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Open nowPosted 11 hours ago

Administrador de Oficina - Facturacion

Scientific Safety Alliance49 open roles

Where
Bayamon, Puerto Rico
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowAdministrador de Oficina - FacturacionScientific Safety Alliance · Bayamon, Puerto Rico

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on Scientific Safety Alliance's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

13.7% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market. Scientific Safety Alliance postings stay open a median of 16 days.

Share of postings closed within
  1. 2.3%1 day
  2. 4.8%3 days
  3. 13.7%7 days
  4. 22.1%14 days
  5. 37.6%30 days
  6. 59.1%60 days
This job: posted 11 hours ago

Scientific Safety Alliance median: 16 days open

The posting

Administrador(a) de Oficina – Facturación y Coordinación de Servicios Scientific Safety Alliance | Departamento de Refrigeración Bayamón, Puerto Rico · Presencial · Tiempo completo · $15–$18 por hora

En Scientific Safety Alliance (SSA) buscamos una persona que dé seguimiento a cada orden de servicio, desde que se coordina la visita del técnico hasta que se factura el trabajo y se recibe el pago. Si tienes experiencia en facturación, cobros o coordinación de servicios y te gusta organizar el trabajo de una oficina, queremos conocerte.

Trabajarás con el supervisor de Refrigeración, los técnicos de campo, Finanzas y nuestros clientes. Reportarás al gerente de Operaciones y recibirás adiestramiento sobre los equipos, la terminología y los procesos del departamento. Puedes solicitar aunque vengas de otra industria.

Qué harás

  • Revisar órdenes de servicio, órdenes de compra y documentos de respaldo. Preparar y enviar las facturas el mismo día cuando la documentación esté completa.
  • Dar seguimiento a cuentas por cobrar, documentar compromisos de pago y referir discrepancias a Finanzas o al supervisor.
  • Actualizar en Excel el estatus de los trabajos, identificar servicios completados pendientes de facturar y preparar resúmenes para el supervisor.
  • Revisar y aprobar registros diarios de horas y solicitudes de cambio. Aclarar diferencias antes del cierre de nómina y comunicar al supervisor posibles situaciones de horas extra.
  • Coordinar visitas de servicio con clientes y técnicos, dar seguimiento a órdenes pendientes de firma y recopilar precios e información para cotizaciones.
  • Mantener al día los expedientes del departamento, los registros de vehículos y el inventario de herramientas, piezas y materiales. Coordinar verificaciones y solicitudes de compra según sea necesario.

Qué necesitas

  • Diploma de escuela superior o equivalente. Se prefiere grado asociado en Administración de Empresas, Contabilidad, Administración de Oficinas o un campo relacionado.
  • Al menos tres años de experiencia en administración, facturación, cuentas por cobrar, apoyo a nómina, coordinación de servicios u operaciones de oficina. Consideramos combinaciones equivalentes de educación y experiencia.
  • Manejo práctico de Excel, incluidos filtros, tablas, fórmulas básicas y reconciliación de datos. También utilizarás Word, Outlook y Teams.
  • Capacidad para comunicarte con clientes y compañeros en español e inglés, manejar información confidencial y dar seguimiento a varias solicitudes con fechas límite.
  • Licencia de conducir vigente de Puerto Rico y transportación confiable para gestiones de trabajo en Bayamón. El puesto requiere visitas ocasionales a las áreas de vehículos e inventario y capacidad para levantar hasta 25 libras.

Experiencia que valoramos

Experiencia administrativa en compañías de servicios de campo, HVAC, construcción, mantenimiento o facilidades. También valoramos el manejo de NetSuite u otros sistemas de contabilidad, inventario u órdenes de trabajo, así como experiencia con clientes de industrias reguladas.

Beneficios

Plan médico, dental y de visión, plan 401(k) con aportación patronal, programa de participación de empleados en la propiedad de la compañía y adiestramiento en el puesto.

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against Scientific Safety Alliance's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on Scientific Safety Alliance's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    Scientific Safety Alliance's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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Before you press

Straight answers

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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