The posting
Ben jij een administratieve duizendpoot die energie haalt uit structuur brengen en mensen helpen? Dan voel jij je helemaal thuis in ons HR-team.
Als HR Administrator ben je de spil in het coördineren en ondersteunen van de operationeel administratieve HR-werking binnen de Pollet Group. Je denkt mee, zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en biedt ondersteuning aan het ganse HR-team.
Jouw functie
Je assisteert bij de dagelijkse HR-activiteiten en zorgt voor een vlekkeloze administratie
Je staat in voor een correcte en tijdige verwerking van alle personeelsadministratie, van indiensttreding tot uitdiensttreding.
Een greep uit jouw takenpakket:
- het verzamelen en verwerken van relevante personeelsgegevens ter voorbereiding van de payroll (bijv. loonwijzigingen/mutaties).
- het opstellen van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten en aanpassingen uitvoeren in onze HR systemen.
- het opvolgen en controleren van de tijdsregistratie en anomalieën.
- het beheren van de personeelsgerelateerde verzekeringen (bijv. de aangifte van schadegevallen).
- het goedkeuren van interimprestaties en controleren van facturen.
- het ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega's door het opmaken van contracten en het verzorgen van de volledige HR-administratie.
- het verzorgen van een correcte administratieve afhandeling bij uitdiensttredingen.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor heel wat HR-vragen en zorgt ervoor dat collega's snel en correct geholpen worden.
Je beheert de volledige fleet
Een belangrijk deel van jouw functie bestaat uit het coördineren van ons wagenpark.
Je bewaart het overzicht over leasewagens en bedrijfswagens en zorgt ervoor dat alles administratief én praktisch correct verloopt.
Je:
- bent verantwoordelijk voor het volledige beheer van het wagenpark, inclusief nieuwe voertuigen, voertuigwissels, inleveringen en aanloopwagens.
- coördineert verzekeringsdossiers, schadebeheer en de administratieve opvolging van alle fleetgerelateerde wijzigingen.
- staat in voor de aanvraag en opvolging van laadpassen, tankkaarten, technische keuringen en andere fleetdocumentatie.
- fungeert als centraal aanspreekpunt voor externe fleetpartners en zorgt voor een vlotte samenwerking.
- signaleert verbeterkansen en draagt actief bij aan de optimalisatie van de fleetadministratie en bijhorende processen, met aandacht voor efficiëntie en kwaliteit.
Kortom: je draagt bij aan een vlotte en zorgeloze mobiliteit voor onze medewerkers.
Daarnaast
- werk je mee aan HR-projecten en de verdere optimalisatie van onze HR-processen.
Wie ben jij?
Je houdt ervan om zaken correct af te werken en krijgt energie van een goed georganiseerde administratie. Tegelijk ben je servicegericht en denk je graag mee met collega's.
Daarnaast herken je jezelf in onderstaande eigenschappen:
- Je beschikt over een bachelordiploma en hebt bij voorkeur ervaring in een coördinerende en administratieve rol. Ook als gemotiveerde starter ben je welkom! Kennis van HR is geen vereiste; jouw motivatie en leergierigheid zijn belangrijker.
- Je werkt detailgericht, nauwkeurig en gestructureerd, legt gemakkelijk verbanden en denkt logisch na.
- Je ontzorgt de business dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden. Je bent proactief, denkt mee en weet van aanpakken. Problemen zie je als uitdagingen en je denkt in oplossingen.
- Servicegericht werken zit in jouw DNA.
- Je bent flexibel, stelt prioriteiten, behoudt ook bij drukte het overzicht en wisselt gemakkelijk tussen verschillende taken en projecten.
- Je communiceert discreet en vlot in het Nederlands. Je kan je uit de slag trekken in het Frans en Engels.
- Je schakelt gemakkelijk telefonisch met collega's en andere contacten, en draagt met plezier bij aan een optimale ondersteuning van het team.
