The posting
Job Description
Har du en ekonomisk utbildning och erfarenhet av projekt- och/eller ekonomiadministration? Är du strukturerad och serviceinriktad och vill använda din ekonomiska kompetens i en administrativ roll där du ger våra projektledare bättre förutsättningar att fokusera på kunder, leveranser och projektledning?
Nu söker vi en projektkoordinator med ekonomisk bakgrund som ska ge administrativt och operativt stöd till projektledare inom hela WSP:s sektor Earth & Environment. Rollen får en bred kontaktyta inom verksamheten och blir en viktig länk mellan projektledare, ekonomi, fakturering, inköp och andra interna stödfunktioner. Organisatoriskt kommer du att tillhöra en av våra subsektorer inom Earth & Environment. Slutlig organisatorisk placering fastställs i samband med rekryteringen.
Om rollen Som projektkoordinator avlastar du våra Project Managers, PM, med strukturerad projektadministration och operativ hantering i vårt affärssystem Horizon. Du bidrar till korrekta och effektiva projektstarter och hjälper till att säkerställa att underlag, projektstruktur och administrativa uppgifter är kompletta inför projektledarens granskning och godkännande.
Du arbetar på uppdrag av Project Manager och, vid behov, Project Director. Projektledaren behåller det samlade ansvaret för uppdragets kommersiella förutsättningar, risk, leverans, ekonomi och godkännanden. Din roll är att förbereda, administrera, kvalitetssäkra och följa upp de delar som ligger inom koordinatorns ansvarsområde.
Rollen är i grunden administrativ. Din ekonomiska kompetens är en viktig tillgång för att förstå och kvalitetssäkra budgetunderlag, fakturering och projektekonomi, men tjänsten är inte en controller- eller ekonomtjänst och innebär inget eget budget- eller resultatansvar.
Rollen stödjer projekt inom hela Earth & Environment. Det innebär att du kommer att samarbeta med projektledare och stödfunktioner i olika delar av landet och inom flera av sektorns verksamhetsområden. Samarbete och kompetensdelning med övriga projektkoordinatorer inom sektorn och på bolaget kommer att vara naturlig del av det dagliga arbetet.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter I rollen kommer du bland annat att:
- förbereda och administrera affärsmöjligheter och direktprojekt i Horizon
- samla in, kontrollera och registrera underlag från projektledare och andra berörda roller
- kvalitetssäkra kunduppgifter, juridisk enhet, avtal, beställningar, faktureringskrav, referenser och kontaktuppgifter
- skapa och/eller förbereda projekt i våra system
- registrera projektroller samt ta fram Work Breakdown Structure, WBS, dvs delaktiviteter till projekten, och budgetunderlag
- assistera vid uppföljning av projektekonomi och faktureringsunderlag
- skapa eller förbereda Purchase Requisitions för projektinköp
- ge administrativt stöd vid ändringar i roller, resurser, WBS, aktiviteter, budget och faktureringsunderlag
- samverka med Project Managers, Project Directors och Finance
- uppmärksamma återkommande brister och bidra till förbättrade och mer enhetliga arbetssätt.
Ansvar och mandat Du ansvarar för att överenskomna administrativa aktiviteter genomförs korrekt, spårbart och i rätt tid. Du identifierar saknade uppgifter och avvikelser samt ser till att frågor eskaleras till ansvarig projektledare. Rollen innebär inte att självständigt fatta beslut om projektens omfattning, ersättningsform, budget, risk eller avtalsvillkor. Kommersiella och tekniska bedömningar, riskhantering samt slutliga godkännanden ligger kvar hos behörig Project Manager, Project Director eller annan utsedd beslutsfattare.
Kvalifikationer Vi söker dig som har:
- eftergymnasial utbildning inom ekonomi, exempelvis på högskole- eller yrkeshögskolenivå
- erfarenhet av ekonomiadministration, projektadministration eller liknande administrativt och koordinerande arbete
- god systemvana och förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala arbetssätt
- förståelse för sambanden mellan avtal, budget, projektstruktur, resurser, inköp och fakturering
- god förmåga att kommunicera på svenska och engelska
- förmåga att arbeta på engelska i det dagliga arbetet och att samarbeta med kollegor i andra länder
- förmåga att hantera flera parallella ärenden och samarbeta med olika roller och delar av organisationen.
Erfarenhet av affärs- eller projektstyrningssystem är meriterande. Erfarenhet av Horizon eller liknande Enterprise Resource Planning-system, ERP-system, samt arbete med projektstarter, faktureringsunderlag, inköpsrekvisitioner eller projektuppföljning är särskilt relevant för rollen.
Vem är du? För att lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, noggrann och proaktiv, med god känsla för siffror och detaljer. Du trivs med administrativt arbete och har ett serviceinriktat arbetssätt, men är samtidigt tydlig med vilka underlag som krävs för att ett ärende ska kunna hanteras korrekt.
Du tycker om att skapa ordning, följa upp öppna frågor och bidra till att arbetet blir rätt från början. Du är bekväm med många kontaktytor och kan anpassa din kommunikation efter olika mottagare. När något är oklart tar du initiativ till att reda ut frågan och involverar rätt beslutsfattare.
Eftersom rollen stödjer hela Earth & Environment behöver du kunna arbeta självständigt i en geografiskt spridd organisation och bygga goda samarbeten digitalt såväl som på våra kontor.
Vi erbjuder Hos WSP blir du en del av en global organisation med bred kompetens inom miljö, mark och vatten. Earth & Environment arbetar med uppdrag för både privata och offentliga kunder och bidrar till en hållbar samhällsutveckling.
Du får en verksamhetsnära roll med möjlighet att:
- bidra till effektivare och mer kvalitetssäkrade projektstarter
- skapa konkreta förbättringar för projektledare och projektteam
- utveckla gemensamma arbetssätt inom Earth & Environment
- bygga ett brett nätverk inom WSP
- bidra till bättre samverkan mellan verksamheten och våra stödfunktioner.
Placeringsort Stockholm. Organisatorisk tillhörighet inom Earth & Environment fastställs i samband med rekryteringen.
Anställningen Tillsvidareanställning på heltid. Tillträde sker enligt överenskommelse.
Ansökan Skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast 30:e november. Urval kommer att ske löpande så vänta inte med din ansökan. Vi ser fram emot din ansökan!
Kontakt För mer information om tjänsten, kontakta: Jens Linde Experienced Advisor Talent Attraction
Kontakt från rekryteringsföretag samt CV- och annonssäljare undanbedes.
OM WSP I SVERIGE WSP är en av världens ledande teknikkonsulter. Med en enastående bredd av ingenjörer, rådgivare och forskare förenas våra globala talanger för att utveckla lokala lösningar.
WSP är verksamma i över 50 länder och har cirka 73 000 medarbetare, eller som vi säger Visionärer. På WSP i Sverige jobbar cirka 3 800 konsulter med att leverera innovativa projekt inom transport, infrastruktur, byggnation, miljö, projektledning, strategisk rådgivning och energi.
Följ oss gärna på WSP Sverige (LinkedIn), WSP Sverige (Facebook), eller @wspsweden (Instagram) för en närmare inblick i vår verksamhet samt hur en dag i arbetet kan se ut för våra medarbetare.
