The posting
Vill du ha en nyckelroll på ett internationellt huvudkontor där service, koordinering och människor står i centrum? Trivs du i en synlig roll med stort eget ansvar och vill vara med och skapa en professionell arbetsplatsupplevelse i en entreprenöriell miljö? Då kan detta vara rätt nästa steg för dig. Vi söker nu en Office Coordinator till ett internationellt investmentbolag med tydligt fokus på hållbarhet och samhällspåverkan. Företaget investerar i verksamheter som bidrar till att lösa globala utmaningar inom bland annat klimat, hälsa och social utveckling, samtidigt som man skapar långsiktigt värde genom sina investeringar. Bolaget har cirka 60 medarbetare fördelade på flera internationella kontor i Europa och USA. Huvudkontoret ligger centralt i Stockholm och fungerar som nav för flera av koncernens centrala funktioner. Kulturen präglas av hög kompetens, stort engagemang, korta beslutsvägar och ett nära samarbete mellan kontoren. Här möts du av en prestigelös, varm och entreprenöriell miljö där initiativtagande och ansvarstagande uppmuntras. OM ROLLEN Som Office Coordinator blir du den naturliga samordningspunkten på Stockholmskontoret och ansvarar för att skapa en professionell, välkomnande och välfungerande arbetsplats för både medarbetare och besökare. Du är företagets ansikte utåt och arbetar brett med allt från reception, service och kontorsdrift till koordinering av möten, event och internationella kontakter. Rollen kombinerar operativt arbete med administration och utveckling av kontorsmiljön, vilket gör den både varierad och social. Du arbetar nära verksamheten, har många kontaktytor och får en central roll i att säkerställa att vardagen fungerar smidigt för organisationen. Exempel på arbetsuppgifter
Ansvara för reception och professionellt mottagande av besökare
Säkerställa att kontoret är representativt, välorganiserat och välkomnande
Koordinera möten, konferenser och besöksarrangemang
Hantera beställningar av kontorsmaterial, frukost, fika och catering
Ansvara för kontakt och uppföljning av externa leverantörer
Stötta vid planering och genomförande av interna och externa event
Administrativ hantering av fakturaunderlag, kvitton och dokumentation
Bidra till trivsel, kultur och medarbetarupplevelse på kontoret
Delta i internationella samarbetsforum tillsammans med kollegor på företagets övriga kontor
Vid behov koordinera resor och logistik för medarbetare och besökare
DIN PROFIL Vi tror att du har erfarenhet från en serviceintensiv miljö där värdskap, bemötande och koordinering varit en naturlig del av din vardag. Du kan exempelvis komma från hotell, reception, hospitality, event eller annan serviceorienterad verksamhet. För att trivas i rollen ser vi att du är en person som uppskattar ansvar och som får energi av att skapa struktur, ordning och en positiv upplevelse för andra. Vi söker dig som är:
Serviceminded och relationsskapande
Självständig och initiativtagande
Strukturerad och lösningsorienterad
Trygg, prestigelös och professionell
Van att hantera många kontaktytor samtidigt
Diskret och omdömesgill i situationer som kräver integritet
Vi ser gärna att du har:
Erfarenhet från reception, kontorsservice, hospitality eller liknande roll
Goda kunskaper i Microsoft 365
Mycket god administrativ förmåga
Flytande engelska och svenska i tal och skrift
God digital vana och intresse för nya arbetssätt och verktyg
Erfarenhet av event, möteskoordinering eller kontorsansvar är meriterande
OM ORGANISATIONEN Det här är en möjlighet för dig som vill arbeta i en internationell och professionell miljö där du får ta ett helhetsansvar för kontorsupplevelsen. Du blir en viktig kulturbärare och får stor möjlighet att påverka, utveckla och sätta din prägel på rollen. Samtidigt blir du en del av ett bolag som kombinerar affärsmässighet med ett tydligt syfte att bidra till en mer hållbar framtid. DIN ANSÖKAN TALENT SPEAKS LOUDER Detta är en konfidentiell rekrytering som hanteras av Wise Admin. Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation. Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!
