The posting
RESUMEN DE LA POSICIÓN:
El propósito de la posición es brindar apoyo administrativo, logístico y operativo al equipo de la Sub-Oficina de Caracas para la implementación de los programas, facilitando la gestión oportuna, eficiente y transparente de los procesos de administración/finanzas, logística y operaciones (procura y contratación, inventario), de acuerdo con las políticas institucionales.
FUNCIONES ESENCIALES:
- Participar en el proceso de planeación de la sub-oficina, aportando desde la perspectiva administrativa y logística.
- Promover y apoyar la implementación de las políticas y procedimientos del área administrativa, financiera y logística/operaciones en la Sub-Oficina.
- Apoyar la identificación de proveedores, validación de requerimientos, registro en la base de datos y relacionamiento.
- Llevar a cabo la gestión y revisión de los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios de la sub-oficina, en articulación con los miembros del equipo parte de los procesos.
- Solicitar y analizar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y conformar expedientes de compra de acuerdo con las políticas y procedimientos organizacionales.
- Dar seguimiento a contratos y servicios relacionados con los requerimientos programáticos y operativos de los proyectos, el equipo y la oficina.
- Revisar y verificar que la información de las transacciones y sus expedientes de pago (facturas y soportes) es correcta y cumple los procedimientos y lineamientos de la organización, así como la normativa legal y fiscal vigente.
- Realizar el archivo y organización de la documentación soporte física y digital administrativa, logística y operativa de la suboficina.
- Apoyar la coordinación logística con conductores/as y llevar a cabo gestiones de reservas, traslados, alojamiento y otros requerimientos logísticos de la sub-oficina.
- Actualizar el registro y control del inventario de bienes y artículos de la sub-oficina, así como, el Kardex de insumos programáticos cuando corresponda.
- Realizar la recepción, entrega y desincorporación de bienes y artículos.
- Informar y orientar junto al coordinador/a al equipo de la sub-oficina sobre los procesos administrativos, logísticos y operativos.
- Apoyar la preparación de presupuestos y el análisis de ejecución presupuestaria (Presupuestos vs. Gastos) de la sub-oficina.
- Apoyar la atención de auditorías internas, externas y revisiones de donantes, proporcionando la documentación de soporte administrativo, financiero y logística de la sub-oficina requerida de manera oportuna.
- Articular su trabajo con los otros departamentos de la organización según sea requerido para el cumplimiento de sus tareas.
- Preparar los informes que sean requeridos
- Participar en las reuniones de equipo
- Llevar a cabo los procesos y trámites administrativos necesarios para la realización de sus actividades
- Adherirse al código de conducta, las políticas de la organización y a sus estándares de salvaguarda y rendición de cuentas.
- Cualquier otra función inherente a las responsabilidades y objetivos del cargo.
CUALIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS:
- Título técnico o universitario en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Logística, Comercio, Finanzas o carreras afines.
- Dos años de experiencia en una responsabilidad similar (procesos administrativos, de compras/procura, contratación, gestión logística y operaciones).
- Experiencia previa en organizaciones no gubernamentales (ONG) o proyectos humanitarios será considerada una ventaja.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel a nivel intermedio-avanzado.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Capacidad para trabajar bajo presión y en contextos cambiantes.
PROCESO DE SELECCIÓN: HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a. Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso. A continuación, se describe un resumen del proceso de selección:
Paso 1: Presentar/enviar su aplicación
Paso 2: Conversación telefónica inicial con un/a reclutador/a
Paso 3: Aplicación de Prueba Técnica o Psicolaboral
Paso 4: Entrevista con el/la líder del proceso/Panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial)
Step 5: Comprobación de referencias
Step 6: Oferta
Step 7: Empieza tu viaje profesional con HIAS
Nota: Algunos de nuestros procesos de selección y contratación variar y no todos los/as candidatos/as avanzarán a cada paso.
HIAS: HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos.
VISIÓN: HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.
MISIÓN: Basándose en nuestros valores e historia, HIAS brinda servicios vitales a personas refugiadas y solicitantes del estatus de refugiado en todo el mundo, y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje, Resiliencia
DIVERSIDAD: HIAS está comprometida con un lugar de trabajo diverso e inclusivo. Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, todas las personas calificadas que apliquen serán consideradas para el empleo sin distinción de origen étnico, credo religioso, edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidades, condición médica, estado civil u orientación política.
SALVAGUARDA: HIAS está comprometida con la protección de niños y niñas, de las personas adultas vulnerables y cualquier otra persona de cualquier daño causado directa o indirectamente por su contacto con HIAS. No toleraremos la explotación sexual, el abuso o cualquier forma de abuso o negligencia infantil por parte de nuestro personal o personal asociado. Se espera que todo/a candidato/a al que se le ofrezca un trabajo en HIAS, firme y se adhiera al Código de Conducta y a las Políticas de Salvaguarda de HIAS. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a referencias satisfactorias y controles de selección adecuados.
