The posting
Ben jij organisatorisch sterk, administratief nauwkeurig en hou je ervan om alles vlot te laten verlopen? Krijg je energie van een veelzijdige functie waarin administratie, planning en technisch inzicht samenkomen? Dan hebben wij misschien wel de ideale uitdaging voor jou!
Jouw nieuwe uitdaging:
Voor een gevestigde waarde binnen de wereld van technische installaties en onderhoud zijn we op zoek naar een Administratief Medewerker Technische Dienst.
Jobomschrijving
In deze functie ben je een belangrijke schakel binnen de dienst na verkoop. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen achter de technische dienstverlening vlot verlopen en dat de onderhoudstechniekers optimaal ondersteund worden.
Je vormt de verbindende factor tussen klanten, techniekers, leveranciers en interne collega's.
Dankzij jouw organisatietalent en gestructureerde aanpak kunnen interventies efficiënt worden voorbereid en opgevolgd.
Hoe ziet jouw takenpakket eruit?
- Administratieve ondersteuning: Je verzorgt de dagelijkse communicatie via telefoon en e-mail en staat in voor het opstellen en verwerken van offertes, contracten, onderhoudsdocumenten en technische rapporten.
- Daarnaast zorg je ervoor dat alle gegevens correct geregistreerd en bijgewerkt worden in het ERP-systeem.
- Ondersteuning van de techniekers: Je verwerkt werkopdrachten, controleert de geregistreerde prestaties en volgt de bijhorende administratie op. Ook bestelbonnen en materiaalbestellingen behoren tot jouw verantwoordelijkheid.
- Je waakt erover dat de nodige materialen tijdig bij de juiste technieker terechtkomen.
- Planning en coördinatie: Je stelt onderhoudsplanningen op aan de hand van bestaande servicecontracten.
- Wanneer er dringende interventies nodig zijn, schakel je snel en zorg je ervoor dat alles geregeld is: van de communicatie met de klant tot de beschikbaarheid van de technieker en het benodigde materiaal.
- Opvolging van interventies: Je houdt de voortgang van de geplande werkzaamheden nauwlettend in de gaten. Loopt een interventie anders dan voorzien? Dan zorg jij voor de nodige bijsturing en verdere afstemming.
- Facturatie en financiële administratie: Je ondersteunt de financiële verwerking door aankoopfacturen administratief te verwerken en de nodige gegevens voor de facturatie voor te bereiden.
- Je werkt hiervoor nauw samen met de serviceverantwoordelijke en de boekhouding.
- Wachtdienst: Je staat mee in voor het organiseren en opvolgen van de wachtdienstregeling, zodat ook buiten de reguliere werkuren een vlotte dienstverlening gegarandeerd blijft.
- Digitalisering: Je denkt actief mee over het optimaliseren van administratieve processen en ondersteunt de verdere implementatie van digitale toepassingen binnen de dienst na verkoop.
Wie zoeken we?We zoeken vooral iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt en structuur weet te brengen in een omgeving waar geen enkele dag helemaal hetzelfde is.
Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:
- Je beschikt over een bacheloropleiding Office Management of hebt een gelijkwaardig niveau opgebouwd dankzij relevante werkervaring.
- Je werkt vlot met MS Office en nieuwe softwaretoepassingen schrikken je niet af.
- Ervaring met administratieve of financiële processen is mooi meegenomen. Basiskennis boekhouding vormt zeker een troef.
- Je bent communicatief sterk en weet op een professionele manier om te gaan met klanten, techniekers en collega's.
- Je bent een echte organisator die gemakkelijk prioriteiten stelt en het overzicht bewaart.
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
- Je bent flexibel en stressbestendig. Ook wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen, blijf je rustig en oplossingsgericht.
- Je neemt initiatief, denkt graag mee en voelt je zowel in een team als in een zelfstandige rol helemaal op je plaats.
