The posting
Over ons
De Vlaamse Waterweg nv beheert de waterwegen en watergebonden gronden in Vlaanderen, met als doel bij te dragen aan een betere mobiliteit door de binnenvaart te stimuleren. Wij zorgen voor het onderhoud, de ontwikkeling en de bescherming van de waterwegen en omliggende gebieden, met aandacht voor milieu, veiligheid en recreatie. Met onze inspanningen willen wij zowel de mobiliteit als de veiligheid van de bevolking verbeteren door te investeren in waterbeheer en infrastructuur.
Functieomschrijving gebouwenhelpdesk
De Vlaamse Waterweg afdeling algemene ondersteuning team gebouwenbeheer richt zich op het onderhoud en beheer van het eigen patrimonium dat zich over heel Vlaanderen verspreid bevindt. Om dit onderhoud in goede banen te leiden wordt er gebruik gemaakt van een gebouwenhelpdesk die als eerste meldpunt dient voor de gebruikers en deze meldingen omzet in werkbonnen.
De dienstverlener staat met dat doel in voor de organisatie en de aansturing van een helpdesk tijdens de kantooruren, na de kantooruren en tijdens het weekend. Deze fungeert als centraal aanspreekpunt en dient bijgevolg permanent opgevolgd te worden voor het vaststellen van meldingen, incidenten en opmerkingen inzake de gebouwen van De Vlaamse Waterweg. De toegang tot deze helpdesk betreft zowel interne gebruikers van de gebouwen als externe gebruikers, leveranciers, aannemers en dienstverleners (allen houders van hun specifieke meldingen genoemd).
De meldingen worden geregistreerd in het FMIS en adequaat opgenomen via de leveranciers, aannemers en/of dienstverleners die De Vlaamse Waterweg hiertoe onder de vorm van in de regel raamovereenkomsten ter beschikking stelt (via reeds gelopen of nog te organiseren afzonderlijke marktconsultaties). Voor deze meldingen wordt er binnen het FMIS een historiek opgebouwd die op eenvoudige vraag ter beschikking kan worden gesteld van de Vlaamse Waterweg. Meldingen die op deze manier kunnen opgevangen worden, worden volledig door het team van de gebouwenhelpdesk ondervangen en dit van start van de melding tot controle van de uitvoering en bijhorende betaling.
Bij ontstentenis van dergelijke operationele overeenkomsten, wordt passend afgestemd binnen De Vlaamse Waterweg teneinde conform de wetgeving overheidsopdrachten een specifieke marktconsultatie te kunnen opstarten. Effectief verhelpen aan de melding is daarbij de ultieme doelstelling. Dit type meldingen wordt geïnitieerd en gefaciliteerd door de gebouwenhelpdesk, maar de daaropvolgende marktbevraging en uitvoering van de werken zal uitgevoerd worden door het type werftoezichter/ voorbereider of door andere leden van het gebouwenteam.
De gebouwenhelpdesk zorgt voor het faciliteren en opvolgen van de gevraagde tussenkomsten vanaf moment van melding tot afsluiting, waarbij tevens het toezicht op de naleving op alle wetten en regelgeving met betrekking tot de exploitatie van gebouwen bewaakt en verzekerd wordt.
Voor het opnemen van deze taken zijn de volgende SLAs voorzien:
- Meldingen die per gestructureerde mail ingestuurd worden dienen binnen 1 werkdag opgenomen en geregistreerd te worden voor verder vervolg.
- Telefonische meldingen dienen meteen beantwoord te worden. Afhankelijk van het type melding onderscheiden we 2 soorten termijnen:Niet dringende meldingen vallen onder dezelfde voorwaarden als de meldingen die per mail gebeuren en dienen binnen de termijn van 1 werkdag opgenomen en geregistreerd te worden voor verder vervolg. Dringende meldingen dienen binnen een termijn van 6 uur opgenomen en geregistreerd te zijn en, bij raamcontracten die hierin voorzien, moet de uitvoerende aannemer of dienst binnen deze periode op de hoogte te zijn gebracht van de door hen uit te voeren taken.
Boven vermelde SLAs zijn van toepassing voor meldingen die gebeuren tijdens de kantooruren (tussen 8u00-17u00). Buiten de kantooruren en in het weekend dienen enkel de telefonische meldingen opgenomen te worden en zijn de hiervoor bepaalde SLAs van kracht.
De aanpak, de voortgang en de oplevering worden conform de inzake de organisatie van de helpdesk afgesproken procedures teruggekoppeld aan de houders van de meldingen.
Naast het verwerken van de input die voortvloeit uit de defectenmeldingen, keuringen of onderhoud, dienen de helpdeskmedewerkers ook administratieve ondersteuning te leveren aan de rest van het team voor allerhande meldingen die door het team worden opgevolgd. Deze ondersteuning bestaat uit het inbrengen van al deze meldingen in het FMIS systeem zodat deze hierin verder opgevolgd kunnen worden. En het aanpassen van de gebouwinformatie die kan wijzigen ten gevolge van deze meldingen.
Ten slotte dient minimaal 1 persoon van de helpdesk aanwezig te zijn op het maandelijks teamoverleg dat alternerend plaatsvindt in Willebroek, Merelbeke en Hasselt, waar zij instaan voor de opmaak van het verslag. Daarom is het belangrijk dat er coordinatie/ overleg plaatsvindt tussen alle leden van het team ( zie hiervoor ook JP047865 en JP047870)
Gebouwen Helpdesmedewerker 3
Deze medewerker wordt voornamelijk ingezet voor meldingen die groter technisch inzicht of een fysieke inspectie vereisen en fungeert daarnaast als werkvoorbereider. Op rustigere momenten bij deze opdrachten ondersteunt hij/zij de helpdesk. Hij/zij fungeert ook als backup van profiel 1 en 2. ( zie hiervoor ook JP047865 en JP047870)
Deze persoon dient zich te verplaatsen naar de verschillende locaties die het onderwerp uitmaken van een melding om de situatie ter plaatse in kaart te brengen, de uitgevoerde werken te beoordelen en controleren of bijkomende informatie te vergaren aangaande het gebouw.
Praktische informatie :
- Het werkregime is min. 4/5 en kan in overleg worden aangepast.
- Het tarief van elk profiel kan jaarlijks geïndexeerd worden cfr. Prijsherzieningsclausule contract
- Het contract kan verlengd worden: wij zetten initieel de contractperiode tot einde 2025, maar dit contract kan 3 x met een jaar verlengd worden.
- Er is geen kilometervergoeding naar kantoor
- De medewerker moet beschikken over een GSM waarop de helpdesk via een algemeen nummer bereikbaar is
Werklocaties :
- De werklocatie voor de helpdeskmedewerker bevindt zich in één van de 4 hoofdgebouwen van De Vlaamse Waterweg nv (Merelbeke, Mol, Hasselt of Willebroek). Hoofdlocatie is Merelbeke. Helpdeskmedewerker 3 zal voor de uitvoering van zijn functie zich over heel Vlaanderen dienen te verplaatsen om zijn functie te kunnen uitvoeren.
Roles: Senior Helpdesk Officer (Non IT)Most recent experience This year
Skills:
- Als eerste aanspreekpunt moet de persoon sociaal vaardig en tactvol te zijn in stresserende situaties.Level Advanced Most recent experience Any time
- Beschikt over het vermogen om inspectieverslagen te beoordelen en prioriteiten te stellen voor herstellingen en onderhoud.Level Expert Most recent experience Any time
- Heeft een goede kennis van Office 365-toepassingen (word, excel, outlook,.)Level Intermediate Most recent experience Any time
- Heeft ervaring met de opvolging van werken in uitvoering.Level Expert Most recent experience Any time
- Heeft ervaring met het lezen van bouwplannen en technische tekeningen.Level Expert Most recent experience Any time
- Heeft minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met een FMIS-systeem waarbij nadruk ligt op afhandelen van meldingen van technische aard binnen een gebouwLevel Intermediate Most recent experience Any time
- Is administratief onderlegd en werkt gestructureerd en planmatig.Level Expert Most recent experience Any time
- Is vertrouwd met de vereisten uit de milieu- en veiligheidswetgevingLevel Expert Most recent experience Any time
- Kan de technisch meest geschikte oplossing voorstellen vergezeld van een gepast prijsvoorstel.Level Expert Most recent experience Any time
- Kan prijzen van offertes met elkaar vergelijken en de beste prijs/kwaliteit oplossing hieruit deduceren.Level Expert Most recent experience Any time
- kennis van de wet op overheidsopdrachten voor opdrachten met beperkte waarde (maximaal aanbestedingsbedrag kleiner dan 30.000 euro) is vereist.Level Intermediate Most recent experience Any time
- moet over een basiskennis van Autocad beschikkenLevel Intermediate Most recent experience Any time
Languages
Dutch Native or bilingual proficiency
Questions
- Beschikt u over een opleiding niveau Humaniora of max. Bachelor in een technisch vakgebied?
- Heeft U minimaal 10 jaar ervaring als Technicus, bij voorkeur in of voor een overheidsinstelling
- Beschikt U over een eigen wagen voor dienstverplaatsingen?
- Beschikt U over een GSM?
- Heeft u ervaring met het bemannen van een gebouwen helpdesk? Beschrijf hoe u dit hebt aangepakt voor een andere klant? Kan u referenties opgeven?
