The posting
Ben jij een organisatorisch talent dat graag het overzicht bewaart en verantwoordelijkheid neemt? Als Office Manager in de ruime regio Sint-Niklaas zorg je voor een vlotte dagelijkse kantoorwerking en ondersteun je collega’s op administratief en organisatorisch vlak. Je komt terecht in een groeiende en innovatieve onderneming waar jouw initiatief en ideeën écht het verschil maken.Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!De functie inhoudWat je gaat doen als Office Manager:
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en bezoekers, zowel telefonisch als op kantoor.
- Beheren van de algemene mailbox en zorgen voor een correcte en tijdige opvolging van inkomende berichten.
- Zelfstandig beantwoorden van courante vragen en complexere vragen doorgeven aan de juiste collega’s.
- Ondersteunen van gebouwbeheerders en financieel beheerders bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden.
- Verzorgen van briefwisseling, documentenbeheer en gegevensverwerking.
- Opvragen van ontbrekende informatie en nauwkeurig opvolgen van openstaande administratieve dossiers.
- Bewaken van deadlines en administratieve afspraken om een efficiënte kantoorwerking te garanderen.
- Coördineren van praktische kantoorzaken zoals bestellingen, postverwerking en voorraadbeheer.
- Organiseren van het onthaal en de praktische ondersteuning van nieuwe medewerkers.
- Zorgen voor een gestructureerde en overzichtelijke kantooromgeving waarin collega’s efficiënt kunnen werken.
- Actief meedenken over verbeteringen in administratieve processen en interne werkmethodes.
- Gebruiken van digitale software en AI-toepassingen om dagelijkse werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.
- Zelfstandig plannen en prioriteren van jouw taken binnen een duidelijk afgesproken verantwoordelijkheidskader.
- Bijdragen aan een professionele, klantgerichte en toegankelijke dienstverlening.
Onze klantOnze klant is een ambitieuze en groeiende onderneming gespecialiseerd in het professionele beheer van appartementsgebouwen. Met vestigingen in de regio Sint-Niklaas en Gent zet de organisatie sterk in op een moderne, toegankelijke en digitale dienstverlening.De onderneming wordt geleid door jonge, ondernemende professionals die innovatie, efficiëntie en klantgerichtheid centraal stellen. Door voortdurend te investeren in slimme software, digitale processen en nieuwe technologieën wordt de dagelijkse werking verder geoptimaliseerd.Je komt terecht in een betrokken en dynamisch team met korte communicatielijnen en toegankelijk management. Eigen initiatief, nieuwe ideeën en een proactieve ingesteldheid worden hier sterk gewaardeerd. Wie jij bent als Office Manager:
- Beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
- Neemt graag verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat taken correct en volledig worden afgewerkt.
- Kan goed prioriteiten stellen en behoudt het overzicht wanneer verschillende vragen tegelijk binnenkomen.
- Bent proactief en neemt zelfstandig initiatief waar nodig.
- Communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Hebt een vriendelijke en klantgerichte ingesteldheid.
- Bent digitaal vaardig en leert graag werken met nieuwe software en AI-toepassingen.
- Denkt oplossingsgericht en zoekt actief naar manieren om bestaande processen te verbeteren.
- Kan zelfstandig werken, maar weet ook wanneer je best overlegt met collega’s.
- Voelt je comfortabel in een groeiende organisatie waar taken en werkmethodes voortdurend kunnen evolueren.
- Bent een echte teamplayer die collega’s graag ondersteunt.
- Ervaring binnen administratie, onthaal of kantoorondersteuning is een pluspunt.
- Ervaring binnen de vastgoedsector is geen vereiste.
- Beschikt vooral over de juiste mentaliteit, leerbereidheid en verantwoordelijkheidszin.
