The posting
📋 Taken en verantwoordelijkheden
Voor het team Ondersteunende Diensten zoeken we een medior administratief medewerker die brede operationele en organisatorische ondersteuning biedt aan verschillende interne teams en externe stakeholders binnen de energiesector.
De rol omvat onder meer ondersteuning op het vlak van corporate governance, managementondersteuning, HR, communicatie, juridische opvolging, budgetbeheer en facilitaire diensten.
- Vergaderingen voorbereiden, bijwonen en opvolgen, inclusief het opnemen van de secretarisrol, het maken van notulen en het bewaken van actiepunten.
- Managementvergaderingen, seminaries, bestuursmomenten en externe overlegmomenten organiseren en praktisch ondersteunen.
- Initiatieven rond welzijn en cultuur mee ondersteunen, onboarding- en offboardingactiviteiten opvolgen en organigrammen actueel houden.
- Brede communicatiesessies en events organiseren, van kleine bijeenkomsten tot grote evenementen met meer dan 100 deelnemers.
- Algemene SharePoint-omgevingen en interne informatiesecties onderhouden.
- Aankoopprocedures mee bewaken, de juridische activiteitenkalender opvolgen en formele briefwisseling ondersteunen.
- Facturen opvolgen, controleren en coderen in lijn met contractuele afspraken en correcte imputatiecodes.
- Budgetafwijkingen helpen signaleren aan budgetverantwoordelijken.
- Logistieke ondersteuning bieden voor kantoorbenodigdheden, gebouwgerelateerde activiteiten, contractopvolging en facilitair beheer.
- Afstemmen met third party management en externe stakeholders, en de samenwerking praktisch faciliteren.
📝 Jouw profiel
- Je hebt ervaring in een administratieve functie op medior niveau.
- Je hebt gewerkt in een gelijkaardige rol binnen een overheidsinstelling, bij voorkeur in een federale context.
- Je hebt kennis van de wetgeving overheidsopdrachten.
- Ervaring in de energiesector is vereist.
- Je hebt ervaring met het coördineren van, communiceren met en faciliteren van third party management en externe stakeholders.
- Je bent vertrouwd met het organiseren van vergaderingen, het opmaken van notulen en het opvolgen van deelnemers en acties.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten, inclusief grote events met meer dan 100 deelnemers.
- Je hebt ervaring met het opvolgen, controleren en coderen van facturen in overeenstemming met contracten.
- Je werkt vlot met MS Office, in het bijzonder met PowerPoint, Excel en Word.
- Je hebt ervaring met het onderhouden van SharePoint-omgevingen.
- Je ondersteunt vlot logistieke activiteiten rond kantoorbenodigdheden en gebouwen.
- Je werkt proactief, zelfstandig en met de nodige discretie.
💼 Aanbod
Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding). (Freelance is ook mogelijk)
