The posting
Ubicación: Abierta a Latinoamérica (Las Américas) Salario mensual: 20,000 – 25,000 MXN brutos mensuales.
El/la Responsable de Compras contribuye al fortalecimiento operativo de Ipas LAC mediante la gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos de adquisición asignados. Su labor asegura que los recursos institucionales se utilicen de forma óptima, que las compras se ejecuten bajo criterios de valor y cumplimiento, y que los equipos cuenten con los insumos necesarios para avanzar oportunamente en los objetivos estratégicos y programáticos de la organización. A través de una ejecución ordenada, documentada y alineada a políticas, esta posición sostiene la continuidad operativa y reduce riesgos administrativos en la región.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Ejecución operativa de compras.
Gestiona las solicitudes de compra asegurando que la información esté completa, clara y alineada con los requerimientos de cada área, cumpliendo normativas locales y de la Red Ipas. Se encarga de que los procesos avancen con oportunidad y precisión, contribuyendo a que los equipos reciban lo necesario para operar sin retrasos.
Solicitud y análisis de cotizaciones.
Realiza búsquedas de proveedores, solicita cotizaciones y prepara comparativos que permitan elegir la mejor alternativa disponible. Apoya la toma de decisiones con información ordenada, transparente y ajustada a las políticas institucionales y locales.
Gestión administrativa de adquisiciones.
Elabora órdenes de compra, contratos y demás documentos necesarios (tanto para compañía México como para compañía US), cuidando que se ajusten a los lineamientos establecidos. Asegura que toda adquisición quede debidamente formalizada y documentada para garantizar procesos claros y verificables.
Seguimiento a entregas y cumplimiento de proveedores.
Da seguimiento puntual a entregas y servicios, verificando que se cumplan las condiciones acordadas. Atiende incidencias y coordina con las áreas involucradas para asegurar que la organización reciba bienes y servicios en tiempo y forma.
Gestión de enmiendas, ajustes y actualizaciones contractuales.
Atiende con oportunidad cualquier necesidad de realizar enmiendas, cambios de alcance o ajustes administrativos en órdenes de compra, contratos o registros en Workday. Asegura que estas modificaciones se procesen con precisión, en coordinación con las áreas correspondientes, garantizando que la documentación refleje fielmente los acuerdos vigentes y que la operación continúe sin interrupciones.
Coordinación de pagos y documentación fiscal.
Revisa facturas y documentos de soporte para confirmar su validez y cumplimiento fiscal antes de gestionar los pagos tanto en compañía México como con compañía US. Colabora con Finanzas (México y US) para que los proveedores/consultores/as reciban pagos oportunos y sin contratiempos derivados del proceso administrativo. De ser necesario actualiza el estatus de la PO en el sistema WD.
Registro y trazabilidad en sistemas internos.
Mantiene al día los expedientes y registros en los sistemas institucionales, garantizando orden, trazabilidad y disponibilidad de información. Su trabajo asegura que cada compra pueda revisarse y auditarse sin dificultades.
Soporte operativo a la Coordinación de Compras.
Brinda apoyo en evaluaciones de proveedores, gestión de documentos y contratos, elaboración de reportes, recopilación de datos y preparación de auditorías. Contribuye con información oportuna y confiable del área que facilita el análisis y la toma de decisiones estratégicas del área. Igualmente, suma al fortalecimiento de capacidades del equipo a través de capacitación y/o actualización de procesos.
Cumplimiento normativo.
Vela porque todas las compras que gestiona cumplan con las políticas institucionales y la normativa aplicable tanto a nivel local como a nivel red Ipas. Su atención al detalle ayuda a mantener procesos alineados con los estándares requeridos y a minimizar riesgos en auditorías.
Educación:
• Licenciatura en Administración de Empresas, Logística, Ingeniería Industrial o áreas afines.
Experiencia:
• Mínimo 1–2 años en compras, adquisiciones o funciones administrativas similares.
• Experiencia en gestión documental y cumplimiento fiscal.
• Deseable experiencia en ONG, organismos internacionales o sector salud.
• Deseable manejo de órdenes de compra, contratos simples y procesos de cotización.
• Deseable experiencia en compras nacionales e internacionales, incluyendo insumos médicos, servicios y consultorías.
Idiomas: • Inglés básico-intermedio (deseable).
Conocimientos y habilidades
• Conocimiento básico en adquisiciones nacionales (deseable a nivel internacional).
• Manejo de documentos fiscales y validación de facturas.
• Excel intermedio-avanzado.
• Deseable experiencia con ERP o sistemas de compras.
• Orientación a resultados: Capacidad para cumplir objetivos de forma eficiente, optimizando recursos y tiempos.
• Organización y gestión del tiempo: Prioriza y coordina múltiples procesos de compra simultáneos, asegurando ritmo de trabajo estable y cumplimiento oportuno de entregables
• Comunicación efectiva: Claridad y asertividad en la interacción con equipos internos y externos.
• Trabajo en equipo: Colaboración activa con equipos multidisciplinarios y multiculturales.
Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts.
