The posting
De afdeling Burgerzaken bestaat uit drie teams: Bevolking, Burgerlijke Stand en Andere Nationaliteiten. Dit laatste team behandelt aanvragen en dossiers over verblijf, inschrijving, regularisatie en nationaliteit van buitenlandse inwoners. Ze staan onder meer in voor de aflevering van verblijfsvergunningen en bijbehorende attesten.
Als teamcoördinator ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van je team van 7 medewerkers. Je combineert een coachende en sturende rol met inhoudelijke expertise en operationele taken. Je werkt actief mee in de front- en backoffice, neemt complexe dossiers en projecten op en zorgt voor een vlotte samenwerking tussen de loketwerking in het stadhuis van Hasselt en het administratief centrum van Kortessem.
Wat ga je doen?
- Je stuurt je team aan en coacht je medewerkers: je motiveert hen, ondersteunt hun ontwikkeling en zorgt voor duidelijke afspraken. Je combineert een mensgerichte aanpak met aandacht voor resultaten en kwaliteit.
- Je organiseert de dagelijkse werking: je maakt de werkplanning op, bewaakt de personeelsbezetting en zoekt oplossingen bij onverwachte afwezigheden of piekmomenten. Zo garandeer je de continuïteit van de dienstverlening.
- Je zet je inhoudelijke expertise in: je behandelt zelf dossiers en projecten en ondersteunt medewerkers bij complexe vragen. Je volgt wijzigingen in de wetgeving en reglementering nauwgezet op en vertaalt die naar de dagelijkse praktijk.
- Je bewaakt de kwaliteit van het werk: je volgt op of opdrachten correct en efficiënt worden uitgevoerd en stuurt bij waar nodig. Je zorgt voor heldere werkafspraken en een uniforme aanpak binnen het team.
- Je denkt vooruit en verbetert de werking: je analyseert werkprocessen, pikt signalen op uit de praktijk en doet voorstellen om de dienstverlening te vereenvoudigen en te optimaliseren, met bijzondere aandacht voor digitalisering en efficiëntie.
- Je bent een aanspreekpunt en verbinder: je ondersteunt medewerkers, burgers en collega’s uit de organisatie bij vragen of problemen. Wanneer er spanningen of conflicten ontstaan, ga je op zoek naar oplossingen en neem je waar nodig een bemiddelende rol op.
- Je werkt mee aan organisatiebrede projecten: je zet je kennis en ervaring in voor initiatieven waarbij jij of je team een meerwaarde kunnen bieden. Je rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd.
Je komt terecht in een gedreven team en rapporteert aan het afdelingshoofd Burgerzaken. Samen maken jullie elke dag verschil.
Onze organisatiewaarden zijn ook die van jou. Daarnaast zijn deze competenties belangrijk voor jouw rol:
- Coachen & ontwikkelen: met je leidinggevende vaardigheden weet je een team te enthousiasmeren en mee te nemen in projecten, uitdagingen en veranderingen.
- Innovatie en klantgerichtheid: je kijkt vooruit, staat open voor vernieuwing en zet in op efficiëntie en klantgerichtheid. Je organiseert en optimaliseert vlot, blijft veerkrachtig bij uitdagingen en durft ook met onvolledige informatie beslissingen te nemen.
- Flexibiliteit: ervaring met burgerzaken of de bijbehorende wetgeving is mooi meegenomen, maar vooral je motivatie om je hierin te verdiepen en bij te leren maakt het verschil.
Specifieke selectievoorwaarden:
- Je hebt een Bachelor diploma
- Je hebt bij voorkeur 2 jaar leidinggevende ervaring of ervaring in het leiden van een (project)team
- Je bent geïnteresseerd in de wetgeving rond burgerzaken voor lokale besturen
Algemene aanwervingsvoorwaarden:
- Je hebt je burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel van het strafregister (‘bewijs van goed gedrag en zeden’) dat niet ouder is dan drie maanden.
- Je bent medisch geschikt voor de job waarvoor je solliciteert. Voor sommige functies voorzien we een medisch onderzoek voor je start.
- Je voldoet aan de leerplichtwetgeving en wordt minstens 18 jaar in het jaar dat je solliciteert.
- Je voldoet aan de taalvoorwaarden (volgens de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966). Dat betekent binnen Stad Hasselt dat je je verstaanbaar kunt maken in het Nederlands en de instructies van je leidinggevende begrijpt. Voor een functie in het onderwijs moet je je kennis van het Nederlands aantonen.
- Je slaagt voor de selectieprocedure.
