie w pracy w uczelni wyższej, instytucji edukacyjnej lub organizacji realizującej projekty międzynarodowe - biegła znajomość dodatkowego języka obcego, w szczególności niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego lub innego języka przydatnego w kontaktach z partnerami zagranicznymi doświadczenie w przygotowywaniu raportów, zestawień, analiz i dokumentacji projektowej - znajomość systemów informatycznych wspierających obsługę mobilności akademickiej, w tym systemów wykorzystywanych w programie Erasmus+ - doświadczenie w organizacji wydarzeń informacyjnych, spotkań międzynarodowych lub działań promocyjnych - znajomość zasad współpracy międzyinstytucjonalnej, w tym przygotowywania i obsługi umów oraz porozumień dotyczących wymiany akademickiej staż pracy ogółem - lata: 3
