Skip to content
CV Rocket
Get started
How it worksThe enginePricingBlogContactSign in

Open nowPosted yesterday

HR Administration Specialist (m/w/d)

thales387 open roles

Where
Aarau
Work mode
On site
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowHR Administration Specialist (m/w/d)thales · Aarau

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on thales's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

10.5% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market. thales postings stay open a median of 7 days.

Share of postings closed within
  1. 2.1%1 day
  2. 4.3%3 days
  3. 10.5%7 days
  4. 15.9%14 days
  5. 34.1%30 days
This job: posted yesterday

thales median: 7 days open

The posting

Thales people architect identity management and data protection solutions at the heart of digital security. Business and governments rely on us to bring trust to the billions of digital interactions they have with people. Our technologies and services help banks exchange funds, people cross borders, energy become smarter and much more. More than 30,000 organizations already rely on us to verify the identities of people and things, grant access to digital services, analyze vast quantities of information and encrypt data to make the connected world more secure.

We say HI* ̶ Herzlich willkommen im Thales Team!

*Human Intelligence

Thales in der Schweiz ist Teil eines weltweit führenden Technologiekonzerns in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit, Training und Simulation, Raumfahrt sowie Digitale Identität und Sicherheit. In einer Welt voller Unwägbarkeiten sorgen wir dafür, dass unsere Kunden, Partner und Mitarbeitenden mit Zuversicht und in Sicherheit neue Wege gehen können. Für eine Zukunft, der wir alle vertrauen können.

Say HI* – zu deiner Karriere als

HR Administration Specialist (m/w/d)

Am Standort Aarau #LI-HYBRID

Deine Mission

Du sorgst für reibungslose HR- und Payroll-Prozesse in der Schweiz und begleitest unsere Mitarbeitenden administrativ durch den gesamten Employee Lifecycle. Gemeinsam mit dem HR Operations Team, HR Business Partnern, Führungskräften und externen Partnern stellst du eine zuverlässige, gesetzeskonforme und serviceorientierte HR-Betreuung sicher.

Gleichzeitig bringst du deine Ideen ein, um Abläufe zu optimieren, digitale Lösungen voranzutreiben und die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften kontinuierlich zu verbessern.

HR-Administration und Payroll

  • Von der Einstellung bis zum Austritt koordinierst du sämtliche administrativen HR-Prozesse und sorgst für eine sorgfältige Pflege der Personalstammdaten
  • Arbeitsverträge, Bestätigungen und weitere HR-Dokumente erstellst du zuverlässig und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
  • Als erste Anlaufstelle unterstützt du Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Fragen
  • Die monatliche Payroll bereitest du gemeinsam mit unserem externen Dienstleister vor, prüfst die Lohnresultate und stellst die korrekte Verarbeitung von Mutationen, Abwesenheiten und Arbeitszeiten sicher
  • Bei Fragen zu Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Steuern, Benefits und Zeitmanagement stehst du kompetent zur Seite
  • Auch Jahresendarbeiten, Audits und die Einhaltung der Schweizer arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben gehören zu deinem Verantwortungsbereich

Benefits und HR Service Delivery

  • Unsere Benefits, Versicherungen, Vorsorgelösungen und abwesenheitsbezogenen Prozesse betreust du in Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden
  • HR-Anfragen bearbeitest du über das Ticketing-System, behältst offene Fälle im Blick und sorgst für eine zeitnahe, professionelle Lösung
  • Mit Reports, Statistiken und Auswertungen schaffst du Transparenz und unterstützt die Qualitätssicherung unserer HR-Prozesse

Digitalisierung und Prozessoptimierung

  • Bestehende Abläufe hinterfragst du konstruktiv und entwickelst sie kontinuierlich weiter.
  • Bei der Einführung und Optimierung digitaler HR-Tools, Workflows und Self-Service-Lösungen bringst du dich aktiv ein
  • Durch den gezielten Einsatz von Technologie und Automatisierung reduzierst du manuellen Aufwand und verbesserst Datenqualität sowie Effizienz

Darauf wir freuen uns

  • Eine Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Fachfrau bzw. HR-Fachmann mit eidgenössischem Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in HR Operations, HR-Administration, Payroll oder einer ähnlichen Funktion
  • Fundierte Kenntnisse in Payroll, Zeitmanagement, Schweizer Arbeitsrecht und Sozialversicherungen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2).
  • Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie mit Microsoft 365, vor allem Teams, SharePoint, Forms und Lists
  • Interesse an digitalen Tools, Automatisierung und der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen
  • Von Vorteil sind Kenntnisse in Workday und/oder Abacus, Erfahrung mit externen Payroll-Dienstleistern sowie Einblicke in HR-Digitalisierungsprojekte oder internationale Matrixorganisationen

Das zeichnet dich aus

Du arbeitest strukturiert, präzise und lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick. Eine ausgeprägte Serviceorientierung hilft dir, auf unterschiedliche Anliegen professionell einzugehen und passende Lösungen zu finden. Darüber hinaus überzeugst du durch Teamgeist, Kommunikationsstärke und eine hohe digitale Affinität. Mit sensiblen Daten gehst du jederzeit verantwortungsbewusst und vertraulich um.

Das erwartet dich

Flexibles und mobiles Arbeiten, wo es möglich ist I Teilzeitmodelle zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben I Flexible Ferienangebote mit der Möglichkeit Zusatzferien zu kaufen I Bezahlte Prämien für Unfall- und Krankentaggeldversicherung I Wahlsparplanmodelle für die berufliche Vorsorge I Aktienbeteiligungsprogramm „Sharing Thales“ I Betriebliches Gesundheitsmanagement mit regelmäßigen Aktionen I Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Thales Learning Hub Vorteilsplattform mit Mitarbeitendenvergünstigungen I Du-Kultur über alle Stufen

Für unsere 83’000 Mitarbeitenden in 65 Ländern eröffnen wir zukunftsweisende Perspektiven, verwirklichen individuelle Karrierewege und ermöglichen kreative Freiräume. Dies gelingt durch Mut, Vielfalt und den festen Willen, die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit sicherer und inklusiver zu gestalten. Mit unserer nachhaltigen, werteorientierten Mitarbeiterführung treten wir aktiv für Diversität ein.

Say HI* – Dein Weg zu uns

Wenn die Zeichen der Zeit auf Veränderung stehen, sind unsere internationalen Teams da, um der Komplexität von heute mit den branchenführenden Technologien von morgen zu begegnen. Bist du dabei? Deine Ansprechpartnerin Lisa Ungemach freut sich schon auf deine Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Bitte sorge für eine vollständige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Referenzen und Diplome.

Lisa Ungemach

Talent Acquisition Partner #LI-LU1

*Human Intelligence

At Thales we provide CAREERS and not only jobs. With Thales employing 80,000 employees in 68 countries our mobility policy enables thousands of employees each year to develop their careers at home and abroad, in their existing areas of expertise or by branching out into new fields. Together we believe that embracing flexibility is a smarter way of working. Great journeys start here, apply now!

From $25, paid onceGet the CV for this job

What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against thales's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on thales's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    thales's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

Get the CV for this job
By hand5–10
With CV Rocket100
applications a day

Nearby

Live postings like this one

Same employer first, then the same role elsewhere.

Before you press

Straight answers

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.