The posting
Voor een groeiend familiebedrijf zijn we op zoek naar een Management & Personal Assistant die het management zowel professioneel als privé ondersteunt. Je bent een organisatorische duizendpoot die vooruitdenkt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt. Dankzij jouw zelfstandigheid, oog voor detail en proactieve aanpak kan het management zich focussen op hun kerntaken.
Jouw takenpakket
Als Management & Personal Assistant combineer je managementondersteuning met personal en household management. Je krijgt een brede verantwoordelijkheid en werkt nauw samen met het management. Daarbij krijg je veel autonomie en vertrouwen om zaken zelfstandig te organiseren en op te volgen.
Management & administratieve ondersteuning
- Beheren en opvolgen van mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie, waarbij je zelfstandig antwoorden formuleert of belangrijke zaken signaleert.
- Organiseren en voorbereiden van afspraken, meetings en interne teamvergaderingen.
- Opstellen en bewaken van actiepunten, to-do's en deadlines die voortvloeien uit overlegmomenten.
- Proactief opvolgen van lopende projecten en interne verbetertrajecten, zodat gemaakte afspraken effectief worden gerealiseerd.
- Verzamelen, structureren en rapporteren van informatie, bijvoorbeeld salescijfers en operationele gegevens.
- Ondersteunen van het management in uiteenlopende administratieve en organisatorische verantwoordelijkheden, waaronder sales en HR.
- Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, leveranciers en externe partners en zorgen voor een vlotte communicatie.
- Praktisch organiseren en coördineren van zakelijke reizen, beurzen, evenementen en reservaties.
- Bewaken van de continuïteit tijdens afwezigheid van het management door belangrijke zaken zelfstandig op te volgen, vragen op te vangen en bij terugkomst een helder overzicht te voorzien.
Personal & Household Management
Naast je professionele verantwoordelijkheden ondersteun je het management ook bij een aantal praktische en persoonlijke aangelegenheden. Je zorgt ervoor dat ook op privévlak de nodige organisatie en opvolging verzekerd zijn.
- Coördineren en opvolgen van de externe huishoudhulp en de bijhorende planning en communicatie.
- Organiseren van onderhoud, herstellingen, leveringen en afspraken aan huis.
- Praktisch regelen van boodschappen en benodigdheden voor zowel het bedrijf als privé.
- Opvolgen van bestellingen, leveringen, pakjes en retourzendingen.
- Uitzoeken, bestellen of ophalen van cadeaus, bloemen en persoonlijke attenties.
- Organiseren van privéreizen, afspraken en reservaties.
- Regelen van praktische zaken rond onder andere wagens, onderhoud en andere afspraken.
- Opnemen van uiteenlopende praktische taken waarbij je het management zoveel mogelijk ontzorgt.
Jouw profiel
Voor deze functie zijn persoonlijkheid, maturiteit en de juiste ingesteldheid minstens even belangrijk als je diploma of eerdere werkervaring. We zoeken vooral iemand met een uitgesproken organisatorisch talent die graag verantwoordelijkheid neemt en voldoening haalt uit het ontzorgen van anderen.
- Je behaalde minimaal een bachelordiploma en hebt bij voorkeur een eerste ervaring in een administratieve, organisatorische of ondersteunende functie.
- Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast beschik je over een goede schriftelijke basiskennis Frans om Franstalige communicatie te kunnen begrijpen, beoordelen en waar nodig ondersteunen.
- Je bent van nature sterk georganiseerd, werkt uiterst nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je houdt ervan om structuur te brengen en ervoor te zorgen dat niets uit het oog wordt verloren.
- Je bent proactief en denkt vooruit. Je wacht niet tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf waar actie nodig is en neemt initiatief.
- Je werkt zelfstandig en neemt zaken graag volledig in handen. Je bent iemand op wie het management blindelings moet kunnen vertrouwen.
- Je bent uiterst discreet en betrouwbaar en voelt je comfortabel bij het omgaan met vertrouwelijke informatie en persoonlijke aangelegenheden.
- Je bent communicatief, assertief en tegelijk empathisch. Je durft mensen aan afspraken te herinneren, zaken bespreekbaar te maken en op een constructieve manier prioriteiten te bewaken.
- Je bent praktisch ingesteld, digitaal vaardig en schakelt vlot tussen verschillende verantwoordelijkheden.
- Je beschikt over een rijbewijs B en bent bereid om je sporadisch te verplaatsen voor praktische opdrachten.
