The posting
Voor een toonaangevend en groeiend vastgoedbedrijf in Gent zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Manager.
In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke schakel binnen het kantoor en zorg je ervoor dat alles op administratief en praktisch vlak vlot verloopt.
Je komt terecht in een moderne en dynamische werkomgeving waar duurzaamheid, innovatie, samenwerking en welzijn centraal staan. De organisatie investeert sterk in een aangename werkomgeving en organiseert regelmatig sportieve en sociale activiteiten voor haar medewerkers.
Jouw functie
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een brede waaier aan ondersteunende taken. Je zorgt ervoor dat het kantoor dagelijks soepel draait en springt bij waar nodig.
Je staat onder andere in voor:
- de algemene office support, zoals postverwerking, het beheren van verschillende mailboxen en het bestellen van kantoorbenodigdheden;
- het voorbereiden en netjes houden van vergaderzalen en het voorzien van lunches en catering;
- het opvolgen en opmaken van offertes en andere administratieve documenten;
- het praktisch beheer van het kantoor, waaronder het aanvullen van de koffiemachine en het netjes houden van de keuken;
- administratieve ondersteuning van de property-afdeling, zoals het uitvoeren van plaatsbeschrijvingen, het opvolgen van overeenkomsten, sleutelbeheer en het beantwoorden en correct doorsturen van vragen van huurders en andere betrokken partijen;
- ondersteuning binnen facility management, zoals het opvolgen van praktische zaken rond het kantoor en de werkplekken, contact opnemen met leveranciers en het opvolgen van kleine praktische problemen of herstellingen;
- instaan voor het travelmanagement, zoals het regelen van hotelovernachtingen, vluchten en andere praktische zaken voor medewerkers die voor het werk reizen;
- het administratief en praktisch beheer van het wagenpark;
- het organiseren en praktisch ondersteunen van interne events en personeelsactiviteiten;
- algemene administratieve ondersteuning van HR.
Het is een functie met veel variatie waarin je zelfstandig werk ziet, initiatief neemt en graag een brede verantwoordelijkheid opneemt. Geen dag is helemaal hetzelfde!
Wie zoeken we?
Voor deze functie zoeken we vooral iemand met de juiste persoonlijkheid en hands-on mentaliteit. Je bent zelfzeker, professioneel en werkt graag samen met anderen. Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf waar ondersteuning nodig is.
Daarnaast:
- beschik je idealiter over een bachelordiploma;
- heb je reeds een eerste relevante werkervaring achter de rug. We zoeken bewust geen schoolverlater;
- ben je sterk in organisatie en administratie en weet je goed prioriteiten te stellen;
- heb je een professionele en representatieve uitstraling;
- ben je een echte teamplayer en werk je graag nauw samen met collega's;
- neem je graag initiatief en heb je een echte hands-on mentaliteit;
- beschik je over een goede kennis van het Nederlands en Engels;
- heb je een goede basiskennis Frans: je kunt een telefoon aannemen, iemand correct doorverbinden en begrijpt de essentie van een Franstalige vraag;
- heb je een goede kennis van MS Office. Een basiskennis Excel volstaat.
