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Dar suporte técnico e administrativo às operações diárias da cooperativa, auxiliando na manutenção da eficácia e eficiência de seus processos.
RESUMO DA DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
- As atividades variam de acordo com a área de atuação. O Assistente Administrativo poderá atuar em Atendimento ao Público, em Ações Administrativas Internas ou em ambas as frentes, conforme sua lotação, as necessidades do serviço e a orientação da liderança. As informações completas encontram-se na descrição de cargos de Assistente Administrativo.
- As atribuições abaixo representam possibilidades de atuação do cargo e não exigem a execução de todas as atividades por todos os ocupantes. A liderança define as rotinas aplicáveis ao setor, observando a capacitação, os procedimentos institucionais, os acessos autorizados e os limites de responsabilidade do cargo.
- A distribuição das atividades deve preservar a natureza administrativa do cargo e observar o contrato de trabalho, o plano de cargos e salários e os instrumentos coletivos aplicáveis.
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PRINCIPAIS ENTREGAS: Atendimento cordial, informações administrativas claras e encaminhamento adequado das demandas;Cadastros, documentos e lançamentos corretos, organizados e atualizados; Controles e relatórios confiáveis, com acompanhamento de prazos e pendências.
ÁREAS DE ATUAÇÃO
1 Atendimento ao Público:
Aplicável aos profissionais lotados em recepção, atendimento, autorização e demais setores com relacionamento direto com beneficiários, pacientes, acompanhantes, cooperados, prestadores, fornecedores e outros públicos, conforme a unidade.
a) Recepção e orientação:
- Acolher e atender o público presencialmente, por telefone e pelos canais institucionais, com cordialidade, clareza, discrição e respeito.
- Identificar a necessidade apresentada e orientar sobre serviços, horários, documentos necessários, agendamentos e fluxos de atendimento, utilizando informações oficialmente disponibilizadas.
-Organizar o fluxo administrativo de atendimento e direcionar o usuário ao setor responsável, observando prioridades e procedimentos institucionais.
-Realizar, confirmar, alterar ou cancelar agendamentos, quando essa atividade integrar a rotina do setor e estiver autorizada.
b) Registros e acompanhamento das demandas
- Receber, conferir e atualizar dados cadastrais e documentos nos sistemas autorizados, comunicando inconsistências e solicitando complementações.
- Receber, registrar e protocolar solicitações, dúvidas, reclamações, elogios e sugestões, encaminhando-os aos responsáveis pelos canais previstos.
- Acompanhar pendências e prazos das demandas sob sua responsabilidade, registrar as tratativas e informar ao usuário o andamento e os retornos administrativos disponíveis.
- Apoiar a organização documental da recepção e dos atendimentos nos Recursos Próprios, conforme o fluxo do setor.
c) Autorizações e suporte aos serviços:
- Receber e conferir administrativamente solicitações, guias e documentos relacionados a autorizações, reembolsos e intercâmbio, quando essas rotinas integrarem a lotação.
- Consultar informações cadastrais e contratuais e registrar movimentações de guias e solicitações conforme regras parametrizadas e alçadas autorizadas.
- - Encaminhar exceções, situações de insatisfação e demandas que excedam sua competência à liderança ou à área responsável.
2 Ações Administrativas Internas em Qualquer Setor
Aplicável ao apoio administrativo dos diferentes setores da Operadora e dos Recursos Próprios. As atividades serão executadas conforme a lotação, os procedimentos da área, a capacitação e os acessos concedidos ao colaborador.
-Controle de documentos: Executar cadastros, consultas, registros, lançamentos e atualizações nos sistemas institucionais.
-Apoio às rotinas do setor: - Prestar apoio administrativo aos processos de compras, suprimentos, contratos, faturamento, contas a pagar e a receber, gestão de pessoas e demais áreas, conforme a lotação e sob orientação dos responsáveis.
-Lançamento de notas fiscais em sistema institucional: Receber notas fiscais e documentos de suporte; conferir identificação do emitente e destinatário, número, série, data, valor e correspondência com a solicitação, pedido ou contrato.
3 Responsabilidades comuns às duas frentes
- Cumprir procedimentos, políticas, normas de segurança e prazos aplicáveis às atividades executadas.
- Proteger informações pessoais, dados de saúde e documentos institucionais, utilizando os acessos necessários ao trabalho e os canais autorizados.
- Comunicar erros, incidentes, riscos e não conformidades e colaborar nas ações de melhoria sob orientação da liderança.
- Apoiar a atualização de procedimentos, a organização de evidências e o fornecimento de dados para indicadores e auditorias.
- Apoiar a integração de colegas nas rotinas para as quais esteja capacitado.
- Executar outras atividades administrativas correlatas, compatíveis com a formação, a capacitação e o nível de responsabilidade do cargo, mediante orientação da liderança.
