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Open nowPosted 3 days ago

Office & Finance Manager:in (m/w/d)

VIVI MARI GmbH4 open roles

Where
Köln
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowOffice & Finance Manager:in (m/w/d)VIVI MARI GmbH · Köln

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on VIVI MARI GmbH's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

13.4% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 2.2%1 day
  2. 4.6%3 days
  3. 13.4%7 days
  4. 21.6%14 days
  5. 36.2%30 days
  6. 59.0%60 days
This job: posted 3 days ago

The posting

Deine Aufgaben

  • Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
  • Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
  • Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
  • Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
  • Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
  • Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
  • HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
  • Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
  • Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
  • Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
  • Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
  • Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
  • Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
  • Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
  • Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
  • Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
  • Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
  • Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

  • Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Hybrid (Office & Homeoffice)
  • Rabatte auf unsere Produkte
  • Teamevents
  • Office in Bestlage
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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against VIVI MARI GmbH's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on VIVI MARI GmbH's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    VIVI MARI GmbH's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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Before you press

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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