The posting
Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant (m/v/x).
Het bedrijf is gevestigd in Brussel (Tour & Taxis) en het betreft een voltijdse functie binnen de juridische sector.
Onze klant is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor met een internationale klantenportefeuille. Je komt terecht in een professionele en dynamische omgeving waar kwaliteit, initiatief en samenwerking centraal staan.
De verantwoordelijkheden van deze functie als Management Assistant zijn:
- Verwerken van correspondentie via e-mail en briefwisseling.
- Zorgen voor een correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten.
- Openen en beheren van cliëntendossiers in het interne beheersysteem.
- Organiseren van zakenreizen en voorzien van de nodige reisdocumenten.
- Inschrijven van medewerkers voor seminars en evenementen en verzorgen van de administratieve opvolging.
- Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota's.
- Beheren van agenda's en bewaken van deadlines.
- Controleren en opvolgen van tijdsregistraties.
- Opstellen en aanpassen van ontwerp-facturen volgens de richtlijnen en feedback van het juridische team.
- Ondersteunen van het boekhoudteam bij de voorbereiding en verzending van facturen aan cliënten.
- Opmaken en formatteren van documenten in Microsoft Word, met bijzondere aandacht voor een uniforme lay-out.
- Nalezen van documenten en uitvoeren van kwaliteitscontroles.
- Organiseren en coördineren van interne seminars.
- Uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals het voorbereiden van documenten en het beheren van klassementen.
- Bieden van algemene administratieve ondersteuning aan één of meerdere partners en hun team van advocaten.
De vereiste kwalificaties voor deze functie van Management Assistant zijn:
- Je spreekt uitstekend Frans en hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in een relevante richting, zoals Office Management, Rechtspraktijk of Vertaling.
- Je hebt ervaring in een gelijkaardige administratieve functie en hebt interesse in de juridische sector.
- Je beschikt over een gevorderde kennis van Microsoft Word, waaronder wijzigingen bijhouden, kruisverwijzingen en geavanceerde nummering. Daarnaast werk je vlot met PowerPoint, Outlook en Excel.
- Je bent stressbestendig en kan verschillende prioriteiten efficiënt beheren.
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail en kwaliteit.
- Je bent positief ingesteld, neemt initiatief en denkt proactief mee.
- Je hebt een hands-on mentaliteit en bent behulpzaam en flexibel.
- Je bent een echte teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken.
- Je voelt je comfortabel in een professionele omgeving waar discretie, kwaliteit en deadlines belangrijk zijn.
