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Das sind wir
Befristet auf 24 Monate · Start ab 1. November 2026 · Paderborn · hybrides Arbeiten · in Vollzeit oder Teilzeit möglich
Du liebst es, wenn HR-Prozesse zuverlässig laufen, Verträge und Abrechnungsdaten stimmen und Kandidat vom ersten Kontakt bis zum Onboarding professionell begleitet werden? Dann übernimm bei uns eine zentrale Rolle im operativen People & Culture Management.
Als HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) verantwortest du unsere Personaladministration, die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und unterstützt im Recruiting. Du bist eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte und sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse strukturiert, termingerecht und menschlich funktionieren.
Auf einen Blick
- Start: 1. November 2026
- Vertragsart: befristet auf 24 Monate
- Arbeitsort: Paderborn
- Arbeitsmodell: Hybrid (durchschnittlich 3 Tage die Woche vor Ort)
- Arbeitszeit: Vollzeit
- Erfahrungslevel: mindestens zwei Jahre relevante HR-Erfahrung
- Schwerpunkte: Personaladministration, vorbereitende Payroll mit externem Steuerberatungsbüro und Recruiting
- Reisetätigkeit: Keine
Deine Aufgaben
- Du verantwortest die Personaladministration entlang des gesamten Employee Lifecycles – von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen über Bescheinigungen und Nebentätigkeitserlaubnis bis zu Arbeitszeugnissen und digitalen Personalakten.
- Du steuerst die vorbereitende Payroll: Du bereitest abrechnungsrelevante Daten vollständig und korrekt auf, prüfst sie, hältst Fristen nach und klärst Rückfragen mit Mitarbeitenden und unserem externen Abrechnungspartner.
- Du betreust unser Recruiting End-to-End – von der Abstimmung des Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung über Screening und Interviews bis zur Angebotsphase und wertschätzenden Kommunikation mit Bewerbern.
- Du koordinierst Onboarding und Offboarding und stellst gemeinsam mit den beteiligten Teams einen vollständigen und reibungslosen Ablauf sicher.
- Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei operativen HR-Fragen und Standardprozessen.
- Du pflegst HR-Daten, Vorlagen und Prozessdokumentationen und entwickelst wiederkehrende Abläufe pragmatisch weiter.
- Bei Maßnahmen der Personalentwicklung unterstützt du punktuell organisatorisch, beispielsweise bei Terminierung, Teilnehmendenmanagement und Dokumentation.
Bist du bereit?
- Du hast mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung im operativen Personalwesen, zum Beispiel als HR Generalist, Personalreferent, HR Operations Specialist oder Personalsachbearbeiter mit erweitertem Verantwortungsbereich.
- Du hast bereits eigenständig Aufgaben in der Personaladministration übernommen und Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse oder vergleichbare HR-Dokumente vorbereitet.
- Du kennst die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung aus der Praxis und arbeitest sicher mit abrechnungsrelevanten Daten, Fristen und Plausibilitätsprüfungen.
- Du hast mehrere Phasen des Recruitings bereits selbst betreut und möchtest Vakanzen nach deiner Einarbeitung eigenständig von der Bedarfsklärung bis zum Vertragsangebot begleiten.
- Du verfügst über anwendungsbezogene Grundlagen im deutschen Arbeitsrecht sowie im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht. Bei Sonderfällen weißt du, wann du weitere Expertise einbeziehen solltest.
- Du kommunizierst auf Deutsch mündlich und schriftlich sehr sicher. Fließende Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit internationalen Bewerbenden und Mitarbeitenden hilfreich.
- Eine kaufmännische Ausbildung, eine HR-Weiterbildung oder ein Studium mit Personalbezug ist willkommen. Entscheidend ist für uns deine relevante Praxiserfahrung.
Was dich bei uns erfolgreich macht
- Du arbeitest strukturiert, hältst Fristen zuverlässig nach und bringst Vorgänge konsequent zum Abschluss.
- Bei Verträgen, Payroll-Daten und vertraulichen Informationen verbindest du Sorgfalt mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein.
- Du hast Freude an einer bewusst operativen Hands-on-Rolle und siehst professionelle Administration als Grundlage guter Personalarbeit.
- Auch bei wechselnden Prioritäten behältst du den Überblick und kommunizierst klar, verbindlich und respektvoll.
- Du arbeitest gern im Team, teilst Wissen und gestaltest saubere Übergaben.
Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wenn du breite Erfahrung in der HR-Administration oder vorbereitenden Payroll mitbringst, können wir z.B. einzelne Recruitingthemen gemeinsam weiterentwickeln.
Darauf kannst du dich freuen:
- 32 Urlaubstage
- Hybrides Arbeiten mit durchschnittlich drei gemeinsamen Bürotagen pro Woche in Paderborn
- Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit deinem Team
- Moderne IT-Ausstattung – Mac oder Windows, du hast die Wahl
- eGym Wellpass und Corporate Benefits
- Regelmäßige Team-Events, kostenlose Getränke und ein Willkommenspaket
- Die Möglichkeit, 1 % deiner jährlichen Arbeitszeit in soziale Projekte zu investieren
- Eine strukturierte Übergabe, klare Verantwortlichkeiten und viel Eigenständigkeit im operativen People & Culture Management
Dein/e Ansprechpartner/in
Unser Bewerbungsprozess
- Kennenlerngespräch: Wir sprechen über deine Motivation, deine Erfahrung und die Rahmenbedingungen der Position.
- Experteninterview mit kurzer Praxisaufgabe: Gemeinsam schauen wir auf typische Situationen aus HR-Administration, vorbereitender Payroll und Recruiting.
- Teaminterview: Du lernst mögliche Kolleg:innen kennen und erhältst einen realistischen Einblick in Zusammenarbeit und Arbeitsalltag.
Für deine Bewerbung reicht uns im ersten Schritt dein Lebenslauf – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.
Klingt nach deiner nächsten Aufgabe? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Du hast Fragen? Melde dich gern bei Svenja!
Svenja Kiesewetter People & Culture ✉️ [email protected]
