The posting
Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.
Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.
Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.
Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous au www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.
Description du poste
Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) est à la recherche d’un spécialiste*, Centre de production de documents (DocPro). Ce poste à distance à temps plein est offert aux candidats de toutes les régions et l’horaire sera déterminé en fonction des heures d’ouverture et des besoins du cabinet.
Il incombera au titulaire du poste d’offrir aux professionnels du droit ainsi qu’aux membres des Services à l’entreprise et des Services de soutien juridique des services sans faille, professionnels, minutieux et efficients pour ce qui touche la production de documents. Le candidat retenu devra connaître tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, en particulier les produits de la suite Microsoft Office comme Word, PowerPoint et Excel. Chargé de donner des conseils sur la présentation des documents et les possibilités de reformatage, le candidat sélectionné sera également appelé à maintenir la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style BLG et mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. En tant que membre de l’équipe du Centre DocPro, il veillera à ce que les exigences de chaque groupe soient remplies et le travail, effectué et offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.
Principales attributions
Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :
Production de documents
· Gérer et traiter les demandes de production de documents et utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
· Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d’autres textes qui proviennent de diverses sources et voir à ce que le style BLG y soit appliqué uniformément à ces textes dans le respect des systèmes et procédures du cabinet
· Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour publipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
· S’assurer de l’exactitude des documents et de leur conformité au style BLG et, s’il y a lieu, indiquer les éléments à confirmer avant de les transmettre aux demandeurs
· Communiquer avec les demandeurs relativement aux documents à produire
· Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
· Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis et selon les normes de qualité les plus élevées
· Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives des responsable d’équipes du Centre National DocPro
· Aider à répondre aux demandes de soutien logiciel
Autres fonctions et responsabilités
· Vérifier régulièrement les charges de travail au Centre DocPro; aider ses collègues et revoir au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard
· Au besoin, aider les autres spécialistes à s’acquitter de leurs tâches, à l’échelle nationale
· Veiller à ce que les niveaux de service soient maintenus au sein de l’équipe, quel que soit le quart de travail
· Participer aux séances de formation régulières pour être parfaitement au fait des systèmes
· S’acquitter de toute autre fonction selon les demandes formulées par les responsables d’équipe du Centre DocPro
Principales exigences
· Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente
· Connaissance pratique de la terminologie figurant dans les documents de nature juridique et des procédures en matière de litige, un atout
· Bonne connaissance de la suite Microsoft Office; certification Microsoft Office Specialist (MOS), un atout
· Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
· Capacité à repérer et à régler les problèmes rencontrés dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
· Solides compétences pour ce qui touche la transcription de dictées
· Excellentes compétences pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps; capacité à établir des priorités et à respecter les échéances moyennant peu de supervision
· Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe
· Excellentes habiletés de communication orale et écrite et capacité à interagir avec des membres de tous les échelons du cabinet
· Faculté de s’adapter à de nouvelles technologies
· Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
· Esprit d’initiative
· Capacité à travailler sous pression
· Disposition à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail
We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.
We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.
Purpose of the Role
The offices of Borden Ladner Gervais LLP (BLG) are looking for a Specialist for its Document Production (DocPro) Centre. This full-time remote opportunity is available in all regions and the schedule will be determined to support core business hours and needs.
The Specialist, Document Production will be expected to provide Legal Professionals, Business Services and Legal Services Support members with a seamless, professional, accurate and efficient document production service. The Specialist will be familiar with all software packages required to produce the firm’s documents, especially with Microsoft Office products such as Word, PowerPoint and Excel. The Specialist will be required to advise on document layout and reformatting options and will also assist to preserve the firm’s precedent bank to ensure all documents are maintained in the firm’s style and are consistently updated upon instruction from the legal departments. The Document Production Team will take an active interest in the workload and requirements of each department and will provide flexible services to ensure deadlines are consistently met.
Key Responsibilities
The key responsibilities of this role are:
Document Production
· Managing and responding to document production requests effectively using systems to prioritize and complete incoming work
· Producing, formatting and amending correspondence, documents, reports, attachments etc. from a variety of sources, in house style and in line with the firm’s specific systems/procedures
· Producing and amending PowerPoint presentations, organizational charts, mail merges, Excel spreadsheets and graphs
· Checking documents to ensure they are correct, in line with house style and, where applicable, the information to be confirmed has been highlighted to service users
· Liaising with service users in relation to document production
· Keeping service users updated on the progress of their work
· Ensuring documents are produced within the required timeline and to the highest standards
· Working to define service level under the instruction of the Team Leads of the National DocPro team
· Assisting with Helpline Software Support inquiries
Other duties and responsibilities
· Regularly checking workloads within the Centre and assisting/reprioritizing whenever possible to avoid backlogs of work
· Assisting fellow Specialists nationally with workload as required
· Ensuring service levels are maintained in the team throughout full schedule
· Participating in regular scheduled training sessions to maintain optimum systems knowledge
· Performing any other duties as reasonably requested by DocPro Team Leads
Key Competencies
· Minimum 3 years of relevant experience
· Working knowledge of legal documents terms and litigation procedures, an asset
· Advanced knowledge of MS Office products; MOS Certification an asset, but not required
· Fully bilingual (French and English), spoken and written
· Ability to troubleshoot and repair problem documents either on one’s own or with support from IT
· Strong dictation transcription skills
· Excellent organizational and time management skills to effectively prioritize and meet deadlines with minimal supervision
· Strong interpersonal skills with the ability to work well independently and collaboratively within a team environment
· Excellent communication skills (verbal and written) with the ability to interact with individuals at all levels within the organization
· Ability to adapt and learn new technology
· Exceptional attention to detail and proofreading abilities
· Ability to be proactive and take initiative
· Ability to work in a high-pressure environment
· Flexibility to occasionally work hours outside of scheduled shift
BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.
Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
