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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
CONTEXTO:
Nuestra organización responde a las peores emergencias humanitarias del mundo y ayuda a las personas afectadas por crisis humanitarias, incluida la crisis climática, a sobrevivir, recuperarse y reconstruir sus vidas. Fundada en 1933 a pedido de Albert Einstein, la organización trabaja en más de 50 países para generar un impacto duradero al brindar atención médica, ayudar a los niños a aprender y empoderar a las personas y comunidades para que sean autosuficientes, siempre buscando abordar las desigualdades que enfrentan las mujeres y las niñas.
La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos.
Nuestra Organización brinda servicios de respuesta en emergencia en los estados Zulia, Lara, Falcón, Táchira y Apure, trabajando en colaboración con organizaciones de la sociedad civil venezolana, proporcionamos servicios esenciales a personas vulnerables, incluyendo Atención Primaria de Salud (APS), Salud Sexual y Reproductiva (SSR), Nutrición, prevención y respuesta a la Violencia de Género (VBG), prevención y respuesta en protección infantil, Educación en Emergencias, Seguridad Alimentaria y Medios de Vida. Este enfoque estratégico nos permite brindar atención vital a las personas necesitadas en Venezuela, alineándonos con el compromiso de fortalecer la localización y empoderar a los actores nacionales.
Descripción general del trabajo:
Bajo la supervisión de la Gerencia de Personas y Cultura (P&C), el/la Asistente de Personas y Cultura brinda apoyo técnico y administrativo a los procesos de gestión del talento humano para la respuesta Colombia–Venezuela, con especial énfasis en la gestión documental y el cumplimiento de los estándares institucionales y de los donantes. Es responsable de asegurar la adecuada organización, actualización, control y trazabilidad de la documentación asociada al ciclo de vida del colaborador, apoyando los procesos de reclutamiento, contratación, inducción y retiro, así como la preparación de auditorías y revisiones de cumplimiento. Adicionalmente, contribuye a la ejecución de iniciativas de bienestar y cultura organizacional, promoviendo la eficiencia y calidad de los procesos de Personas y Cultura.
Responsabilidades principales:
Reclutamiento, selección y gestión documental
- Brindar soporte integral a los procesos de reclutamiento y selección, coordinando actividades operativas y administrativas bajo los lineamientos del responsable de Personas y Cultura y garantizando el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares de la organización.
- Programar y realizar de entrevistas, pruebas, llamadas y demás actividades asociadas a los procesos de selección, realizando seguimiento oportuno con candidatos y equipos contratantes.
- Elaborar, consolidar y mantener actualizada la documentación y registros asociados a los procesos de reclutamiento y selección, incluyendo actas, matrices de seguimiento, bases de datos y reportes.
- Gestionar y dar seguimiento al proceso de ATC de trabajadores, consultores, voluntarios y demás terceros, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos.
- Realizar agendamiento exámenes médicos de ingreso, retiro y periódicos
- Verificar, recopilar y validar la documentación requerida para la contratación, renovación y vinculación de personal y terceros, garantizando la integridad, vigencia y conformidad de los expedientes.
- Administrar y mantener actualizado el archivo físico y digital de los procesos de selección y contratación, asegurando la correcta clasificación, trazabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la información conforme a los requisitos institucionales, legales y de los donantes.
Administración de personal e inducción
- Coordinar los aspectos administrativos de los procesos de inducción y reinducción, garantizando la preparación de documentación, registros y seguimiento a las actividades correspondientes.
- Apoyar la preparación y seguimiento de solicitudes de compra (PR), formularios de pago (PRF) y demás documentos administrativos requeridos por el área de Personas y Cultura.
- Gestionar la elaboración, actualización y archivo de certificaciones laborales, comunicaciones y demás documentos relacionados con la administración de personal.
- Dar seguimiento a la recepción y organización de documentos relacionados con novedades de personal, contrataciones, renovaciones y terminaciones contractuales.
Gestión de archivos, cumplimiento y auditoría
- Ser responsable de la administración integral del archivo físico y electrónico de Personas y Cultura para Colombia y Venezuela, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral, las políticas organizacionales, los requisitos de los donantes y los estándares de auditoría.
- Implementar controles documentales que permitan asegurar la trazabilidad, consistencia y adecuada conservación de la información laboral durante todo el ciclo de vida del colaborador.
- Mantener actualizados los expedientes de empleados, voluntarios, consultores y terceros, verificando de manera periódica la existencia de documentos obligatorios y alertando sobre vencimientos o información faltante.
- Preparar y consolidar documentación e información requerida para auditorías, revisiones internas, procesos de cumplimiento y requerimientos institucionales.
Hojas de tiempo y procesos de personal
- Administrar y monitorear el proceso de recopilación, validación y archivo de hojas de tiempo del personal, garantizando el cumplimiento de las políticas institucionales y los requisitos de los donantes.
- Realizar seguimiento con empleados, supervisores y áreas involucradas para asegurar la entrega oportuna y correcta de las hojas de tiempo.
- Garantizar que todas las hojas de tiempo y soportes relacionados se encuentren debidamente firmados, organizados y archivados de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Gestionar y archivar la documentación relacionada con procesos de desvinculación, incluyendo entrevistas de salida, liquidaciones, paz y salvos y demás soportes requeridos, asegurando la integridad y conservación de los expedientes.
Reporta a: Gerencia de Personas y Cultura.
Requisitos del trabajo:
Educación
- Técnico Superior Universitario o Licenciatura en Psicología, Relaciones Industriales, Recursos Humanos o ciencias sociales.
Experiencia Laboral
- 1 año de experiencia profesional en el área de recursos humanos.
- Experiencia en procesos masivos de reclutamiento y selección.
- Deseable experiencia de trabajo o voluntariado con Organizaciones sin fines de lucro
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- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita, efectivas en relacionamiento interno y externo.
- Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión.
- Manejo de Microsoft Office.
Estándares de conducta profesional
Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.
Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.
Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.
Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.
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