The posting
ZAKRES ZADAŃ, OBOWIĄZKÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI: Wsparcie organizacyjne i administracyjne Biura Komunikacji UO: bieżąca obsługa administracyjna biura oraz wsparcie organizacyjne dyrektora, zastępcy dyrektora i zespołu, obsługa korespondencji, dokumentacji i elektronicznego obiegu dokumentów (EZD), przygotowywanie pism, notatek, zestawień oraz monitorowanie terminów, organizowanie spotkań, briefingów, konferencji prasowych i wizyt, w tym uzgadnianie terminów, rezerwacji, zaplecza technicznego oraz obsługi logistycznej, przygotowywanie dokumentacji zamówień, zapotrzebowań i rozliczeń oraz współpraca z jednostkami administracyjnymi uczelni, organizacyjne wsparcie Forum Biznesu UO oraz wydarzeń i przedsięwzięć realizowanych przez Biuro Komunikacji.
Operacyjne wsparcie rzecznika prasowego i komunikacji uczelni: tworzenie i aktualizowanie kalendarium najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Opolskiego, zbieranie informacji z wydziałów i jednostek oraz przygotowywanie zestawień dla rzecznika prasowego, przygotowywanie projektów prostych komunikatów informacyjnych, zaproszeń dla mediów, zapowiedzi wydarzeń, przypomnień i krótkich materiałów prasowych, przygotowywanie i obsługa zbiorowych wysyłek e-mailowych (mass mailing), w tym dystrybucja zatwierdzonych materiałów do mediów i wybranych grup odbiorców, prowadzenie i aktualizowanie baz kontaktowych mediów, partnerów i jednostek uczelni, wsparcie przy obsłudze zapytań dziennikarskich, organizowaniu rozmów z ekspertami, przygotowywaniu briefingów i kompletowaniu materiałów dla redakcji, współpraca z osobami odpowiedzialnymi za serwis internetowy UO, media społecznościowe i komunikację wewnętrzną przy zbieraniu oraz przekazywaniu informacji.
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pozostali pracownicy obsługi biurowej język obcy - angielski, w mowie: B1 - średnio zaawansowany, w piśmie: B1 - średnio zaawansowany wykształcenie wyższe, preferowane kierunki związane z komunikacją społeczną, dziennikarstwem, mediami cyfrowymi, marketingiem, public relations lub pokrewnymi obszarami - Doświadczenie w pracy administracyjnej, obsłudze biura, sekretariatu lub organizacyjnym wspieraniu zespołu. Angielski B1 Intermediate (średnio zaawansowany) PODSTAWOWE WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE:
-Wykształcenie wyższe. -Doświadczenie w pracy administracyjnej, obsłudze biura, sekretariatu lub organizacyjnym wspieraniu zespołu. -Bardzo dobra znajomość języka polskiego oraz umiejętność przygotowywania poprawnych językowo i stylistycznie pism, wiadomości, zaproszeń i krótkich komunikatów. -Biegłość w obsłudze pakietu biurowego, poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych, kalendarzy i narzędzi współpracy zespołowej. -Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność, terminowość i umiejętność ustalania priorytetów. -Komunikatywność, inicjatywa, umiejętność współpracy z różnymi osobami i jednostkami oraz profesjonalne podejście do kontaktów z otoczeniem uczelni. -Dyskrecja, odpowiedzialność i umiejętność pracy z informacjami wymagającymi zachowania poufności. -Komunikatywna znajomość języka angielskiego umożliwiająca prowadzenie podstawowej korespondencji organizacyjnej i kontakty z zagranicznymi interesariuszami.
DODATKOWE KRYTERIA KWALIFIKACYJNE: -Doświadczenie w pracy w biurze prasowym, dziale komunikacji, PR, administracji uczelni lub instytucji publicznej. -Znajomość systemu EZD albo innych narzędzi elektronicznego obiegu dokumentów. -Doświadczenie w organizacji wydarzeń, konferencji, spotkań lub współpracy z mediami. -Umiejętność obsługi narzędzi do mailingów, prostych systemów publikacji treści oraz przygotowywania podstawowych materiałów informacyjnych. -Znajomość podstaw ochrony danych osobowych, archiwizacji dokumentacji i procedur administracyjnych, -Doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji zamówień i rozliczeń oraz współpracy z dostawcami usług. -Umiejętność tworzenia prostych materiałów graficznych, w tym zaproszeń, plansz informacyjnych i grafik do mediów społecznościowych, z wykorzystaniem narzędzi takich jak Canva lub równoważnych. -Praktyczna umiejętność obsługi mediów społecznościowych, w tym przygotowywania, planowania i publikowania treści oraz moderowania komentarzy i wiadomości.
