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Open nowPosted 9 days ago

Executive Assistant 100%

job-room.ch86,007 open roles

Where
Luzern, LU, Switzerland
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Your applicationOpen nowExecutive Assistant 100%job-room.ch · Luzern, LU, Switzerland

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on job-room.ch's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

7.9% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 1.6%1 day
  2. 3.4%3 days
  3. 7.9%7 days
  4. 14.2%14 days
  5. 34.1%30 days
This job: posted 9 days ago

The posting

--- base: / meta-keywords: meta-viewport: width=device-width, initial-scale=1.0 ---

Executive Assistant 100% ========================

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexe Themen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor\- und Nachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher.

In deiner Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen. Du denkst vorausschauend, erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass relevante Themen, Informationen und Entscheidungen zur richtigen Zeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dabei bereitest du Informationen adressatengerecht auf, koordinierst und priorisierst Anliegen mit hoher Eigenverantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung durch proaktives Handeln und ein ausgeprägtes Verständnis für geschäftliche Zusammenhänge. Gleichzeitig förderst du eine klare und transparente Kommunikation, stärkst die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägst aktiv dazu bei, unsere Unternehmenswerte, Strategien und kulturellen Initiativen im Unternehmen sichtbar und erlebbar zu machen.

  • Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremien auf Geschäftsleitungs\-, Senior Management\- und Verwaltungsratsebene
  • Planung und Verwaltung wiederkehrender Meeting\- und Gremienzyklen
  • Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen
  • Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien
  • Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen
  • Unterstützung ausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz\- und E\-Mail\-Management sowie selbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen in deren Auftrag
  • Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externen Kommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen, Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen
  • Mitwirkung bei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
  • Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen und Veränderungsvorhaben
  • Mitarbeit bei Compliance\-, Audit\-, Governance\- und Dokumentationsthemen
  • Organisation und administrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen

Requirements

  • Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft
  • Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management
  • Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz von KI\-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien und komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedliche Anspruchsgruppen verständlich zu vermitteln
  • Erfahrung in der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projekten oder Gremien
  • Stilsichere Deutsch\- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohe Eigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes Organisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs\- und Serviceorientierung
  • Vernetztes Denken sowie sehr gute Priorisierungs\-, Planungs\- und Koordinationsfähigkeiten
  • Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Flexibilität, Hands\-on\-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld unterschiedlichste Themen parallel zu begleiten

Benefits

  • Gübelin Pensionskasse
  • Dienstalterszulagen
  • Kostenlose Getränke
  • Attraktiver Ferienanspruch
  • Zusätzliche Brückentage

![Gübelin AG]()

* Gübelin AG Maihofstrasse 102 6006 Luzern

* [](<>)

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against job-room.ch's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on job-room.ch's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    job-room.ch's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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