The posting
Onthaal en frontoffice
- Je beheert bezoekersregistraties en toegangsbadges.
- Je staat in voor het onthaal en ondersteunt de telefooncentrale.
- Je volgt koeriersdiensten op.
- Je reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches.
- Je helpt bij de interne communicatie via digitale schermen.
Administratie en facilitaire coördinatie
- Je maakt werkopdrachten aan en volgt deze op in de daarvoor voorziene systemen.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en meldingen.
- Je coördineert de dagelijkse activiteiten van onderaannemers op de site.
- Je onderhoudt operationele contacten met leveranciers en dienstverleners.
- Je ondersteunt de administratie rond het wagenpark en fietsen.
- Je beheert documenten, archieven en inventarissen.
- Je ondersteunt bij het beheer van meubilair en de inrichting van werkruimtes.
- Je biedt administratieve ondersteuning aan de Facility Manager.
Veiligheid en procedures
- Je ondersteunt de brandveiligheidsprocedures en bijhorende rapportering.
- Je voert maandelijkse visuele controles uit volgens de geldende procedures.
- Je waakt over de naleving van de procedures en meldt eventuele problemen tijdig aan de verantwoordelijke.
- Je beschikt bij voorkeur over een bachelor in administratie, logistiek, facility management of een gelijkaardige richting. Relevante ervaring kan eveneens in aanmerking komen.
- Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid.
- Je beschikt over een goede kennis van MS Office, waaronder Excel, Outlook en Word.
- Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en/of Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
- Je bent leergierig en kunt vlot met digitale systemen werken.
- Je kunt verschillende taken en contacten efficiënt coördineren.
- Je weet prioriteiten te stellen en escaleert problemen wanneer dat nodig is.
- Ervaring in facility management, administratie, logistiek of leverancierscoördinatie is een pluspunt.
