The posting
Vil du understøtte ledelsen i en af Danmarks største børne- og ungeafdelinger?
Afdeling for Børn og Unge på Herlev Hospital er en stor, ambitiøs og højt specialiseret afdeling med omkring 300 medarbejdere fordelt på læger, sygeplejersker, sekretærer, psykologer, socialrådgivere og andre faggrupper. Vi varetager behandling, pleje, forskning, uddannelse og udvikling inden for børne- og ungdomsmedicin og arbejder hver dag for at skabe de bedst mulige forløb for børn, unge og deres familier.
Som afdelingsledelsessekretær bliver du en del af afdelingens ledelsessekretariat og kommer til at arbejde tæt sammen med cheflæge og chefsygeplejerske. Du får en central rolle i at understøtte både den daglige drift og de strategiske indsatser i afdelingen. Hverdagen er præget af mange samarbejdsflader, skiftende prioriteringer og et højt aktivitetsniveau, hvor overblik, struktur og situationsfornemmelse er afgørende.
Stillingen kræver overblik, dømmekraft, selvstændighed og evnen til at skabe struktur i en hverdag præget af skiftende prioriteringer og mange interessenter.
Vi søger en dygtig administrativ medarbejder, med en professionel og selvstændig profil, der trives med ansvar, kompleksitet og mange samarbejdsflader.
Om stillingen og dine ansvarsområder
Som afdelingsledelsessekretær får du en bred og alsidig opgaveportefølje med mange snitflader i organisationen. Dine primære opgaver vil være:
- Kalenderstyring og koordinering: Planlægning af møder, styring af kalendere og sikring af optimal tidsudnyttelse for ledelsen.
- Mødeforberedelse: Udarbejdelse af dagsordener, indsamling og kvalitetssikring af mødemateriale samt efterfølgende opfølgning og referatskrivning.
- Kommunikationsopgaver: Håndtering af indgående og udgående korrespondance, herunder udkast til mails, præsentationer og interne meddelelser.
- Administrative ad hoc-opgaver: Bistå sekretariatet med rejsebestilling, bilagshåndtering, koordinering af interne arrangementer og generel ledelsesunderstøttelse.
- Tovholder på projekter: Opfølgning på interne deadlines og mindre administrative projekter på vegne af ledelsen.
Vi forestiller os, at du:
- Har relevant erfaring fra en lignende stilling som PA, ledelsessekretær eller direktionssekretær.
- Har et skarpt strategisk blik og formår at bevare roen og overblikket i en travl hverdag med skiftende prioriteter.
- Er stærk i din skriftlige og mundtlige kommunikation.
- Arbejder selvstændigt, proaktivt og tager naturligt ejerskab over dine opgaver.
- Er serviceminded, diskret og besidder stor situationsfornemmelse, da du vil håndtere fortrolige oplysninger.
- Er superbruger i MS Office-pakken (Word, Excel, PowerPoint og Outlook).
- Bruger AI aktivt i din opgaveløsning.
Vis os, hvordan du arbejder
Vi er nysgerrige på, hvordan du tænker, prioriterer og løser opgaver i praksis.
Derfor har vi valgt ikke at modtage traditionelle motiverede ansøgninger. I stedet beder vi dig besvare nedenstående to cases.
Vi ønsker gennem dine besvarelser at få indblik i, hvordan du anvender dine kompetencer, skaber værdi for ledelsen og håndterer de situationer, du bl.a. kan møde i rollen.
Der findes ikke ét rigtigt svar. Vi er interesserede i dine refleksioner, prioriteringer og begrundelser.
Case 1: At skabe værdi for afdelingsledelsen
Forestil dig, at du starter som afdelingsledelsessekretær i afdelingen.
Beskriv:
- Hvilke kompetencer og erfaringer du især vil bringe i spil i rollen?
- Hvordan du kan bidrage til at understøtte en travl afdelingsledelse?
- Hvilke opgaver eller situationer du forestiller dig, at du særligt kan skabe værdi i?
Maks. ½ side.
Case 2: Prioritering og dømmekraft i en travl hverdag
Rollen som afdelingsledelsessekretær indebærer ofte, at flere opgaver konkurrerer om opmærksomheden samtidig, og at prioriteringer kan ændre sig hurtigt.
Beskriv en situation fra dit arbejdsliv, hvor du skulle skabe overblik, prioritere mellem flere opgaver eller håndtere modstridende behov.
Reflektér over:
- Hvordan du greb situationen an.
- Hvilke overvejelser der lå bag dine prioriteringer.
- Hvad du lærte af situationen.
Maks. ½ side.
Din ansøgning skal bestå af
- Besvarelse af de to cases (maksimalt 1,5 side samlet)
- Dit CV
Ansættelsesvilkår
Stillingen er på 30-32 timer ugentligt med tiltrædelse snarest muligt eller efter nærmere aftale.
Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til forhandlings berettiget organisation HK.
Vi forventer at afholde samtaler onsdag den 28. oktober, over middag.
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Pernille Jensen, chefsygeplejerske, på 2166 7463.
Vi glæder os til at læse dine casebesvarelser og få indblik i, hvordan du kan bidrage til at understøtte ledelsen i en af landets største børne- og ungeafdelinger.
