The posting
Voor onze hoofdzetel (Gent) zijn we op zoek naar een deeltijdse administratieve collega. We zijn flexibel in het aantal uren (circa 19u per week), aantal gewerkte dagen, de combinatie met een andere job, statuut (werknemer, flexijob, freelance).
Wat houdt de functie in?Je zorgt voor een vlotte en betrouwbare werking van de administratie, financiën, HR-administratie en kantoorbeheer van Compagnie Cordial. Je werkt nauw samen met de zakelijk coördinator en de algemeen coördinator en ondersteunt het team. Je bewaakt dat alles tijdig en correct verloopt.
Financiën
- Je betaalt facturen, onkosten en vergoedingen via online banking, maakt facturen op en boekt ze in, volgt openstaande betalingen op.
- Je bewaakt afspraken en deadlines rond betalingen en facturatie.
- Je ondersteunt bij het aanleveren van gegevens aan de externe boekhouder en voor subsidie afrekeningen.
Administratie
- Je maakt rapporten uit de CRM voor collega’s en partners en je bent mee verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Je waakt over een GDPR-conforme werking (bewaartermijnen, toegangsrechten, ...).
- Je beheert de facturatie mailbox, volgt workshop inschrijvingen op en klasseert documenten op de drive.
- Je beheert agenda’s en vergaderingen (bestuur, teamdagen) en helpt sporadisch bij presentaties maken (Canva) en verslag maken.
HR
- Je zet maandelijks de gewerkte uren, ziekte en verlof klaar voor het sociaal secretariaat en verwerkt onkostennota’s.
- Je beheert de personeelsdossiers en het aanwezigheidsregister en bewaakt contractdata.
- Je ondersteunt administratief bij vacatures, selecties en opleidingen
Logistiek en kantoorbeheer
- Je plaatst bestellingen binnen het afgesproken budget en vraagt offertes op.
- Je houdt de inventaris van ICT- en activiteitenmateriaal bij, inclusief uitleen en stockage.
- Je ondersteunt logistiek bij teamdagen, vergaderingen en workshops.
Wie zoeken we?
- Je bent nauwkeurig en betrouwbaar, werkt gestructureerd en zelfstandig en bewaakt deadlines.
- Je neemt initiatief: je signaleert problemen, denkt mee over oplossingen en doet voorstellen.
- Je communiceert helder en laagdrempelig, en durft vragen te stellen.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke persoonlijke en financiële informatie, en behandelt iedereen respectvol.
- Je werkt vlot met digitale tools en Excel, je hebt een basiskennis van boekhouding.
Pluspunten
- Een relevante opleiding en/of werkervaring in (HR-)administratie en/of boekhouding
- Je kan vlot Nederlands praten en schrijven.
- Kennis van andere talen: meertaligheid is een meerwaarde in onze diverse werking.
