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Open nowPosted 42 days ago

Team & Operations Assistant – People, Finance & Administration (f/m/x) - auf 12 Monate befristet

thefemalecompany2 open roles

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Berlin
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Your applicationOpen nowTeam & Operations Assistant – People, Finance & Administration (f/m/x) - auf 12 Monate befristetthefemalecompany · Berlin

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on thefemalecompany's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

7.9% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 1.6%1 day
  2. 3.6%3 days
  3. 7.9%7 days
  4. 14.9%14 days
  5. 34.2%30 days
This job: posted 42 days ago

The posting

Empowering Womanhood

Bei The Female Company sorgen viele Dinge im Hintergrund dafür, dass unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Genau hier kommst du ins Spiel: Du behältst den Überblick, bringst Struktur in unterschiedliche Themen und sorgst dafür, dass organisatorisch alles läuft – von People Administration über Finance Support bis hin zu unserem Berliner Office.

Dabei ist die Rolle bewusst vielseitig: Du bist keine klassische HR Managerin, kein*e reine*r Office Manager*in und auch kein*e klassische*r Executive Assistant. Vielmehr suchen wir eine pragmatische Allround-Person, die gerne Verantwortung übernimmt, mehrere Themen gleichzeitig im Blick behält und selbstständig dafür sorgt, dass Dinge vorangehen.

Die Rolle

Als Team & Operations Assistant arbeitest du an der Schnittstelle zwischen People, Finance, Office und Geschäftsführung. Du unterstützt dort, wo im Tagesgeschäft Organisation, Koordination und ein guter Blick fürs Detail gefragt sind.

Du erkennst, was ansteht, setzt Prioritäten und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Dabei arbeitest du eng mit unserer CEO und dem Team zusammen und übernimmst sowohl wiederkehrende administrative Prozesse als auch spontane organisatorische Themen.

People & HR Administration

  • Pflege und Verwaltung unserer Mitarbeitendendaten und Prozesse in Personio
  • Unterstützung bei On- und Offboardings sowie bei Ein- und Austritten
  • Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
  • Zusammenstellung und Vorbereitung payroll-relevanter Informationen für unseren externen Payroll-Partner
  • Verwaltung von Abwesenheiten, Benefits und weiteren administrativen People-Themen
  • Unterstützung bei einzelnen People-Prozessen und Projekten, z. B. Feedback Cycles oder Team-Umfragen
  • Ansprechpartner*in für das Team bei alltäglichen organisatorischen HR-Fragen

Finance

  • Unterstützung bei der Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
  • Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für den Monatsabschluss
  • Koordination und Nachhalten von administrativen Themen mit internen und externen Ansprechpartner*innen
  • Unterstützung bei weiteren organisatorischen Finance- und Administrationsthemen im Tagesgeschäft

Executive & Team Support

  • Unterstützung unserer CEO bei organisatorischen und administrativen Themen
  • Koordination von Terminen, Meetings und kleineren organisatorischen Projekten
  • Vorbereitung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Teamveranstaltungen
  • Nachhalten & Koordination von offenen To-dos und organisatorischen Themen
  • Unterstützung bei Recherchen und kleineren Projekten, wenn zusätzliche Hände und ein guter organisatorischer Blick gefragt sind

Office & Workplace

  • Organisation und Koordination unseres Berliner Offices
  • Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Getränken und sonstigem Equipment
  • Koordination externer Dienstleister, z. B. Reinigung und weitere Office Services
  • Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post
  • Verwaltung und Ausgabe von Hardware und sonstigem Equipment
  • Vorbereitung des Offices für Meetings, Workshops oder Teamveranstaltungen

Dein Profil

Du bist ein Organisationstalent, hast Spaß daran, Dinge einfach zu machen und voranzubringen und erkennst selbst, wo Unterstützung gebraucht wird und was als Nächstes ansteht.

  • Du hast erste Berufserfahrung in einer organisatorischen, administrativen oder assistierenden Rolle - z. B. im People-, Office-, Operations- oder Executive-Umfeld.
  • Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und selbstständig und kannst auch bei mehreren parallelen Themen gut priorisieren.
  • Du bist hands-on und pragmatisch: Wenn etwas erledigt werden muss, kümmerst du dich darum.
  • Du hast Spaß daran, unterschiedliche Themen und Ansprechpartner*innen zu koordinieren und den Überblick zu behalten.
  • Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um.
  • Idealerweise hast du bereits mit einem HR-System wie Personio gearbeitet oder bringst die Bereitschaft mit, dich schnell einzuarbeiten.
  • Ein grundlegendes Verständnis für administrative HR- und Finance-Prozesse ist ein Plus.
  • Du kommunizierst sicher auf Deutsch und kannst dich auch auf Englisch gut verständigen.
  • Du bist regelmäßig in unserem Berliner Office vor Ort und hast Lust auf eine Rolle, in der persönlicher Austausch und Präsenz eine wichtige Rolle spielen.
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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against thefemalecompany's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on thefemalecompany's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    thefemalecompany's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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