Starszy Specjalista ds. administracji i obsługi biura (K/M)

W firmie Advanced Protection Systems SA tworzymy unikatowe systemy antydronowe bazując na najnowszych technologiach radarowych. Samodzielnie projektujemy i produkujemy wszystkie elementy: od układów scalonych, przez elektronikę, mechatronikę, aż po zaawansowane oprogramowanie i finalną implementację. Dzięki naszym nowatorskim rozwiązaniom wykrywamy wszelkie poruszające się obiekty, nawet tak trudne do wykrycia jak drony klasy mikro czy niewielkie ptaki. Nasza technologia została z sukcesem wdrożona w wielu wymagających branżach, takich jak: obronność i bezpieczeństwo, infrastruktura krytyczna i rządowa, a także na lotniskach.

Zakres obowiązków:

1. Facility Management i środowisko pracy

• Koordynacja procesów związanych z facility management oraz bieżącym funkcjonowaniem powierzchni biurowej.
• Dbałość o standard, funkcjonalność i estetykę powierzchni oraz stanowisk pracy.
• Koordynacja zakupu, wyposażenia, relokacji i wymiany mebli oraz wyposażenia biurowego.
• Koordynacja prac technicznych, konserwacyjnych i serwisowych oraz monitorowanie jakości ich realizacji.
• Identyfikowanie potrzeb i inicjowanie usprawnień w zakresie organizacji przestrzeni i środowiska pracy.

2. Serwis sprzątający

• Koordynacja pracy wewnętrznego serwisu sprzątającego.
• Zapewnienie odpowiednich standardów czystości i porządku.
• Monitorowanie jakości usług oraz organizacja działań korygujących i dodatkowych prac.

3. Dostawcy i zaopatrzenie

• Koordynacja współpracy z dostawcami usług, materiałów, zaopatrzenia i wyposażenia biurowego.
• Monitorowanie jakości, terminowości i zgodności realizowanych usług z uzgodnionymi standardami.
• Koordynacja zamówień i bieżącego zaopatrzenia biura.
• Weryfikacja stanów magazynowych, a także pozyskiwania ofert i optymalizacja kosztów.

4. BHP i ochrona środowiska

• Wsparcie działań związanych z zapewnieniem bezpiecznego i zgodnego ze standardami środowiska pracy.
• Współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie BHP oraz ochrony środowiska i właściwego gospodarowania odpadami.
• Wsparcie w zakresie raportowania środowiskowego i obsługi BDO.

5. Pozostałe

• Wsparcie w zakresie zapewnienia sprawnej organizacji wizyt oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa i kontroli dostępu w biurach.
• Współpraca z pracownikami, ochroną, recepcją i innymi interesariuszami.

• 3–5 lat doświadczenia w administracji, office management, facility management lub podobnym obszarze.
• Doświadczenie w koordynacji procesów administracyjnych i współpracy z dostawcami.
• Praktyczna znajomość organizacji i utrzymania powierzchni biurowej.
• Wysoko rozwinięte kompetencje organizacyjne i komunikacyjne.
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywność.
• Umiejętność koordynowania wielu procesów i ustalania priorytetów.
• Orientacja na jakość, klienta wewnętrznego i ciągłe doskonalenie.
• Dobra znajomość Google Workspace.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym komunikację biznesową będzie atutem - B2.

• Prawo jazdy kat. B.

Oferujemy:

• Stabilne warunki pracy w dynamicznie rozwijającej się branży;
• Umowę o pracę jako formę zatrudnienia;
• Niekorporacyjną atmosferę oraz dużą samodzielność w pracy;
• Program poleceń pracowniczych;
• Pakiet benefitów: dofinansowanie do studiów/kursów, szkolenia, dofinansowanie do Multisport i Medicover, ubezpieczenia grupowe;
• Imprezy integracyjne: bawimy się na mniejszych i większych spotkaniach oraz celebrujemy sukcesy.