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Deine Aufgaben
- Projektunterstützung: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt durch die Übernahme von administrativen Aufgaben tatkräftig bei der Begleitung technischer Projekte.
- Korrespondenz und Kommunikation: Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz, dazu gehört das Verfassen anspruchsvoller E-Mails, das Erstellen von Briefen, die Beantwortung von Telefonanrufen sowie die Weiterleitung wichtiger Informationen an die richtigen Ansprechpartner.
- Terminplanung und -koordination: Du organisierst Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Team und pflegst dazugehörige Kalendereinträge.
- Daten- und Dokumentenmanagement: Du erfasst und aktualisierst Informationen in Datenbanken bzw. unseren internen Systemen und gewährleistest die strukturierte Ablage bzw. Archivierung. Dazu zählen auch technische Zeichnungen, Pläne, Prüfberichte und Leistungsverzeichnisse.
- Büroorganisation und Materialverwaltung: Die Erledigung klassischer administrativer Tätigkeiten gehören zu deinem Tagesgeschäft, dazu gehören die Postannahme und -bearbeitung sowie die rechtzeitige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial.
- Reporting und Datenmanagement: Du erstellst aussagekräftige Berichte für die Geschäftsführung, pflegst die digitale und analoge Dokumentenablage, digitalisierst Unterlagen und prüfst Rechnungen.
Dein Profil
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zum Baugewerbe, der Bauindustrie oder einer vergleichbaren Branche - alternativ befindest du dich aktuell im Studium, idealerweise im Bereich Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftswissenschaften, BWL oder in einem vergleichbaren Studiengang.
- Erste praktische Erfahrungen im administrativen Bereich, z.B. im Assistenz- oder Projektumfeld, ist von Vorteil.
- Strukturiertes, konzeptionelles Denken und offene Kommunikation sind für dich selbstverständlich, du arbeitest proaktiv und trägst so zur effektiven Zusammenarbeit bei.
- Du bist zuverlässig, sehr gut organisiert und in der Lage, auch unter Termindruck deine Aufgaben zu priorisieren.
- Du arbeitest eigenverantwortlich, präzise und mit einem hohen Qualitätsanspruch, sehr selbstständig, auch ohne engmaschige Kontrolle.
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit ERP-Software oder AVA-Programmen ist ein Bonus, aber kein Muss.
- Du bist empathisch, diskret und hast ein hohes Maß an Integrität, du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und bewahrst auch in stressigeren Phasen eine gesunde Portion Gelassenheit.
- Du suchst eine Teilzeitstelle bzw. eine Werkstudententätigkeit mit rund 20 Stunden pro Woche.
- Dein Wohnort liegt idealerweise im Umkreis von Paderborn.
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift rundet dein Profil ab.
Wir bieten:
- Praktische Einblicke in das Projektgeschäft: Du erhältst wertvolle Einblicke in den Bahninfrastrukturbau und bist aktiv an der Projektbearbeitung beteiligt.
- Flexibles Arbeiten und Home-Office: Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten, die sich mit deinem Studium vereinbaren lassen, sowie die Möglichkeit, Teile der Arbeit im Home-Office zu erledigen.
- Einsatz moderner Tools: Du arbeitest mit innovativen Software-Tools und kann so du deine technischen Kenntnisse erweitern und lernst den professionellen Umgang mit branchenrelevanter Technologie.
- Karriereperspektiven: Bei uns findest du eine verlässliche Teilzeit- bzw. Werkstudentenstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten. Du erhältst Raum für eigene Ideen und Verantwortung ab dem ersten Tag – mit der Perspektive auf eine Festanstellung oder weiterführende Karrieremöglichkeiten bei uns.
