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Open nowPosted 5 days ago

Mitarbeiter:in Office Management & Administration 80-100%

job-room.ch86,007 open roles

Where
Zürich, ZH, Switzerland
Work mode
On site
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From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowMitarbeiter:in Office Management & Administration 80-100%job-room.ch · Zürich, ZH, Switzerland

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on job-room.ch's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

7.9% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 1.6%1 day
  2. 3.4%3 days
  3. 7.9%7 days
  4. 14.2%14 days
  5. 34.1%30 days
This job: posted 5 days ago

The posting

UNIK Architektur ist ein Architekturbüro in Zürich. Wir arbeiten mit Freude an anspruchsvollen Projekten und legen Wert auf gute Gestaltung, verlässliche Zusammenarbeit und ein offenes Miteinander. Unser engagiertes Team arbeitet eigenverantwortlich, unterstützt sich gegenseitig und bringt neue Ideen aktiv ein. Kurze Wege, direkter Austausch und Raum zur Weiterentwicklung prägen unseren Arbeitsalltag.

 

Wir suchen per Vereinbarung oder spätestens ab Januar 2027 eine engagierte Person für -Office Management & Administration-, die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt.

 

In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unsere Geschäftsführung und übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben in verschiedenen Bereichen - von Personal, Finanzen und IT über Akquise und Kommunikation bis hin zum Office Management. Dabei koordinierst du interne Abläufe, pflegst Dokumentationen und unterstützt bei strategischen Themen und Projekten.

 

Dein Wirkungsfeld:

 

Organisation & Prozesse

* Mitarbeit in der Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe  * Pflege der dazugehörigen Dokumentationen sowie von Vorlagen und internen Standards  * Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und beim internen Informationsfluss * Pflege und Weiterentwicklung interner Standards, Checklisten und Wissensgrundlagen  * Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Themen und Entwicklungsprozessen                             * Planung und Organisation von Events und Teamanlässen   

Personal & Kultur

* Administrative Unterstützung verschiedener HR-Prozesse  * Organisation und Koordination von Ein- und Austritten   

Finanzen & Buchhaltung

* Bearbeitung und Unterstützung im Debitoren- und Kreditorenwesen  * Mitarbeit in der Projekt- und Baubuchhaltung mit b-Files  * Administrative Unterstützung bei finanziellen Auswertungen und im Controlling   

Projektgewinnung & Buchhaltung

* Unterstützung bei Wettbewerbsbewerbungen, Präqualifikationen und der Erstellung von Angebotsdossiers  * Koordination und administrative Begleitung von Bewerbungen und Abgaben  * Pflege und Aktualisierung der Website  * Unterstützung bei Social Media, Referenzen, Publikationen und weiteren Kommunikationsaktivitäten   

IT & Digitalisierung

* Verwaltung von Benutzerkonten, IT-Arbeitsplätzen und Softwarelizenzen  * Verwaltung von Zugriffsrechten und Koordination des IT-Supports  * Sicherstellung der Büro- und IT-Sicherheit sowie Unterstützung im Bereich Datenschutz  * Mitwirkung bei Ablage und Archivierung  * Organisation und Pflege des internen Wissenshubs sowie Sicherstellung einer strukturierten und gut zugänglichen Ablage   

Office Management

  • Organisation und Beschaffung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien 
  • Ausstattung und Organisation der Büroräumlichkeiten 
  • Organisation von Post, Empfang und allgemeinen Büroservices 
  • Sicherstellung eines gut organisierten und funktionierenden Büroalltags

 

Idealerweise verfügst du über eine kaufmännische Ausbildung oder bringst Erfahrung aus einer vergleichbaren Funktion mit. Du hast Freude an einem vielseitigen Arbeitsalltag in einem kreativen Architekturumfeld und arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig. Ein gutes Gespür für Abläufe, Prioritäten und Details zeichnet dich ebenso aus wie ein sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Prozesse. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, bist kommunikativ und unkompliziert und arbeitest gerne im Team.

 

Wir bieten dir ein vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und familienfreundliche Arbeitsbedingungen gehören für uns ebenso dazu wie ein junges, engagiertes Team mit offener Kommunikation und angenehmer Arbeitsatmosphäre. Du erhältst Raum für persönliche Weiterentwicklung, Eigeninitiative und neue Ideen und arbeitest mit modernen Arbeitsplätzen und zeitgemässen digitalen Tools. Gemeinsame Teamanlässe runden unseren Arbeitsalltag ab.

 

Interessiert? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Schick uns dein CV und ein paar ehrliche Zeilen über dich an: [email protected]

Kontakt

Stefan Roos Tel.: +41 43 543 80 60 [email protected]

Anbieter

UNIK Architektur AG Albisriederstrasse 253 8047 Zürich Switzerland www.unik-architektur.ch

--------------------

Jobkategorie

Sonstiges

Arbeitsort

Zürich

Datum

25. September

Art der Beschäftigung

Teilzeit

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against job-room.ch's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on job-room.ch's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    job-room.ch's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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Before you press

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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