The posting
Als Back Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de administratieve afdeling binnen jouw regio. Je zorgt ervoor dat zowel de klantenfacturatie als de personeelsadministratie (Time & Attendance) correct en efficiënt verlopen.
Je geeft leiding aan een team van Office Administrators en vormt de verbindende schakel tussen de administratie, Area Managers en Division Manager, aan wie je rechtstreeks rapporteert. Je bouwt aan een sterk team
- Je stuurt je Office Administrators dagelijks aan, verdeelt het werk en stelt duidelijke prioriteiten.
- Je motiveert en coacht je medewerkers, geeft constructieve feedback en ondersteunt hen in hun ontwikkeling.
- Je organiseert teamoverleg en individuele gesprekken en volgt doelstellingen en resultaten op.
- Je stimuleert samenwerking en een positieve werksfeer, maar durft ook bij te sturen wanneer dat nodig is.
Je bewaakt de kwaliteit van onze administratie
- Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige klantenfacturatie binnen jouw regio.
- Je volgt facturatieproblemen en klantenklachten op en zoekt naar duurzame oplossingen.
- Je ziet toe op een nauwkeurige personeelsadministratie, met bijzondere aandacht voor tijdsregistratie, prestaties en loonvoorbereiding (T&A).
- Je werkt samen met Credit Control om openstaande betalingen en betalingstermijnen op te volgen.
- Je bewaakt de administratieve resultaten en zorgt voor betrouwbare rapporteringen.
Je brengt structuur en zorgt voor verbetering
- Je analyseert bestaande werkprocessen en zoekt actief naar manieren om efficiënter en nauwkeuriger te werken.
- Je ondersteunt je team bij het gebruik van administratieve systemen en deelt je kennis.
- Je bewaakt de kosten en doelstellingen van je afdeling.
- Je werkt nauw samen met de operationele verantwoordelijken en ondersteunende diensten.
- Je blijft betrokken bij de dagelijkse activiteiten en springt operationeel bij waar nodig.
Ben jij onze ideale kandidaat? Dan kom je idealiter overeen met het volgende profiel:
- Je beschikt over bachelor of masterdiploma een in een relevante richting of hebt gelijkwaardige ervaring.
- Je hebt ervaring binnen een administratieve omgeving, bij voorkeur met facturatie en personeelsadministratie.
- Je bent pragmatisch ingesteld. Je houdt het overzicht, maar steekt graag ook zelf de handen uit de mouwen
- Je hebt ervaring met het aansturen, begeleiden of coördineren van medewerkers
- Je bent analytisch, nauwkeurig en oplossingsgericht en behoudt het overzicht wanneer het druk wordt.
- Je hebt een uitstekende kennis van Excel en werkt vlot met administratieve software.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede basis van het Frans.
