The posting
Ben jij een organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een administratie die klopt, maar ook graag meedenkt, verbetert en vernieuwt? Dan is deze functie iets voor jou!
Als deskundige projectondersteuning ben je een belangrijke spil binnen de afdeling Ruimte. Je ondersteunt de directeur en de leidinggevenden en zorgt ervoor dat dossiers, projecten en administratieve processen vlot en gestructureerd verlopen.
Maar je doet méér dan administratie alleen. Je kijkt kritisch naar onze manier van werken, ziet kansen voor verbetering en krijgt de ruimte om zelf voorstellen uit te werken. Je helpt nieuwe werkwijzen en projecten mee opstarten en speelt een actieve rol in de verdere digitale transformatie van de afdeling.
Je takenpakket is breed en gevarieerd:
- Je zorgt voor de administratieve ondersteuning van de directeur en de leidinggevenden binnen de directie.
- Je bent de key-user voor 3P binnen de afdeling Ruimte.
- Je zorgt voor het uitwerken van onderhoudsplannen voor het patrimonium van de gemeente in 3P.
- Je gaat proactief op zoek naar subsidies en je volgt de lopende dossiers administratief op.
- Je zorgt voor het centraliseren van alle aanvragen. Je maakt werkbonnen aan en verdeelt deze naar de verschillende interne diensten.
- Je verzorgt het onthaal en de mailbox van de technische dienst en fungeert als eerste aanspreekpunt voor zowel medewerkers als externe klanten.
- Je werkt mee aan een gestructureerde periodieke rapportering van de directie.
- Je bent de centrale schakel tussen diverse afdelingen binnen de directie ruimte.
Daarom kun je zelfstandig werken, de juiste prioriteiten bepalen en het overzicht bewaren, ook wanneer verschillende opdrachten tegelijk lopen.
Je werkt nauw samen in een team met je rechtstreekse collega en met de andere medewerkers van onze dienst. Samen zorgen jullie voor een sterke, efficiënte en toekomstgerichte dienstverlening.
Daarnaast werk je mee aan een heldere operationele en financiële rapportering. Je verzamelt de nodige informatie, analyseert die kritisch en zet ze om in duidelijke en overzichtelijke rapporten waarop de directie kan voortbouwen.
- Je bent in het bezit van een bachelordiploma of je hebt geen bachelordiploma en je slaagt voor de niveautest;
- Je bent in de eerste plaats sterk in het plannen en structureren van je eigen werk en dat van je collega’s. Daarnaast verwachten we een grote mate van zelfstandigheid, en is er zeker ruimte om initiatieven te nemen die de werking van de directie verbeteren.
- Voor deze opdracht hoef je geen technisch expert te zijn. Je zorgt vooral voor structuur, overzicht en opvolging, in nauwe samenwerking met de collega’s die over de nodige technische expertise beschikken.
- Afhankelijk van je ervaring en interesses krijg je de kans om je verder te verdiepen in de verschillende vakgebieden binnen de afdeling Ruimte en om geleidelijk bijkomende verantwoordelijkheden op te nemen.
- Met jouw nauwkeurigheid, initiatief en positieve ingesteldheid draag je elke dag bij aan een professionele werking en aan het positieve imago van de afdeling Ruimte en het lokaal bestuur Hoeilaart.
