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Job Description
Mission: • L’Assistant(e) Commercial(e) Export est garant(e) de la bonne exécution du processus Order-to-Cash sur son portefeuille de clients export. • Il/elle assure la gestion opérationnelle des commandes, coordonne les flux d’expédition internationaux, établit les documents export, contribue à l’optimisation du taux de service client et veille à la bonne application des procédures commerciales, logistiques et financières. • Il/elle agit comme interlocuteur privilégié entre les clients, les équipes commerciales et les services internes afin de garantir un haut niveau de satisfaction client, la conformité des opérations export et la performance opérationnelle de l’entreprise
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion des commandes clients
- Réceptionner, contrôler et enregistrer les commandes clients dans SAP.
- Vérifier la cohérence des commandes (prix, promotions, remises, quantités minimales, délais, incoterms, conditions commerciales).
- Confirmer les commandes aux clients dans le respect des délais définis.
- Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison finale.
- Assurer le suivi des programmes promotionnels et des lancements produits
- Alerter en cas d'évolution inhabituelle des volumes, des fréquences de commande ou des niveaux de stock observés chez les clients.
- Être force de proposition dans l'optimisation des flux de commandes et des modes de collaboration avec les clients
Coordination Logistique Export
- Organiser les expéditions internationales en lien avec les plateformes logistiques, transitaires et clients
- Assurer le suivi des enlèvements, expéditions et livraisons.
- Coordonner avec les transitaires et clients la mise en œuvre de solutions adaptées, en cas d’aléas.
- Informer de manière proactive les clients des éventuels retards ou aléas logistiques.
- Veiller au respect des exigences spécifiques des pays importateurs.
- Participer à l'amélioration continue des schémas logistiques
Gestion des pénuries et aléas de service
- Participer à la gestion des ruptures de stock, attribution de dates courtes, et aux arbitrages entre clients, en apportant une vision client et marché
- Coordonner les reports de livraison lorsque nécessaire.
- Communiquer de manière proactive auprès des parties prenantes internes et externes et proposer des solutions adaptées.
Facturation et administration des ventes
- Contrôler et déclencher la facturation conformément aux procédures internes.
- Enregistrer les opérations promotionnelles dans les systèmes d'information.
- Émettre les avoirs lorsque nécessaire.
- Assurer le suivi administratif lié aux opérations commerciales et logistiques.
- Identifier les dysfonctionnements récurrents et proposer des améliorations des processus administratifs afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
- Contribuer à la simplification et à la digitalisation des procédures administratives
Gestion documentaire export
- Vérifier la conformité réglementaire des dossiers export.
- Établir et contrôler l'ensemble des documents nécessaires à l'exportation : factures commerciales, listes de colisage, certificats d'origine, certificats sanitaires
- Garantir la transmission des documents export aux clients et transitaires dans les délais requis afin de sécuriser les expéditions et les opérations de dédouanement
- Être en veille sur les exigences documentaires des marchés confiés.
Gestion des litiges
- Réceptionner et enregistrer les réclamations clients.
- Coordonner les investigations avec les services concernés.
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur résolution.
- Participer au suivi des provisions et indicateurs de qualité de service.
- Mettre en œuvre les actions correctives nécessaires afin de réduire la récurrence des litiges.
- Formuler des recommandations visant à améliorer durablement la qualité de service et réduire la récurrence des incidents relevant de son périmètre
Suivi de la performance et amélioration continue
- Rédiger et maintenir à jour les procédures de son périmètre
- Assurer la continuité de service au sein de l'équipe en étant capable de prendre en charge tous les dossiers client du service, grâce à l'application de processus communs, et à la tenue à jour sur chaque poste des consignes et spécificités clients.
- Être acteur de l’atteinte des objectifs de performance : taux de service, respect des délais de livraison, délai de résolution des litiges, qualité documentaire, satisfaction client.
- Être force de proposition dans l'amélioration des processus, de l'expérience client et de l'organisation des flux.
- Contribuer à la diffusion d'une culture d'anticipation et d'amélioration permanente.
Qualifications
APTITUDES ET COMPETENCES GENERALES REQUISES
Compétences
- Maîtrise des processus Administration des Ventes Export.
- Bonne connaissance de la chaîne logistique internationale.
- Connaissance des incoterms et des procédures douanières.
- Maîtrise des documents export et réglementations internationales.
- Connaissance de SAP ECC
- Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques.
- Anglais courant indispensable
Aptitudes
- Sens du service client.
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Rigueur et fiabilité.
- Réactivité face aux imprévus.
- Communication efficace dans un environnement international.
- Esprit d'équipe et coopération transverse.
- Proactivité et orientation solutions.
- Adaptabilité dans un contexte multiculturel.
- Autonomie et sens des responsabilités
- Forte curiosité professionnelle
- Force de proposition, Capacité à prendre du recul sur les situations opérationnelles.
- Orientation résultats et création de valeur.
PROFIL RECHERCHÉ
- Formation Bac +2 à Bac +5 en Commerce International, Supply Chain, Logistique ou Administration des Ventes.
- Première expérience réussie en administration des ventes export, service client international ou supply chain export
- Une expérience dans le secteur agroalimentaire ou laitier est un plus.
About Us
Savencia est un groupe alimentaire international familial et indépendant, engagé dans la transition agricole et environnementale et guidé par la vocation "Entreprendre pour bien nourrir l'homme". Avec plus de 26000 employés dans 38 pays, Savencia crée des produits innovants de haute qualité pour la grande distribution, le Food Service et l’industrie. Ses marques les plus connues en France ? Caprice des Dieux, Elle & Vire, St Môret, Saint Agur, Tartare, Valrhona, La Maison du Chocolat…
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