The posting
Przygotowywanie i aktualizacja harmonogramów zajęć oraz koordynacja przydziału sal dydaktycznych, bieżąca komunikacja organizacyjna z uczestnikami programu Executive MBA, organizacja przepływu informacji pomiędzy uczestnikami, wykładowcami, Dyrektorem Executive MBA oraz jednostkami Uczelni, gromadzenie materiałów dydaktycznych oraz zapewnienie ich sprawnego udostępniania uczestnikom programu. Prowadzenie i kompletowanie dokumentacji związanej z realizacją programu oraz przebiegiem kształcenia uczestników, przygotowywanie dokumentów i korespondencji związanej z realizacją programu, obsługa systemów informatycznych Uczelni wykorzystywanych w organizacji i obsłudze programu, bieżący kontakt z wykładowcami krajowymi i zagranicznymi oraz koordynacja organizacyjna prowadzonych przez nich zajęć organizacyjno-administracyjna obsługa współpracy z wykładowcami, w tym przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji niezbędnej do zawierania umów i rozliczeń. Organizacja pobytu wykładowców zagranicznych, w tym koordynacja podróży, zakwaterowania oraz innych kwestii logistycznych. Kompleksowa organizacja operacyjna wydarzeń związanych z programem Executive MBA, w szczególności inauguracji, graduacji, wizyt studyjnych, spotkań społeczności Executive MBA oraz wydarzeń z udziałem partnerów programu. Organizacja i obsługa krajowych i zagranicznych wyjazdów studyjnych Executive MBA. Wsparcie Dyrektora Executive MBA w procesach zapewniania jakości i akredytacji programu. Przygotowywanie, gromadzenie i porządkowanie danych, dokumentacji oraz zestawień na potrzeby procesów akredytacyjnych, ewaluacyjnych i raportowych. Organizacja procesu ewaluacji zajęć oraz gromadzenie i porządkowanie danych dotyczących uczestników, absolwentów i wykładowców programu, współpraca z osobą odpowiedzialną za obsługę finansową programu w zakresie niezbędnym do jego prawidłowej organizacji i realizacji. Współpraca z osobą odpowiedzialną za działania marketingowe i komunikacyjne programu oraz przekazywanie informacji i materiałów niezbędnych do ich realizacji, współpraca z innymi jednostkami Politechniki Gdańskiej oraz partnerami krajowymi i zagranicznymi zaangażowanymi w realizację programu. Bieżące rozwiązywanie problemów organizacyjnych oraz reagowanie na zmiany związane z realizacją programu.
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pozostali specjaliści do spraw administracji i rozwoju minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie organizacji, koordynacji projektów lub procesów, obsługi klienta biznesowego albo organizacji usług edukacyjnych, najomość języka angielskiego na poziomie B2, umożliwiająca swobodną komunikację ustną i pisemną, bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Excel, bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów, wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności i zaangażowania w realizowane zadania, umiejętność sprawnej realizacji wielu równoległych zadań i dotrzymywania terminów, dokładność, skrupulatność i dbałość o jakość przygotowywanej dokumentacji, wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne oraz wysoka kultura osobista, umiejętność profesjonalnej komunikacji z uczestnikami programów menedżerskich, wykładowcami i partnerami zewnętrznymi, inicjatywa oraz umiejętność samodzielnego poszukiwania rozwiązań i szybkiego reagowania w sytuacjach, wymagających zmian organizacyjnych, umiejętność pracy zespołowej i współpracy z różnymi grupami interesariuszy, gotowość do krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych. Mile widziane doświadczenie w organizacji programów edukacyjnych, szkoleniowych lub rozwojowych dla kadry menedżerskiej, doświadczenie w organizacji wydarzeń, konferencji, wizyt studyjnych lub wyjazdów zagranicznych, doświadczenie we współpracy z kadrą zarządzającą, doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym, doświadczenie w pracy w uczelni wyższej lub innej instytucji edukacyjnej, doświadczenie we współpracy z zagranicznymi wykładowcami, ekspertami lub partnerami, doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji na potrzeby procesów jakościowych, ewaluacyjnych lub akredytacyjnych, znajomość narzędzi Microsoft 365, w szczególności Teams i SharePoint. staż pracy ogółem - lata: 3
