Skip to content
CV Rocket
Get started
How it worksThe enginePricingBlogContactSign in

Open nowPosted 3 days ago

Administrative & Reporting Assistant

Vivaldis Interim

Where
de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad, Belgium
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowAdministrative & Reporting AssistantVivaldis Interim · de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad, Belgium

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on Vivaldis Interim's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

13.6% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 2.3%1 day
  2. 4.7%3 days
  3. 13.6%7 days
  4. 21.9%14 days
  5. 36.9%30 days
  6. 59.0%60 days
This job: posted 3 days ago

The posting

Administrative & Reporting Assistant

  • Locatie: Brussel (Kunstlaan – vlot bereikbaar met het openbaar vervoer)
  • Arbeidsregime: Voltijds
  • Contract: Vast contract (onbepaalde duur) / Optie vast
  • Sector: Publiek & commercieel vastgoed / Facility & Support Management

Over het bedrijf

Voor onze klant, een toonaangevende institutionele speler in de ontwikkeling en het beheer van duurzaam vastgoed in België, zoeken wij een gedreven Administrative & Reporting Assistant.

Je maakt deel uit van het departement Public Real Estate & Finance (PRE&F), dat betrokken is bij grootschalige publiek-private samenwerkingen (PPS) van nationaal belang (zoals de programma's Scholen van Morgen / Scholen van Vlaanderen, met investeringen van meer dan een miljard euro voor de modernisering van schoolinfrastructuur).

Functieomschrijving

Als centrale spilfiguur binnen het team zorg je voor een vlekkeloos verloop van alle administratieve processen en een nauwgezette opvolging van de operationele rapportering ten behoeve van projectleiders, contractmanagers en het management.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

  • Administratieve ondersteuning & secretariaat:
  • Opstellen, opmaken en opvolgen van contractuele en administratieve correspondentie op verzoek van de Project & Contract Managers.
  • Beheren van functionele mailboxen (sorteren, verdelen, beantwoorden) en instaan voor het telefonisch onthaal.
  • Documentbeheer & archivering:
  • Zorgen voor de digitale archivering van officiële documenten (verslagen, bijlagen, contracten, enz.).
  • Centraliseren en uploaden van documenten en gegevens op het ondersteuningsplatform (Axxerion).
  • Rapportering & dataverwerking:
  • Verzamelen, controleren en structureren van operationele project- en werfgegevens.
  • Actief meewerken aan de voorbereiding, het opstellen en de opvolging van kwartaalrapporten.
  • Coördinatie & presentaties:
  • Up-to-date houden van de jaarlijkse contactgegevens van stakeholders en partners.
  • Ondersteunen bij het opmaken en verzorgen van interne en externe PowerPoint-presentaties.

Jouw profiel

  • Opleiding & Ervaring: Een hogere administratieve opleiding (Bachelor Office Management, Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring) met minstens 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol (bij voorkeur binnen vastgoed, bouw of een corporate omgeving).
  • Talenkennis: Uitstekende beheersing van het N*ederlands en zeer goede professionele kennis van het F*rans. Kennis van het E*ngels is een pluspunt.
  • IT-vaardigheden: Grondige kennis van de gangbare Office-tools (MS Word, PowerPoint, Outlook) en een sterke beheersing van Excel voor gegevensverwerking. Ervaring met vastgoed- of ERP-software (bv. Axxerion) is een extra troef.
  • Persoonlijke competenties:
  • Nauwkeurig, gestructureerd en met veel oog voor detail.
  • Sterk in prioritering en multitasken, met behoud van het overzicht.
  • Oplossingsgericht, proactief en zelfstandig, maar tevens een echte teamspeler.
  • Positieve ingesteldheid ten opzichte van repetitieve taken, met continue focus op kwaliteit.

Posting text belongs to the employer. Removal requests: contact us.

From $25, paid onceGet the CV for this job

What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against Vivaldis Interim's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on Vivaldis Interim's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    Vivaldis Interim's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

Get the CV for this job
By hand5–10
With CV Rocket100
applications a day

Nearby

Live postings like this one

Same employer first, then the same role elsewhere.

Before you press

Straight answers

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.