The posting
Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van structuur, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid? Als Office Manager neem je verschillende administratieve domeinen zelfstandig in handen en zorg je ervoor dat de dagelijkse bedrijfswerking vlot verloopt. Een veelzijdige hands-on functie binnen een Belgische chocoladeproducent in het Waasland.Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!De functie inhoudWat je gaat doen als Office Manager:
- De dagelijkse administratieve werking van de onderneming zelfstandig organiseren en opvolgen.
- Instaan voor de personeelsadministratie en zorgen dat alle gegevens en documenten correct worden bijgehouden.
- Verkooporders administratief verwerken en het volledige orderproces nauwgezet opvolgen.
- Aankoopadministratie beheren en bestellingen en leveranciersdocumenten correct verwerken.
- De algemene kantooradministratie verzorgen en verschillende administratieve dossiers zelfstandig beheren.
- Fungeren als administratief aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers.
- Zorgen voor een correcte verwerking en opvolging van documenten, gegevens en afspraken.
- Administratieve processen bewaken en ervoor zorgen dat deadlines en verplichtingen worden nageleefd.
- Vlot schakelen tussen personeelsadministratie, verkoopadministratie, aankoopadministratie en algemeen officemanagement.
- Microsoft Office dagelijks gebruiken voor administratieve opvolging, rapportering en documentbeheer.
- Verbeterpunten binnen bestaande administratieve werkwijzen herkennen en praktische oplossingen voorstellen.
- Structuur en overzicht brengen in de dagelijkse werking en ervoor zorgen dat informatie correct beschikbaar is.
- Zelfstandig prioriteiten bepalen en verschillende verantwoordelijkheden tegelijkertijd beheren.
- Nauw samenwerken met de zaakvoerder en andere collega's om de administratieve werking optimaal te ondersteunen.
- Niet alleen de administratie coördineren, maar vooral ook zelf actief de uitvoering ervan opnemen.
Onze klantJe komt terecht bij een Belgische chocoladeproducent in het Waasland met meer dan 50 jaar ervaring. De onderneming vervaardigt chocoladeproducten op basis van Belgische kwaliteitschocolade en natuurlijke ingrediënten, met aandacht voor duurzaamheid en kwaliteit. Binnen deze productieomgeving is een correcte en gestructureerde administratie essentieel voor de dagelijkse werking van de organisatie. Wie jij bent als Office Manager:
- Een bachelor op zak, bij voorkeur binnen office management, bedrijfsmanagement, administratie of een aanverwante richting.
- Relevante ervaring binnen een brede administratieve functie of officemanagement.
- Vertrouwd met verschillende administratieve domeinen, zoals personeelsadministratie, verkoopadministratie en aankoopadministratie.
- Een uitgesproken passie voor administratie en voldoening halen uit dossiers die volledig en correct zijn afgewerkt.
- Uitzonderlijk nauwkeurig en veel aandacht voor details.
- Een echte hands-on mentaliteit en bereidheid om administratieve taken zelf uit te voeren.
- Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid opnemen over verschillende dossiers.
- Uitstekende kennis van Microsoft Office en vlot kunnen werken met verschillende digitale toepassingen.
- Sterk organisatorisch inzicht en verschillende administratieve processen overzichtelijk kunnen beheren.
- Gestructureerd werken en prioriteiten stellen wanneer meerdere taken tegelijk aandacht vragen.
- Proactief ingesteld en zelf initiatief nemen om de administratieve werking te verbeteren.
- Betrouwbaar en discreet omgaan met personeelsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
- Communicatief sterk en professioneel in contacten met collega's en externe partijen.
- Flexibel en polyvalent ingesteld, met de bereidheid om tussen verschillende administratieve taken te schakelen.
- Praktisch en oplossingsgericht denken.
- Je voelt je thuis in een functie waarin je zowel verantwoordelijkheid draagt als zelf dagelijks operationeel meewerkt.
