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Open nowPosted 70 days ago

Executive Assistant (CEO Office)

schwalbe3 open roles

Where
Schwalbe Headquarters
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowExecutive Assistant (CEO Office)schwalbe · Schwalbe Headquarters

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on schwalbe's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

7.9% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 1.6%1 day
  2. 3.6%3 days
  3. 7.9%7 days
  4. 14.9%14 days
  5. 34.2%30 days
This job: posted 70 days ago

The posting

Deine Aufgaben

Du bildest das organisatorische Rückgrat der Geschäftsführung und verfügst über fundierte Einblicke in die zentralen Prozesse unserer internationalen Organisation. Als Stabsstelle direkt beim CEO angehängt übernimmst du die Verantwortung als verbindende Instanz zwischen Geschäftsführung, Beirat, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern. Du trägst die Verantwortung für die strukturierte Aufbereitung und qualitätsgesicherte Bereitstellung von Informationen, die fundierte Vorbereitung von Entscheidungen sowie die konsequente und termingerechte Koordination aller relevanten Beteiligten. Durch dein vorausschauendes, eigenverantwortliches und genaues Handeln stellst du sicher, dass Entscheidungen auf klaren und analytischen Grundlagen beruhen und Abläufe effizient umgesetzt werden. Die Aufgaben im Detail:

  • Du übernimmst die eigenverantwortliche Koordination der komplexen Kalender der Geschäftsführung, inkl. internationaler Abstimmung und Reiseplanung, und sorgst damit für optimale Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit
  • Du stellst proaktiv sicher, dass relevante Informationen und Unterlagen fristgerecht und qualitativ aufbereitet bei den Entscheidungsträgern ankommen
  • Als zentrale Schnittstelle bündelst und strukturierst Du Themen zwischen Geschäftsführung, Beirat, Bereichsleitungen und internationalen Standorten und gestaltest so transparente und effiziente Kommunikations- und Abstimmungsprozesse
  • Du konzipierst Agenden und bereitest inhaltlich fundierte Unterlagen für Geschäftsführungs-und Beiratssitzungen sowie externe Termine vor und sorgst für eine lückenlose Dokumentation
  • Du erstellst präzise, entscheidungsrelevante Protokolle und verantwortest die Nachverfolgung offener Punkte - inklusive Eskalationssystematik an die jeweils Verantwortlichen
  • Du analysierst komplexe Sachverhalte und Zahlen, kondensierst sie in klaren, nutzbaren Entscheidungsvorlagen und bereitest Handlungsempfehlungen mit fundierter Argumentation vor
  • Du bereitest Klausuren und Workshops im Geschäftsleitungsteam inhaltlich und organisatorisch vor
  • Du übernimmst die professionelle schriftliche und digitale Korrespondenz mit internen und externen Partnern
  • Du agierst als verlässlicher Ansprechpartner für Ad-hoc-Anfragen der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, und bist Kontaktperson für Beiratsmitglieder in organisatorischen Fragen

Dein Profil

  • Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt BWL, VWL, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
  • Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in strategischer, koordinierender und organisatorischer Rolle im Bereich Unternehmensentwicklung ist von Vorteil.
  • Ausgeprägte Struktur- und Organisationskompetenz, bedeutet bei hoher Dynamik den Überblick zu behalten, Prioritäten selbstständig und fristgerecht zu stellen, um hohe Ergebnisqualität zu sichern.
  • Vorhandenes starkes analytisches Denkvermögen, sicherer Umgang mit Kennzahlen und Reporting, sowie ein gutes Gespür dafür Daten adressatengerecht für die Geschäftsführung aufzubereiten.
  • Konzeptionsstärke, gepaart mit einer umsetzungsorientierten, strukturierten Arbeitsweise.
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke, präzise, überzeugend und angemessen für unterschiedliche Adressaten, verbunden mit einer interkulturellen und generationsübergreifenden Souveränität
  • Hohe Eigeninitiative, Teamorientierung und Freude daran, Wandel aktiv mitzugestalten.
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Sharepoint, PowerPoint, Excel), erste Erfahrungen in KI-Anwendungem sind von Vorteil.
  • Fließend Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
  • Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und Flexibilität runden die Anforderungen ab
  • Höchste Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Themen ist Voraussetzung.

Warum wir?

Wir bei Schwalbe sind ein Team aus hochmotivierten Expertinnen und Experten mit Begeisterung fürs Fahrrad. Uns treibt ein gemeinsamer Spirit: nachhaltig, dynamisch und teamorientiert. Jedem einzelnen Teammitglied geben wir Freiraum und Verantwortung, sich zu entfalten und zu entwickeln.

Bei uns findest du:

  • Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten
  • Angenehmes Arbeitsumfeld und ein motiviertes Team
  • Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit und Homeoffice
  • Team- und Firmenevents sowie gemeinsame Sportaktivitäten
  • Urban Sports Club als Teil unseres Gesundheitsangebots
  • Leckeres, frisch zubereitetes Mittagessen
  • Bike Leasing mit Arbeitgeberzuschuss
  • Betriebliche Altersvorsorge
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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against schwalbe's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on schwalbe's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    schwalbe's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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Before you press

Straight answers

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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