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Job Description
Le/la Responsable Maintenance et Travaux garantit le bon fonctionnement, la sécurité, la performance et la conformité réglementaire des installations techniques des parties privatives et du RIE.
Il/elle assure la coordination avec le Property Manager pour les sujets techniques de l'immeuble, suit les opérations impactant les occupants, évalue les solutions proposées, identifie les risques et opportunités, et émet des avis techniques afin d'éclairer les décisions de l'entreprise.
Ce poste implique la planification stratégique, la gestion opérationnelle et la coordination avec les équipes internes et les prestataires externes afin de maintenir des standards élevés en matière de qualité, hygiène, sécurité, continuité de l’activité et responsabilité environnementale.
Maintenance
- Élaborer, mettre en œuvre et suivre la politique de maintenance et d’entretien ainsi que les plans pluriannuels de maintenance;
- Programmer les travaux d’entretien , de réparation et tous travaux nécessaires, en assurer le montage et le suivi technique et financier;
- Organiser la maintenance préventive corrective et curative, proposer des priorités d’investissement;
- Assurer la conformité des locaux aux normes et règlements applicables (ERP, Code du travail, certifications et labels en cours ou à obtenir);
- Élaborer le plan d’entretien dans le cadre de la maintenance préventive;
- Proposer des adaptations techniques pour optimiser les consommations d’énergie et améliorer le tri des déchets;
- Exploiter les données issues des GMAO, outil de ticketing, plans, systèmes GTB/GTC et capteurs IoT;
- Assure le suivi des tickets liés à son périmètre et est proactif dans la saisie des tickets;
- Accompagne les prestataires et organise/ supervise les visites réglementaires ;
- Piloter l’interfaçage avec le Bailleur et Property Manager sur les sujets techniques (GTB, sécurité, etc);
- Garantir la disponibilité et fiabilité des équipements et services sur son périmètre.
Travaux
- Valider les choix techniques, financiers en prenant en compte la gestion des risques en lien avec les équipes internes (General Services, Real Estate, Bailleur) et externes, Property Manager et Mainteneur;
- Garantir et fiabiliser les engagements pris par l'entreprise en matière de coût, de délai, continuité de l’activité, respect de la réglementation applicable et de qualité de l'ouvrage et des installations;
- Etre attentif à la satisfaction des clients et la qualité des relations avec les prestataires et fournisseurs;
- Piloter et coordonner les opérations de travaux (neufs, rénovation) notamment en milieu occupé et garantir la performance et conformité vis-à-vis de nos certifications et labels et obligations réglementaires;
- Conduite d'Opérations : o Suivi de chantiers tous corps d'état (TCE) et gestion des DOE o Planification des opérations en lien étroit avec les services utilisateurs. o Gestion des interfaces techniques et fonctionnelles.
- Coordination des Acteurs : o Assurer l'interface entre les maîtres d'œuvre, les entreprises, les équipes de maintenance, et les équipes internes. o Animer les réunions de chantier. Qualité / Sécurité / Environnement : o Assurer l'application des normes HQSE,, BREEAM in Use /Conception et Label WELL, sécurité incendie et accessibilité sur son périmètre. o Contrôler les conformités o Mettre en place des phasages spécifiques et des procédures adaptées pour garantir la continuité de l’activité pendant les travaux et minimiser la gêne occasionnée
- Peut être amené à mettre à jour des plans d’implantation des équipes ou d’espaces en cas d’absence de la personne en charge de cette fonction.
Gestion technique & contrats
- Collaborer avec le service Achats pour la rédaction des cahiers des charges, les consultations, négociations et passation des marchés;
- Suivre et contrôler l’exécution des contrats de maintenance, d’exploitation technique et d’énergie;
- Mettre en place des outils de suivi et assurer le reporting de l’activité auprès des différents interlocuteurs et/ou dans les outils utilisés par l’entreprise;
- Assurer le suivi qualité des prestataires et la conformité des contrats;
- Veiller au respect des budgets, délais et cahiers des charges;
- Contrôler et valider les factures des prestataires;
- Participer au suivi budgétaire avec le contrôleur de gestion.
Gestion financière
- Veiller au respect des budgets, délais et cahiers des charges;
- Contrôler et valider les factures des prestataires;
- Participer au suivi budgétaire avec le contrôleur de gestion;
- Prévoir les investissements et contribuer à la gestion du parc immobilier en lien avec le Property Manager et le bailleur.
Assurances
- Établir les déclarations de sinistres;
- Gérer les dossiers d’expertise, chiffrage, réparations et remboursements;
- Animer les équipes de prestataires externes du pôle;
- Assurer une veille sur les produits et normes techniques;
- Participer à la mise en œuvre de la politique environnementale du Groupe;
- Contribuer aux démarches de certification environnementale (ISO, BREEAM, WELL,etc.);
- Veiller au respect des normes (amiante, plomb, etc.) et à la législation en matière de santé, sécurité et environnement.
Supervision de l’activité
- Animer les équipes de prestataires externes du pôle
Veille technologique & développement durable
- Assurer une veille sur les produits et normes techniques;
- Participer à la mise en œuvre de la politique environnementale du Groupe;
- Veiller au respect des normes (amiante, plomb, etc.) et à la législation en matière de santé, sécurité et environnement ;
Responsibilities
Gestion des infrastructures, équipements et matériels
- Superviser l’exploitation des systèmes techniques et s’assurer que les paramètres requis sont bien intégrés et, paramètrés dans la GTB (CVC, électricité, plomberie, GTB);
- Assurer la maintenance préventive , corrective et curative des installations; équipements et matériels;
- Garantir la conformité réglementaire et la sécurité des installations, équipements et matériels.
Pilotage des projets techniques
- Planifier et coordonner les travaux d’aménagement, de rénovation ou de modernisation;
- Gérer les prestataires et suivre les chantiers jusqu’à la réception;
- Contrôler le respect des budgets, délais et normes qualité.
Optimisation et performance
- Mettre en place des indicateurs de performance pour l’exploitation;
- Proposer des solutions innovantes pour améliorer l’efficacité énergétique;
- Contribuer à la stratégie de durabilité et de réduction des coûts.
Pilotage et coordination de sous- traitants , prestataires et fournisseurs
- Organiser et coordonner les plannings des interventions et intervenants dans les locaux;
- Assurer la communication avec les autres départements (sécurité, services généraux, etc.);
- Réaliser des reportings réguliers à la direction.
Qualifications
Compétences attendues
- Connaissances techniques : maintenance des bâtiments, systèmes CVC, électricité, plomberie, sécurité incendie.
- Maîtrise réglementaire : normes ERP, Code du travail, santé-sécurité, environnement (amiante, plomb).
- Gestion de projets : planification, suivi technique et financier, coordination multi-intervenants.
- Pilotage budgétaire : élaboration et suivi des budgets, contrôle des coûts, validation des factures.
- Compétences en négociation : gestion des contrats et des marchés avec les fournisseurs
- Management : encadrement d’équipe, animation de prestataires externes.
- Outils informatiques : logiciels de GMAO, pack Office, reporting. SAP est un plus
- Connaissance des certifications environnementales : HQE, BREEAM, ISO 14001.
Aptitudes attendues
- Leadership : capacité à fédérer et motiver les équipes internes et externes.
- Organisation et rigueur : gestion simultanée de projets complexes avec respect des délais et budgets.
- Esprit d’analyse et de synthèse : prise de décision rapide et efficace.
- Communication : aisance relationnelle pour interagir avec différents interlocuteurs (internes, prestataires, bailleurs).
- Orientation résultats : sens des priorités et recherche de performance.
- Adaptabilité : capacité à gérer les imprévus et à évoluer dans un environnement en transformation.
- Sensibilité environnementale : engagement dans les démarches de développement durable.
- Vous avez également de réelles facultés relationnelles pour interagir avec des interlocuteurs de tout niveau tant à l’oral qu’à l’écrit.
Formation
- De formation Bac+3, vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans le pilotage opérationnel de sites tertiaires.
- Une expérience acquise lors d’un cursus en apprentissage sera également considérée.
Langues
- Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit comme à l'oral ; vous pouvez interagir avec des interlocuteurs internes anglophones.
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