The posting
Arbetsbeskrivning Som Chef Executive Support & Office Management får du en central roll i organisationen med två huvudsakliga ansvarsområden: att vara Executive Assistant till VD samt att bygga upp och ansvara för AP4:s samlade funktion för Executive Support och Office Management. Tillsammans med ytterligare två medarbetare kommer du att utveckla en funktion som skapar struktur, service och effektiva arbetssätt för såväl VD och ledning som organisationen i stort.
Du kommer primärt arbeta nära VD i den dagliga planeringen och ansvarar för att koordinera, prioritera och förbereda så att vardagen fungerar effektivt. VD har en hög aktivitetsnivå med många interna och externa kontaktytor, vilket innebär att du behöver kunna arbeta självständigt, fatta egna beslut och ligga steget före utan möjlighet till ständig avstämning.
Parallellt har du ett övergripande ansvar för Office Management och utvecklingen av AP4:s kontor. Det innebär bland annat ansvar för leverantörskontakter, avtal och upphandlingar, reception, inköp, konferens- och mötesarrangemang samt frågor kopplade till den fysiska arbetsmiljön. En viktig del av uppdraget är att skapa ett levande, professionellt och välkomnande kontor som medarbetarna trivs på och vill komma till.
Du får stor möjlighet att påverka hur den nya funktionen ska arbeta framåt genom att etablera strukturer, processer och rutiner för både Executive Support och Office Management. Rollen har därför såväl ett operativt som ett utvecklingsorienterat innehåll och passar dig som tycker om att kombinera kvalificerat stöd med att driva förbättring och skapa struktur. I ditt team kommer du på sikt ha personalansvar för två personer. En medarbetare kommer stötta ledningsgruppen, utskott samt planera och genomföra evenemang och en medarbetare kommer hantera receptionen. Du ansvarar för att leda och fördela arbetet inom teamet och säkerställer ett smidigt och prestigelöst samarbete där ni inom gruppen finns tillgängliga för varandra.
Arbetsuppgifter
Du kommer i rollen att:
- Ge kvalificerat Executive Support till VD samt stöd till styrelse och fondledning
- Planera, koordinera och administrera VD:s interna och externa åtaganden
- Förbereda och koordinera styrelse-, utskotts- och ledningsgruppsmöten
- Bygga upp och utveckla funktionen tillsammans med två medarbetare som du är med och rekryterar och får personalansvar för.
- Ha ett övergripande ansvar för kontoret, reception, leverantörer, inköp och service
- Utveckla strukturer, processer och rutiner som skapar effektiva arbetssätt
- Planera och koordinera interna och externa möten, konferenser, event och representationsaktiviteter
- Bidra till en professionell, välkomnande och attraktiv arbetsplats
Kvalifikationer och egenskaper
Vi söker dig som har:
- Erfarenhet som Executive Assistant på VD-nivå eller motsvarande erfarenhet av kvalificerat stöd
- Relevant utbildning, exempelvis inom administration eller ekonomi
- Erfarenhet av att hantera konfidentiell och känslig information med hög integritet
- Mycket god kommunikativ förmåga i svenska och engelska, såväl muntligt som skriftligt
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365
- God förmåga att samarbeta med personer på olika nivåer i en organisation samt med externa parter.
Det är meriterande om du har erfarenhet av att bygga upp, utveckla eller leda en administrativ funktion eller ett supportteam. Även chefserfarenhet, projektledningserfarenhet samt bakgrund från bank, finans eller annan affärsdriven och kunskapsintensiv verksamhet är meriterande.
För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, proaktiv och serviceorienterad med en stark förmåga att se vad som behöver göras och driva arbetet framåt. Du ligger gärna steget före, skapar struktur även när förutsättningarna förändras och känner dig trygg med att självständigt prioritera och fatta beslut.
Du är prestigelös och flexibel och kan snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Du har alltid verksamhetens bästa i åtanke och kliver in där du behövs för stunden. Som person är du relationsskapande och kommunikativ. Du samarbetar naturligt med personer på alla nivåer, samtidigt som du är trygg nog att vara tydlig och driva frågor när situationen kräver det. Du har hög integritet och gott omdöme och är van vid att hantera känslig information.
Du uppskattar en vänlig och familjär kultur som samtidigt präglas av höga ambitioner, kompetens och affärsmässighet. Du verkar för hög service och trivsel på arbetsplatsen vilket förutsätter din tillgänglighet och närvaro på kontoret. I din ledarroll skapar du en trygg och smidig samverkan för dina kollegor i teamet.
Om AP4 Fjärde AP-fondens (AP4) uppdrag är att bidra till ekonomisk trygghet för dagens och morgondagens pensionärer genom att förvalta en del av det allmänna pensionssystemets buffertkapital. AP4 är en betydande aktör på finansmarknaden med ett förvaltat kapital vid halvårsskiftet 2026 på 886 miljarder kronor. AP4:s långsiktiga perspektiv, ansvarstagande som ägare och stora engagemang för hållbarhet skapar möjligheter för hög avkastning till låg kostnad. På så sätt verkar AP4 för tryggare pensioner.
Våra medarbetares engagemang och kompetens är avgörande framgångsfaktorer vid förvaltningen av fondkapitalet. Vi är en flexibel kunskapsorganisation med djup specialistkompetens. Vår verksamhet kännetecknas av affärsmässighet, nytänkande, genomförandekraft och laganda. Du kan läsa mer på www.ap4.se.
Om Amendo Amendo har arbetat med framtidens kompetens sedan 2001 och är landets ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Vi hjälper företag att växa och människor att utvecklas. Vi är din trygga och engagerade kompetenspartner.
Följ oss gärna på Linkedin, Instagram och Facebook.
Frågor och kontakt I denna rekrytering samarbetar AP4 med Amendo. Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Erika Brännström på [email protected] eller Julia Strömberg på [email protected]. Då vi träffar kandidater löpande är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan!
