The posting
Yugo ist weltweit ein vertrauenswürdiger Anbieter von Studierendenunterkünften. Jeden Tag bringen wir junge Menschen mit Chancen und Studierende mit großartigen Wohnorten zusammen. Bei Yugo machen wir die Dinge bewusst anders: Im Mittelpunkt stehen Menschen, Nachhaltigkeit und Leidenschaft.
Unsere Service- und Verkaufsassistentinnen und -assistenten sind Teil eines internationalen Teams engagierter Yugo-Mitarbeitender. Als #Futureshapers möchten sie das Leben unserer Studierenden und Kolleginnen und Kollegen positiv beeinflussen und aktiv mitgestalten.
In dieser Rolle bist du ein zentrales administratives Mitglied des Teams. Du trägst dazu bei, unseren Studierenden ein bestmögliches Wohnerlebnis zu bieten, unterstützt sie im Alltag und förderst ein hohes Maß an Engagement, Servicequalität und Gemeinschaft in unseren Häusern.
Wichtige Aufgaben
1. Das Studierendenerlebnis aktiv gestalten
- Unsere Studierenden und Besucherinnen und Besucher persönlich kennenlernen, freundlich begrüßen und aktiv mit ihnen in Kontakt treten; dabei den Empfang betreuen und jederzeit für ein einladendes Erscheinungsbild sorgen.
- Studierende unterstützen, indem du ihnen Orientierung gibst, Informationen bereitstellst und sie bei Fragen rund um ihr Wohlbefinden an geeignete Stellen verweist.
- Monatlich Veranstaltungen organisieren und bewerben, die zu unseren drei Säulen passen und dazu beitragen, dass unsere Studierenden ihr bestes Leben führen können: YugoEco: Unser Engagement für eine bessere Welt und ein nachhaltiges Umfeld für unsere Studierenden und Teams. YuPro: Angebote und Impulse, die Studierende auf das Berufsleben vorbereiten und sie dabei unterstützen, wichtige Zukunftskompetenzen zu entwickeln. YuGrow: Aktivitäten, die die ganzheitlichen Bedürfnisse unserer Studierenden berücksichtigen und ihr körperliches, emotionales und soziales Wohlbefinden stärken.
2. Kommunikation steuern
- Die gesamte Kommunikation mit aktuellen und zukünftigen Bewohnerinnen und Bewohnern koordinieren.
- Verkaufschancen durch schnelle, proaktive Nachverfolgung von Anfragen und exzellenten Kundenservice verbessern.
- Berichte und weitere schriftliche Unterlagen für interne und externe Zwecke vorbereiten.
- Das Engagement auf unseren Social-Media-Plattformen verfolgen und fördern sowie Beiträge für interne und externe Kanäle vorbereiten und veröffentlichen.
3. Unsere Häuser und Arbeitsabläufe verwalten
- Allgemeine administrative Aufgaben übernehmen, z. B. Telefonate führen, E-Mails beantworten, schriftliche Korrespondenz erstellen, Dokumente verwalten und Recherchen unterstützen.
- Buchungen, Check-ins und Check-outs, vorzeitige Auszüge sowie no-show bearbeiten.
- Unterlagen und Welcome Packages für neue Bewohnerinnen und Bewohner vorbereiten.
- Während der Sommersaison unterstützen, insbesondere bei Auszügen, Übergaben und Abstimmungen mit Bewohnerinnen und Bewohnern.
- Bürobedarf und Arbeitsmaterialien verwalten sowie einen aktuellen Bestand an Ausstattung und Ressourcen führen.
- Büro- und Informationssysteme gemäß DSGVO und geltenden lokalen Vorschriften pflegen und kontinuierlich verbessern.
- Eingehende E-Mails im PAT-System erfassen, nachverfolgen und weiterleiten.
- Bestellungen vorbereiten und einreichen, Lieferantenzahlungen bearbeiten, Zahlungsberichte zum Monatsende erstellen sowie Zahlungen, Kautionen und Rückerstattungen von Studierenden verwalten.
- Den Residence Manager und Assistant Manager bei der Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen im Gebäude unterstützen, einschließlich Dokumentation, Terminplanung und Koordination von Wartungsmaßnahmen.
- Dinge möglich machen: Den General Manager oder Assistant Manager bei Bedarf durch die Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben unterstützen.
4. Den Sales-prozess unterstützen
- Mietbuchungen, Zimmerzuteilungen und Besichtigungstermine für potenzielle Bewohnerinnen und Bewohner verwalten.
- Bei Bedarf das Forderungsmanagement sowie Zahlungspläne für Studierende unterstützen.
- Inspektionen von Wohnungen, Zimmern und Küchen durchführen und bei Bedarf entsprechende Gebühren veranlassen.
Was gehört außerdem dazu?
Diese Stellenbeschreibung dient als Orientierung. Die aufgeführten Aufgaben sind nicht abschließend; je nach Bedarf können weitere, zur Position passende Aufgaben hinzukommen. Die Rolle erfordert zudem eine gewisse Flexibilität hinsichtlich Arbeitstagen und Arbeitszeiten. Gelegentlich können Einsätze am Abend oder am Wochenende erforderlich sein, insbesondere in arbeitsintensiven Zeiten.
Requirements
- Kundenorientierung: Du sorgst dafür, dass unsere Studierenden eine bestmögliche Erfahrung machen, und gehst sicher und lösungsorientiert mit unterschiedlichen Anliegen und Unterstützungsbedarfen um.
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, freundlich und professionell – mündlich wie schriftlich, idealerweise auch auf Englisch.
- Proaktivität und Organisation: Du handelst eigenständig, erkennst Bedürfnisse frühzeitig und reagierst zuverlässig und strukturiert auf Anliegen von Studierenden und Kolleginnen und Kollegen.
- Administrative Kompetenz: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools und Microsoft-Programmen wie Outlook, Excel, Word und PowerPoint.
Erfahrung und Kenntnisse
Erforderlich:
- Einschlägige Erfahrung in einer administrativen Funktion.
- Ausgeprägte Kundenservice- und Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, auf allen Ebenen professionell mit Menschen in Kontakt zu treten – mündlich und schriftlich.
- Proaktive Arbeitsweise, starke Problemlösungskompetenz und Eigeninitiative.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, regelmäßig mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten.
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Online-Systemen und Datenbanken.
- Resilienz, Anpassungsfähigkeit und ein ausgeprägtes Bewusstsein für kulturelle Vielfalt.
Wünschenswert:
- Erfahrung im Bereich Studierendenwohnen oder Wohnungsverwaltung.
- Erfahrung im Gastgewerbe, im Vertrieb oder im Kundenservice.
Gehaltsvorstellung: Eur 18,000
