The posting
En lien étroit avec l’équipe de Neuchâtel (6 personnes) et les autres secrétariats d’urbaplan, tu assures le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la succursale.
Tes principales missions sont : - Support administratif de la succursale : accueil et réception physique et téléphonique, gestion de la correspondance, relecture et mise en page de rapports, suivi de bases de données et classement, gestion des impressions et montage des dossiers officiels, - Gestion organisationnelle de la succursale : suivi des agendas et réservation des salles, organisation des séances et événements, coordination des besoins liés aux déplacements, vacances et remplacements, gestion de l’économat et des prestataires, tenue de la caisse et achats courants. - Suivi administratif des appels d’offres : collecte et contrôle des pièces, mise en forme des dossiers, envoi et suivi administratif. - Soutien aux collaborateurs·trices : accueil des nouvelles et nouveaux collaborateurs·trice·s, suivi des besoins logistiques et appui administratif à la facturation. - Réception téléphonique : participation à la permanence téléphonique pour l’ensemble de nos succursales, en coordination avec les autres secrétariats.
Ton profil : - Esprit d'initiative et proactivité : tu anticipes les besoins et soutiens efficacement l'équipe au quotidien. - Aisance relationnelle et rigueur : tu communiques avec facilité et assure une communication écrite de qualité. Un excellent niveau de français est indispensable ; l'allemand et/ou l'anglais constituent un atout. - Maîtrise des outils numériques : tu disposes d’une très bonne maîtrise de Microsoft Office, de Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) ou souhaite devenir rapidement autonome avec ces outils. La connaissance d’Abacus, de la suite Adobe, notamment InDesign, est un plus. - Organisation et gestion des priorités : tu sais hiérarchiser les tâches et les urgences avec méthode, autonomie et fiabilité. - Intérêt pour l'intelligence artificielle : tu es à l'aise avec les outils d’IA pour gagner en efficacité dans tes tâches et ton organisation.
Tes atouts personnels : Tu te distingues par une attitude positive et orientée solutions, un sens développé du service, un bon esprit de coopération ainsi que par ta précision et ton souci du détail. La nature de la fonction requiert également discrétion et respect strict de la confidentialité.
Notre offre : Une grande diversité de mandats dans un cadre de travail stimulant au sein d’une équipe pluridisciplinaire, dynamique et fortement engagée dans la transition écologique. L’entreprise est certifiée B Corp, une démarche qui témoigne de notre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale. Nous offrons un budget dédié à la formation continue ainsi que de nombreux avantages en matière de prestations sociales. Plus d’information sous urbaplan.ch
Entrée en fonction : de suite ou à convenir Lieu de travail : Neuchâtel Taux d’occupation : 50 %, réparti idéalement sur 4 jours Horaire : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 17h00 Environnement de travail : poste au sein d’un espace de travail partagé.
