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RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
- Le poste d' Executive assistant senior - H/F sera rattaché au Fondateur / Managing Partner.
MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS
Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :
Executive assistant senior -H/F
Les principales missions du titulaire du poste se résument à la tache suivante :
- Réduire la charge cognitive du dirigeant;
- Filtrer le bruit et faire remonter les signaux importants;
- Anticiper les besoins avant qu'ils ne soient exprimés;
- Imposer structure, cadre et suivi;
- Garantir qu'aucun élément critique ne soit perdu entre fuseaux; horaires, équipes ou parties prenantes.
Support exécutif & stratégique
- Gérer un agenda complexe multi-fuseaux horaires avec autorité pour prioriser, bloquer et reprogrammer;
- Préparer des briefs pré-réunion concis et des comptes rendus structurés post- réunion;
- Suivre décisions, engagements et actions à travers toutes les initiatives de l'entreprise;
- Maintenir une vision continue des priorités du dirigeant et des contraintes Évolutives.
Contrôle d'accès & gestion du bureau
- Gérer l'accès physique au dirigeant et organiser le flux sur site;
- Décider qui bénéficie d'un accès immédiat ou différé;
- Préparer les salles de réunion, documents et contextes décisionnels en amont;
- Gérer les transitions entre réunions pour éviter surcharge ou imprévus;
- Interrompre ou conclure discrètement des réunions si nécessaire.
Gestion des décisions & priorités
- Opérer selon un cadre clair de délégation décisionnelle :
- Décider de manière autonome lorsque autorisé;
- Décider et informer lorsque approprié;
- Préparer des options structurées avec analyse des compromis pour décision exécutive;
- Escalader immédiatement les urgences réelles;
- Conduire des revues hebdomadaires de priorités transverses;
- Identifier activement les fausses urgences et protéger la concentration du Dirigeant.
Coordination & opérations business
- Servir d'interface principale entre le dirigeant;
- Chefs de projet;
- Consultants;
- Avocats, banquiers et comptables;
- Parties prenantes institutionnelles, gouvernementales et stratégiques;
- Organiser et maintenir contrats, propositions, présentations, MOUs, mandats et NDAs;
- Structurer le suivi des tâches selon le modèle : Qui / Quoi / Pourquoi / Comment / Quand.
Gestion du capital relationnel & des partenaires
- Maintenir un suivi dynamique des relations incluant :
- Investisseurs, partenaires et parties prenantes clés;
- Importance stratégique et contexte actuel;
- Dernière interaction et prochaine action requise;
- Garantir des relances en temps voulu et protéger la réputation de manière proactive;
- Identifier les projets de l'entreprise prêts à être présentés versus en développement.
Logistique personnelle & protection de capacité
- Coordonner voyages, visas, hébergements, chauffeurs et itinéraires;
- Protéger l'énergie du dirigeant par un séquençage intelligent des réunions;
- Imposer des temps tampons autour des déplacements et périodes intensives;
- Surveiller les signaux de surcharge et intervenir de manière proactive.
Système de connaissance & mémoire institutionnelle
- Maintenir un système interne vivant incluant :
- Modèles et réponses standard;
- Formats préférés et cadres décisionnels;
- Mémoire institutionnelle des projets de l'entreprise;
- Assurer cohérence entre communications, documents et exécution.
Discrétion, confidentialité & discernement
- Gérer des sujets sensibles personnels, financiers et stratégiques avec discrétion;
- Faire preuve d'intelligence situationnelle (savoir quand rester présent et quand se retirer);
- Contrôler les flux d'information physiques et verbaux au sein du bureau.
LOCALISATION
- Le poste est basé à Kolwezi, République Démocratique du Congo.
FORMATION
- Minimum 5 ans auprès de dirigeants, fondateurs ou décideurs seniors;
- Capacité démontrée à évoluer dans des environnements complexes et exigeants;
- Organisation exceptionnelle et sens du suivi;
- Excellentes capacités de communication écrite et orale;
- Forte autonomie et jugement sûr;
- Anglais et français courants (obligatoire).
EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, QUALITES RECHERCHES
- Jugement élevé, ego maîtrisé;
- Esprit naturellement structuré;
- Calme sous pression;
- Proactivité et capacité d'anticipation;
- Loyauté, discrétion et absence de dramatisation.
DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE: 18/05/2026
