The posting
Poste: Spécialiste en Passation des marchés
Localisation: Bujumbura, Burundi
Type de Contrat: Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Supervision: Coordinateur(trice) du Projet
Date délais limite de soumission: TBD
A PROPOS DE STREET CHILD
Street Child est une organisation non-gouvernementale, basée au Royaume-Uni, avec une présence soutenue et à haut impact dans vingt et un pays. Nous visons à assurer que chaque enfant puisse aller à l’école, y acquérir une éducation de qualité, et sans risque pour la sécurité personnelle. Depuis plus d'une décennie, Street Child travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde en Afrique et en Asie pour garantir que chaque enfant a son droit à une éducation reconnue. Jusqu’ici nous avons sensiblement transformé la vie de plus 1.000.000 enfants, et nous nous engageons d’appuyer un million d’enfants de plus d’ici 2026.
Nos secteurs clés d’expertise incluent l’éducation et la protection des enfants, les enfants en situation d’urgence, l’autonomisation des familles et des jeunes, et le leadership locale (la localisation). Autant que nous appuyons les gouvernements à offrir à travers une éducation gratuite et de qualité, un avenir certain à tous les enfants, inclus et d’ailleurs en priorité les plus vulnérables dont ceux en situation de rue, des groupes minorités, etc., nous aidons aussi les communautés à s’approprier ces objectifs pour un impact véritablement durable.
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Burundi fait face à des défis persistants en matière de protection sociale, particulièrement dans les zones urbaines où la pauvreté, les vulnérabilités sociales et les capacités institutionnelles limitées contribuent à l’exclusion des groupes les plus fragiles. À Bujumbura, ces facteurs ont favorisé l’augmentation du nombre d’enfants et d’adolescents en situation de rue, exposés à divers risques, notamment la violence, l’exploitation, la marginalisation sociale et l’extrême précarité.
Afin de répondre à ces défis, le Gouvernement de la République du Burundi bénéficie d’un financement du Japan Social Development Fund (JSDF), administré par le Groupe de la Banque mondiale, pour la mise en œuvre du Projet d’Inclusion Socioéconomique des Enfants et Adolescents en Situation de Rue à Bujumbura (P511192). Doté d’un montant de 4,53 millions de dollars américains, le projet vise à améliorer l’accès des enfants et adolescents en situation de rue à des services intégrés de protection, à renforcer leur inclusion socioéconomique et à consolider les capacités des institutions publiques et des organisations de la société civile impliquées dans leur prise en charge.
La mise en œuvre du projet est assurée par un Consortium d’ONGs dont Street Child est le chef de file (Street Child, Giriyuja et Fondation Stamm), à travers une Unité de Gestion du Projet (UGP) composée de spécialistes techniques placés sous la supervision d’un Coordonnateur de Projet. Dans le cadre de l’exécution des activités prévues, le projet procédera à l’acquisition de biens, de services de consultants et de services autres que les services de consultants, conformément aux dispositions de l’Accord de Financement et aux procédures de la Banque mondiale.
Afin de garantir une gestion efficace, transparente et conforme des processus d’acquisition, Street Child souhaite recruter un(e) Spécialiste en Passation des Marchés chargé(e) d’assurer la planification, la conduite et le suivi des activités de passation des marchés du projet, conformément au Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) du Groupe de la Banque mondiale.
OBJECTIF DE LA MISSION
Sous la supervision directe du Coordonnateur du Projet, le/la Spécialiste en Passation des Marchés est responsable de la gestion intégrale du cycle de passation des marchés du Projet d’Inclusion Socioéconomique des Enfants et Adolescents en Situation de Rue à Bujumbura BUKEYENEZA (P511192), conformément au Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) du Groupe de la Banque mondiale, aux dispositions de l’Accord de Financement, au Manuel des Opérations du Projet ainsi qu’au Plan de Passation des Marchés approuvé.
À ce titre, il/elle veille à l’application des principes fondamentaux de la Banque mondiale en matière de passation des marchés, notamment l’économie, l’efficacité, la transparence, l’équité, l’intégrité, l’optimisation des ressources et la gestion des risques. Il/elle assure également la conformité de toutes les acquisitions aux exigences fiduciaires du Projet et contribue au renforcement des capacités des parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES
Le/la Spécialiste en Passation des Marchés est chargé(e) de :
Planification et gestion des acquisitions
- Élaborer, mettre à jour et assurer le suivi du Plan de Passation des Marchés (PPM) du Projet ;
- Planifier et coordonner l’ensemble des processus d’acquisition des biens, travaux, services autres que les services de consultants et services de consultants ;
- Mettre en place et maintenir un système efficace de gestion et de suivi de la passation des marchés permettant d'assurer le respect des délais et des procédures ;
- Identifier les risques liés à la passation des marchés et proposer des mesures correctives appropriées ;
- Assurer le suivi du niveau de risque fiduciaire associé aux activités de passation des marchés et mettre en œuvre les mesures d'atténuation appropriées.
Préparation et conduite des procédures de passation des marchés
- Préparer ou superviser la préparation des dossiers de passation des marchés, notamment les demandes de manifestation d’intérêt, les demandes de propositions, les dossiers d’appel d’offres, les demandes de cotation et autres documents requis ;
- Veiller à la qualité et à la conformité des spécifications techniques, termes de référence et autres documents techniques préparés par les spécialistes sectoriels ;
- Assurer la publication des avis de passation des marchés conformément aux procédures applicables ;
- Assurer le suivi de toutes les étapes du processus de passation des marchés jusqu’à l’attribution des contrats ;
- Participer aux commissions d’ouverture de plis, évaluations des offres et attributions des marchés ;
- Assurer le secrétariat de la commission des Marchés avec voix non délibérative et s’assurer que les décisions respectent les règles convenues ;
- Préparer les demandes de Non-Objection (ANO) à adresser à la Banque Mondiale,
- Veiller à la transmission diligente des demandes d’avis de non-objection et au suivi des observations formulées par la Banque mondiale.
Gestion de STEP et archivage
- Assurer l’enregistrement et la mise à jour du Plan de Passation des Marchés (PPM) et de toutes les étapes de passation des marchés dans la plateforme STEP de la Banque mondiale ;
- Mettre à jour le PPM au moins une fois l’an et chaque fois que le besoin se présentera ;
- Mettre en place et assurer le maintien d’un système d’archivage physique et électronique conforme aux exigences de la Banque mondiale ;
- Garantir la disponibilité et la traçabilité de l’ensemble des dossiers de passation des marchés pour les besoins des missions de supervision, des revues à posteriori et des audits.
Appui technique et conseil
- Conseiller le Coordonnateur du Projet, les membres de l’UGP et les organisations partenaires sur l’application des procédures de passation des marchés ;
- Conseiller la coordination du Projet sur toutes les questions relatives à la passation des marchés et aux risques fiduciaires liés aux acquisitions ;
- Apporter un appui technique aux commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres conformément aux règles applicables ;
- Assister l’UGP dans le traitement des demandes de clarification des soumissionnaires et dans la préparation des réponses aux observations de la Banque mondiale ;
- Fournir des avis techniques sur les questions contractuelles et contribuer à la résolution des difficultés pouvant survenir au cours de l’exécution des marchés ;
- Examiner toute correspondance relative à la passation des marchés afin de s’assurer de sa conformité avec les procédures en vigueur.
Suivi de l’exécution des marchés
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des contrats et signaler tout retard ou difficulté susceptible d’affecter les résultats du Projet ;
- Contribuer à la gestion des modifications contractuelles, des réclamations et des différends conformément aux dispositions contractuelles applicables ;
- Veiller à la bonne coordination entre les aspects techniques, financiers, environnementaux et sociaux liés à l’exécution des marchés ;
- Contribuer à la résolution des différends contractuels conformément aux dispositions des contrats et aux procédures applicables.
- Veiller au respect des délais de passation des marchés prévus dans le Plan de Passation des Marchés.
Conformité environnementale et sociale
- Veiller à l’intégration des exigences environnementales, sociales, sanitaires et sécuritaires (ESHS) dans les dossiers de passation des marchés et les contrats ;
- S’assurer de l’intégration des mesures relatives à la prévention de l’Exploitation et des Abus Sexuels et du Harcèlement Sexuel (EAS/HS) lorsque cela est requis ;
- Travailler en étroite collaboration avec le Spécialiste en Sauvegardes Environnementales et Sociales afin de garantir le respect des engagements du Projet.
Renforcement des capacités et rapportage
- Organiser et animer des sessions de formation sur les procédures de passation des marchés à l’intention du personnel du Projet et des organisations partenaires ;
- Préparer les rapports mensuels, trimestriels et tout autre rapport requis sur l’état d’avancement de la passation des marchés et contribuer à l’élaboration du Rapport de Suivi Financier (RSF) ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des missions de supervision, des audits et des revues de passation des marchés ;
- Exécuter toute autre tâche relevant de son domaine de compétence confiée par le Coordonnateur du Projet.
LIVRABLES ATTENDUS
Dans le cadre de sa mission, le/la Spécialiste en Passation des Marchés produira notamment les livrables suivants :
- Plan de Passation des Marchés (PPM) élaboré, mis à jour périodiquement et validé conformément aux exigences de la Banque mondiale ;
- Rapports mensuels et trimestriels sur l’état d’avancement des activités de passation des marchés ;
- Tableau de bord de suivi des acquisitions présentant l’état d’exécution du PPM, les délais de traitement et les éventuelles contraintes ;
- Dossiers de passation des marchés correctement classés et archivés sous format physique et électronique conformément aux exigences de la Banque mondiale ;
- Rapports relatifs au suivi de l’exécution des contrats et à la mise en œuvre des recommandations des missions de supervision, des audits et des revues de passation des marchés ;
- Rapports de formation et de renforcement des capacités du personnel de l’UGP et des partenaires de mise en œuvre ;
- Contribution aux rapports périodiques du Projet sur les aspects liés à la passation des marchés.
INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client (incompatibilités avec certaines fonctions d’exécution) en raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le(la)Spécialiste Passation de Marchés :
(a) Ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation, ni de la Commission des Marchés auxquelles il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant appuyer le secrétaire de la Commission des Marchés et rédiger les Procès-Verbaux ;
(b) Ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement ; il/elle apportera un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat ; et
(c) Ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.
Le (la) SPM ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou sous-commissions auxquelles il/elle sera appelé à participer. Toute prestation externe du (de la) Spécialiste en Passation de Marchés devra recevoir une autorisation préalable et sera sans rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps (100%) avec l’UGP.
RESPONSABILITE DANS LE TRANSFERT DE COMPETENCES ET LE RENFORCEMENT DES CAPACITES
Le (la) Spécialiste en Passation de Marchés définira et mettra en application sous la supervision du Coordonnateur, un programme de renforcement des capacités des staffs clés de l’UGP et des cadres du ministère de Tutelle qui appuient l’UGP pour les évaluations et les réceptions
INDICATEURS DE PERFORMANCE
La performance du/de la Spécialiste en Passation des Marchés sera notamment évaluée sur la base des indicateurs suivants :
- Taux d'Exécution du Plan de Passation des Marchés (PPM) par rapport au PTBA ;
- Taux moyen de réalisation des programmes mensuels de travail de l’Equipe de Passation des Marchés ;
- Qualité du suivi des actions de passation et d’exécution des marchés inscrits dans le Programme annuel de travail (PTBA);
- Le respect des délais de l’exécution du plan de Passation des marchés ;
- La qualité des DAO, des demandes de cotations et des demandes de propositions ;
- La qualité des documents envoyés au bailleur pour demande d’ANO (revue a priori) ANO accordé à première demande ;
- La qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non-objection ;
- La qualité de l’archivage des dossiers de passation de marchés et plus particulièrement l’archivage électronique dans la plateforme STEP ; Archivage dans la plateforme STEP des contrats soumis à la revue a posteriori ;
- La qualité des autres documents produits (procès-verbaux établis lors des commissions d’ouverture, d’évaluation et attribution des marchés, etc…..) ;
- Respect de la durée prévue des évaluations des offres/propositions par rapport au Plan de Passation des Marchés approuvé dans STEP et de toute autre action qui relève de ses responsabilités ;
- Suivi de l'exécution des contrats (des livrables des Contrats sont livrés dans les délais contractuels) ;
- Le tableau de suivi des contrats est élaboré et mis à jour périodiquement et au plus tard au 30ème jour de chaque mois ;
- Taux d’exécution dans les délais des recommandations des missions de supervision et d’audit des marchés placées sous la responsabilité du (de la) SPM ;
- Risque du système de Passation des Marches (Evaluation par la BM/Aide-Mémoire des missions de supervision) ;
- Performance du système de Passation des Marchés (Evaluation par la BM/Aide-Mémoire des missions de supervision) ;
- Comportement et moralité, ponctualité, esprit d’équipe, autonomie et d’initiative.
Le (la) SPM s’engage à fournir les services conformément aux normes professionnelles et déontologiques les plus strictes en vigueur. Il prend rapidement les mesures nécessaires pour corriger les points d’exécution du présent mandat qui ne donneraient pas satisfaction au Client.
Des évaluations seront régulièrement effectuées par la Coordination du Projet pour chaque tranche de services d’une durée de douze (12) mois. Ces évaluations ont pour but d’identifier : (i) le degré d’achèvement des objectifs et du plan de travail, (ii) les points forts mais aussi les points faibles qui méritent une attention particulière, (iii) le plan de formation continue, et (iv) le plan de travail pour les douze (12) mois à venir.
Une première évaluation sera conduite après une période d’essai de Six (06) mois.
OBLIGATIONS DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) VIS-A-VIS DU (DE LA) SPECIALISTE EN PASSATION DE MARCHES
L’UGP remettra au (à la) Spécialiste en Passation des Marchés l’ensemble des documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l’exécution de sa mission. Elle mettra également à sa disposition, les locaux et équipements nécessaires pour assurer une bonne prestation de service. Une évaluation du système de Passation des marchés du Projet sera faite tous les six (06) mois au cours des missions de supervision par la Banque Mondiale.
REMUNERATION ET DUREE DE LA MISSION
Les termes de rémunération se feront conformément à l’Arrêté n°121/PM/033du 29 Juillet 2026, portant sur les rémunérations du Personnel des Projets financés par les Partenaires au Développement et de l’ordonnance ministérielle n°540/075 du 15/07/2025 portant modalités de collecte de la contribution spéciale en application de l’article 66 de la loi budgétaire, exercice de 2025/2026 (Ministère des Finances, du Budget et de la Planification Economique).
La rémunération sera alignée au poste n°04 de la grille salariale
Le/la Spécialiste en Passation des Marchés sera basé(e) à Bujumbura et exercera ses fonctions au sein de l’Unité de Gestion du Projet (UGP). Il/elle sera recruté(e) pour une période qui s’étend jusqu’à la date de clôture du Projet, avec possibilité de renouvellement sur la base d’une évaluation satisfaisante de sa performance, de la disponibilité des ressources du projet et des besoins de mise en œuvre.
QUALIFICATION PROFESSIONNELLES ET ACADEMIQUES
Le/la Spécialiste en Passation des Marchés devra remplir les critères suivants :
- Être titulaire d’un diplôme de niveau au minimum de licence (BAC+4) en passation des marchés, sciences économiques, Droit, administration publique, Commerce, Gestion, ingénieurie ou dans un domaine connexe ;
- Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins trois (3) années dans un poste de passation des marchés dans le secteur public ou privé, ou Avoir exercé des responsabilités jugées similaires pendant au moins cinq (5) ans.
- Disposer d’une excellente connaissance de la Passation des marchés en général,
- Disposer des connaissances sur les procédures de passation des marchés des Banques multilatérales de développement telles que la Banque Mondiale (BM) et/ou la Banque Africaine de Développement (BAD), et/ou des institutions internationales telles que l’Union Européenne les organisations des Nations Unies, etc. Une expérience dans un projet financé par un Bailleur de fonds extérieur, en particulier la Banque Mondiale, constitue un atout ;
- Avoir une parfaite maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; la connaissance de l’anglais constitue un atout ;
- Maîtriser les outils informatiques courants, notamment Word, Excel, PowerPoint et les applications de gestion documentaire ;
- Une certification professionnelle reconnue en passation des marchés ou en gestion de projets constituera un avantage.
CONSTITUTION DU DOSSIER
Les candidats intéressés devront soumettre un dossier comprenant :
- Une lettre de motivation signée ;
- Un curriculum vitae détaillé, mis à jour, daté et signé ;
- Les copies des diplômes et certificats pertinents ;
Les candidats présélectionnés pourront être invités à fournir des informations ou documents complémentaires probants pour justifier leur expérience. Les références professionnelles ainsi que les informations relatives aux compétences techniques et à l’intégrité des candidats pourront faire l’objet de vérifications.
NB : Le candidat devra fournir dans son CV les informations suivantes :
(i) les noms des différents employeurs et bailleurs de fonds, avec la personne de référence ;
(ii) le nombre d’années pour chaque employeur ;
(iii) les marchés principaux sur lesquels le candidat a travaillé en tant que spécialiste en Passation des marchés ou poste similaire ;
(iv) Les principales tâches du candidat pour les différents principaux marchés.
Le CV devra être suffisamment détaillé pour permettre une appréciation qualitative de l‘expérience du candidat.
METHODE ET PROCEDURE DE SELECTION.
Le Consultant sera sélectionné selon la Méthode de Sélection des Consultants Individuels, conformément au Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissement, Septembre 2025 du Groupe de la Banque mondiale (« le Règlement de passation des marchés ») et conformément aux critères exigés au regard des présents termes de référence.
La sélection du (de la) Spécialiste sera effectuée par appel à candidatures ouvert. Le (la) candidat retenu(e) sera sélectionné (e), après avis de non-objection de la Banque Mondiale, sur la base de ses qualifications, de son expérience pertinente, et de sa capacité à réaliser pleinement la mission.
La procédure de sélection comportera deux (2) phases :
1. Phase de présélection des candidats (100 points).
Cette étape sera constituée d’une présélection sur base de dossiers où seront retenus les candidats ayant les qualifications et l’expérience requises pour le poste conformément aux TdRs ci-dessus.
La répartition des notes pour cette phase sera faite dans l’esprit de ne retenir que les candidats ayant le meilleur profil en privilégiant l’expérience pertinente des candidats :
CRITÈRES D’ÉVALUATION DU CV
- Qualifications académiques ........... Points 10
- Expérience professionnelle générale ........... Points 15
- Expérience spécifique en passation des marchés ........ Points 60
- Maîtrise des outils informatiques, y compris STEP .............. Points 10
- Connaissances linguistiques .............. Points 05
TOTAL 100
A cette Phase, seul le candidat (s’il n’y a qu’un (1) seul), ou seuls les deux (2) premiers candidats (s’il n’y en a que deux (2) ou les trois (3) premiers candidats (s’il y en a que trois (3)) ou les quatre (04) premiers candidats (s’il y en a quatre (04) ou plus) ayant reçu une Note Minimale supérieur à 75% seront retenus.
Au cas où aucun des candidats n’aura totalisé la Note Minimale de 75%, il sera alors retenu les trois (3) premiers candidats parmi ceux ayant reçu une Note Supérieure ou Egale à 70% ; sinon, le processus sera relancé.
2. Phase d’interview des candidats présélectionnés (100 points).
Après la non-objection de la Banque mondiale sur les résultats de la présélection, les candidats retenus seront convoqués pour un entretien.
A l’issue du processus, les candidats seront classés par ordre de mérite, après pondération des notes obtenues dans les deux (2) phases de la Sélection.
La répartition des pondérations sera la suivante :
- Note du CV: 70 %
- Note de l’entretien : 30 %
N.B. :
Le Comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser tous les moyens à sa disposition pour s’assurer que les informations qui lui sont communiquées par les candidats sont exactes. En particulier, pour le candidat retenu, il vérifiera l’authenticité du(des) diplôme(s) et attestation(s) présentés (original à l’appui) et s’assurera auprès des anciens employeurs et des personnes citées en référence que ce candidat possède les qualités morales et la probité nécessaires pour assurer la fonction pour laquelle il a été retenu.
Après avis de non-objection sur le rapport de sélection, le candidat retenu pour le poste sera invité à une séance de négociation de son contrat.
