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Responsable de la gestión integral y administración de las residencias de Zapotal que albergan prospectos de ventas, huéspedes y miembros. Su función principal es coordinar, supervisar y dar seguimiento a todos los servicios asociados con cada hogar (mantenimiento, limpieza, abastecimiento y conserjería), garantizando la más alta calidad en hospitalidad y atención personalizada. El RS Representative funge como principal punto de contacto de los miembros durante su estadía, asegurando su satisfacción mediante respuestas oportunas, comunicación constante y ejecución impecable de cada solicitud.
RESPONSABILIDADES DE LA POSICIÓN:
- Responsable directo del seguimiento de todas las solicitudes de miembros, huéspedes o prospectos relacionadas con la residencia donde se hospedan y/o solicitudes de servicio dentro del Club o fuera de la propiedad.
- Mantener información precisa sobre las fechas y detalles de llegada y salida de los miembros, asegurando que los equipos de Residential Services (RS) y Member Services (MS) estén actualizados.
- Coordinar, supervisar y dar seguimiento a cualquier solicitud de conserjería de los huéspedes, generando itinerarios escritos y enviándolos por correo electrónico antes de la llegada, asegurando que todas las solicitudes se cumplan según los estándares de Zapotal.
- Actuar como enlace entre los huéspedes y el personal en el lugar para definir, asegurar y ejecutar arreglos y servicios solicitados por los propietarios.
- Realizar recorridos semanales por cada residencia para inspeccionar el estado general, identificar daños o mejoras necesarias, y generar informes para asignar tareas a los jefes de área (Limpieza, Mantenimiento, Paisajismo y/o contratistas independientes). Entregar copia de todos los informes semanalmente al Director y coordinador de RS.
- Mantener comunicación constante con el Director de Mantenimiento para asegurar la ejecución de reparaciones y el cumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo.
- Realizar inspecciones previas a la llegada de miembros/prospectos para garantizar limpieza, almacenamiento básico, disposición general de la residencia, funcionamiento de comodidades, inspección de mantenimiento y atención a solicitudes especiales.
- Supervisar el estado de la residencia tras la salida de los huéspedes, verificando el apagado de equipos, coordinando servicios de limpieza y asegurando que la propiedad quede cerrada y segura.
- Generar cronogramas mensuales de servicios de limpieza y fumigación para todas las residencias, alineándolos con las visitas programadas de los miembros y revisando los horarios con el Gerente de Houskeeping.
- Coordinar la disponibilidad de las residencias en conjunto con el Director y coordinador de Servicios Residenciales.
- Revisar y aprobar todos los gastos relacionados con cada residencia, entregando facturas al Director y coordinador de RS para su ingreso al sistema de facturación.
- Coordinar y dar seguimiento al pago oportuno de las facturas a proveedores.
- Revisar y enviar estados de cuenta a cada huésped por gastos residenciales y gastos adicionales del Club.
- Hacer seguimiento a pagos de huéspedes y cuentas por cobrar.
- Administrar la caja chica y controlar compras de comestibles, verificando fechas de vencimiento y calidad de los productos.
- Obtener cotizaciones de obras o servicios y realizar comparaciones de precios para asegurar eficiencia en gastos.
- Asistir a reuniones diarias y semanales de alineación, presentando notas y avisos importantes para compartir con el equipo.
- Preparar informes especiales y manejar proyectos o tareas adicionales según las indicaciones del Director y coordinador de RS.
- Mantener comunicación profesional, proactiva y constante con propietarios, miembros y huéspedes, usando teléfono, correo electrónico u otros medios según sus preferencias.
- Utilizar de manera responsable el activo fijo de la empresa y los equipos asignados, asegurando su correcto uso y conservación.
- Utilizar de manera responsable el activo fijo de la empresa y los equipos asignados, asegurando su correcto uso y conservación.
- Cualquier otra actividad asignada por su supervisor directo o gerencia general que ayude a lograr los objetivos del departamento y del proyecto.
ACTITUDES O COMPORTAMIENTOS INDISPENSABLES
- Orientación genuina al servicio y hospitalidad.
- Ética profesional, discreción y confiabilidad.
- Actitud positiva, motivación y proactividad.
- Flexibilidad y apertura al cambio.
- Compromiso con la excelencia y mejora continua.
EXPERIENCIA, CAPACIDADES Y/O HABILIDADES REQUERIDAS
- Experiencia mínima de 2-3 años en administración de propiedades, servicios residenciales o gestión de viviendas de lujo.
- Dominio avanzado del idioma inglés (oral y escrito); español fluido.
- Conocimiento de administración de propiedades, coordinación de mantenimiento y servicios de limpieza.
- Experiencia en atención al cliente de alta calidad y gestión de solicitudes personalizadas.
- Competencia en el uso de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y herramientas de comunicación.
- Capacidad para trabajar de manera independiente, tomar decisiones y gestionar prioridades múltiples.
- Licencia de conducir B1 vigente.
COMPETENCIAS PARA EL ÉXITO DE ESTE ROL
- Organización y planificación – Habilidad para coordinar múltiples solicitudes, cronogramas, tareas y prioridades de manera estructurada y eficiente.
- Comunicación efectiva – Expresarse de manera clara, profesional y respetuosa, tanto verbal como escrita; mantener información precisa y actualizada para miembros, huéspedes y equipos internos.
- Resolución de problemas – Capacidad para identificar problemas rápidamente y proponer soluciones prácticas, anticipándose a posibles inconvenientes.
- Orientación al servicio – Enfocarse en la satisfacción de miembros, huéspedes y propietarios, asegurando que cada interacción cumpla con altos estándares de calidad.
- Trabajo en equipo y colaboración – Colaborar estrechamente con los departamentos de Mantenimiento, Limpieza, Paisajismo, Member Services y otros equipos para asegurar un servicio integral.
- Adaptabilidad y flexibilidad – Capacidad para ajustarse a cambios de prioridades, nuevas solicitudes o situaciones imprevistas sin afectar la calidad del servicio.
- Atención al detalle – Garantizar que todas las inspecciones, informes, tareas de mantenimiento y preparación de residencias cumplan con los estándares de Zapotal
EDUCACIÓN REQUERIDA
- Preferiblemente con estudios universitarios en Turismo, Administración, Hospitalidad, Ingeniería, Arquitectura, Gestión de Proyectos o afines.
NECESIDADES DE SALUD OCUPACIONAL
- Resistencia física para realizar actividades que requieren permanecer de pie, caminar y movilizarse durante períodos prolongados (más de 4 horas).
- Capacidad de levantar, cargar, agacharse, ponerse en cuclillas, alcanzar, empujar y jalar cuando sea necesario.
- Exposición a cambios de ambientes (interiores/exteriores).
- Uso de equipo de protección personal cuando corresponda.
- Ergonomía en oficina: capacidad de trabajar prolongadamente frente a computadora, con posturas adecuadas y prácticas de autocuidado.
Sobre nosotros
Sobre el proyecto - Zapotal Beach Club
Zapotal Golf & Beach Club está ubicado en la costa del Pacífico Norte de Costa Rica. Los costarricenses son conocidos por su actitud Pura Vida: una "Pura Vida" con poco estrés, buenos momentos y el aire libre. Guanacaste es una de las cinco Zonas Azules de National Geographic y conserva su atractivo como uno de los lugares más hospitalarios del mundo. Los miembros pueden disfrutar de aventuras en el mar y la tierra, una ronda tranquila en el campo de golf Tom Fazio de 18 hoyos, deleitarse con comidas orgánicas locales y disfrutar de un tratamiento de spa o un entrenamiento. Tome esta amabilidad e infunda en una comunidad familiar privada única en su tipo, y obtendrá pura magia. Es el camino del Descubrimiento. Nuestros empleados utilizan su talento personal, pasión y recursos para integrarse de manera significativa con diversas culturas y comunidades para brindar el más alto nivel de servicio al huésped y ser parte de la creación de experiencias memorables. Para obtener más información sobre nuestro club, visite: https://zapotalbeachclub.com/
Acerca de Discovery Land Company
Fundada en 1994 por Michael S. Meldman, Discovery Land Company se especializa en la construcción de residencias de lujo, comunidades de clubes privados y resorts en todo el mundo. Hemos crecido hasta convertirnos en el principal actor en el nicho residencial de resorts de alta gama con proyectos de clase mundial en nuestra cartera. Nuestras comunidades son distintas con sus propios estilos arquitectónicos, comodidades de clase mundial y altos niveles de servicio.
No construimos edificios, sino que construimos entornos donde las familias pueden crear recuerdos intergeneracionales y enriquecer sus vidas en santuarios exquisitos e intactos. Estos entornos ofrecen un sentido de comunidad informal y cómodo a través de excelentes casas club, campos de golf de primer nivel, personal acogedor, ofertas culinarias de clase mundial y actividades al aire libre. Para facilitar y enriquecer sus experiencias, Discovery se atiene a los más altos estándares de servicio. Cada decisión que tomamos está impulsada por un objetivo fundamental: hacer que el tiempo que pasas con las personas que más te importan no solo sea agradable, sino memorable.
